Checklist voor een duurzaamheidsfietstocht organiseren

Een duurzaamheidsfietstocht vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt tegelijk een veilige fietsroute, een start- en eindpunt, fietsparkeren, vrijwilligers en eenvoudige catering. Begin met afstand, locaties en vergunningen; werk daarna de deelnemersregistratie en route-informatie uit. In de laatste week controleer je materiaal, weersverwachting en contactlijsten. Zo voorkom je dat routeborden, veiligheidsvesten of reserveonderdelen pas op de ochtend zelf worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en afstand vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Fietsparkeerplaats reserveren
Vergunningen en route melden
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Routebeschrijving publiceren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Fietsbegeleiders instrueren
2 personen
Weersverwachting controleren
Aanmeldlijst en contactgegevens printen
Boodschappen doen
2 personen
Routepijlen en borden voorbereiden
2 personen
Fietsen en gereedschap controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Fietsparkeerplaats inrichten
3 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Routeborden langs de route plaatsen
3 personen
Verkeershesjes uitdelen
2 personen
Geluidsinstallatie testen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Fietslampjes en hesjes uitdelen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Fietstocht begeleiden
6 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Water en fruit uitdelen
2 personen
Pechhulp verzorgen
2 personen
Aankomst registreren
2 personen
Dranken en hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Duurzaamheidsquiz begeleiden
2 personen
Vegetarisch buffet uitserveren
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afvalstromen controleren

Nazorg

Routeborden verwijderen
3 personen
Materialen innemen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Fietsrekkenaantal 8

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Routebordenaantal 12
Fietspompenaantal 3
Bandenplaksetsaantal 4
Inbussleutelsetsaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Fietslampjesaantal 20
Fietshelmenaantal 10

Veiligheid

Veiligheidshesjesaantal 12
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Nooddekensaantal 6

Apparatuur

Muziekinstallatie
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekopjesaantal 50

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12

Decoratie

Informatiebannersaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakken voor scheidingaantal 6
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, afstand en start- en eindlocatie uiterlijk enkele weken vooraf vast. Meld de route en vraag vergunningen aan voordat je uitnodigingen verstuurt, zodat deelnemers geen route krijgen die later nog moet wijzigen.
Plan per begeleidingspunt minstens één verantwoordelijke vrijwilliger en geef fietsbegeleiders vooraf een korte instructie. Print de aanmeldlijst met contactgegevens en neem die mee; vertrouw niet alleen op telefoons.
Controleer fietsen en reparatiemateriaal uiterlijk één week vooraf. Leg fietspompen, bandenplaksets, inbussleutelsets en reservebinnenbanden samen klaar, zodat kleine pech onderweg niet meteen een zoekactie wordt.
Richt het startpunt op tijd in met fietsrekken, informatiebalie en routeborden. Reserveer ruimte voor de fietsparkeerplaats en zet routepijlen pas neer nadat je de hele route nog eenmaal hebt nagelopen.
Bereid koffie, thee, water en hapjes zo veel mogelijk de dag ervoor voor. Vul koelboxen op de ochtend zelf, gebruik herbruikbare bekers en borden en controleer vooraf of thermoskannen en waterdispensers schoon en gevuld zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een duurzaamheidsfietstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en verzekering. Verstuur uitnodigingen zodra de route en praktische informatie vaststaan, bij voorkeur 3 tot 4 weken voor vertrek.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een duurzaamheidsfietstocht?: Reken op minimaal 1 organisator bij de informatiebalie, 1 vrijwilliger voor de start en eindlocatie en 1 fietsbegeleider per groep. Bij meerdere groepen plan je dus minstens 3 tot 5 mensen, plus iemand voor fietspech en EHBO.
Wanneer moet ik routeborden en routepijlen plaatsen?: Plaats ze op de dag zelf, ongeveer 1 tot 2 uur voor de start, zodat ze niet verdwijnen of omgedraaid worden. Loop of fiets de route daarna volledig na en haal alle borden direct na afloop weer weg.
Wat neem ik mee bij fietspech tijdens een duurzaamheidsfietstocht?: Neem per begeleidende groep minstens 1 fietspomp, 1 bandenplakset, 1 inbussleutelset en 2 reservebinnenbanden mee. Voeg fietslampjes, een opgeladen telefoon of powerbank en contactgegevens van de organisatie toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.