Duoloop organiseren: checklist en planning

Een duoloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitzetten. Je regelt tegelijk de veiligheid van het parcours, de inschrijving, startnummers, vrijwilligers en de ontvangst van deelnemers. Begin met vergunningen en de start- en finishlocatie, en werk daarna toe naar publicatie, materiaal en de wedstrijddag. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parcours en vergunning controleren
2 personen
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Parcoursinformatie publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Start- en finishboog opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Kleedruimte aanwijzen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startbriefing geven
2 personen
Startschot verzorgen
2 personen
Verkeerspunten bemannen
8 personen
Tijdregistratie bijhouden
2 personen
Waterpost bemannen
3 personen
Finishers opvangen
4 personen
Medaille en water uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers informeren over uitslagen
Laatste ronde dranken verzorgen
2 personen

Nazorg

Parcoursmarkering verwijderen
4 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Afval inzamelen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Uitslagen en foto's versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inklaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 4
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 60

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 300
Finishermedaillesaantal 150
Pionnenaantal 40
Afzetlintaantal 8
Routepijlenaantal 30
Kilometerbordenaantal 10
Drinkbekersaantal 500
Sporthorlogesaantal 3
Stopwatchesaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaard
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Opscheptangenaantal 6

Decoratie

Start-finishboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Podiumlintenaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en stofferaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer het parcours en de vergunning voordat je inschrijvingen opent. Leg ook vast waar start en finish komen, zodat je route-informatie, bewegwijzering en vrijwilligersinstructies op dezelfde gegevens baseert.
Publiceer de inschrijving uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en verzamel dieetwensen meteen in het formulier. Zo weet je vóór het boodschappen doen hoeveel deelnemers catering en drinken nodig hebben.
Maak startnummers niet pas op de ochtend zelf klaar. Wijs ze vooraf toe, druk de deelnemerslijst af en sorteer startnummers en polsbandjes per alfabetische of numerieke volgorde.
Plan op de wedstrijddag minstens 2 uur voor de start voor het uitzetten van pionnen, afzetlint, routepijlen en kilometerborden. Test daarna microfoon, luidsprekers en verlenghaspels voordat deelnemers arriveren.
Geef vrijwilligers een korte briefing van 15 tot 20 minuten met hun plek, taak en noodprocedure. Wijs ook vooraf de kleedruimte aan en richt inschrijftafel, cateringpunt en drinkposten logisch in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een duoloop organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Regel in de eerste 2 weken het parcours, de vergunning en start- en finishlocatie; gebruik de laatste 2 weken voor deelnemerslijst, materiaalcontrole en vrijwilligers.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een duoloop?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer, naast extra water voor vrijwilligers en organisatie. Koel de dranken uiterlijk de avond ervoor en zet waterkannen en drinkbekers vóór de start klaar.
Wanneer moet ik startnummers en deelnemerslijsten klaarleggen?: Maak de toewijzing en deelnemerslijst uiterlijk 2 dagen voor de duoloop definitief. Sorteer startnummers en polsbandjes vooraf, zodat registratie per deelnemer ongeveer 1 tot 2 minuten duurt.
Hoe vroeg moet ik het parcours uitzetten op de dag zelf?: Begin ongeveer 2 uur voor de start met pionnen, afzetlint, routepijlen en kilometerborden. Loop de route daarna volledig na; reserveer minstens 30 minuten voor herstel van ontbrekende of verplaatste markeringen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.