Checklist pour organiser une duoloope sans rien oublier

Une duoloope demande plus de préparation qu’une simple sortie entre amis : il faut sécuriser le parcours, gérer les inscriptions et coordonner le départ comme l’arrivée. Cette checklist suit l’ordre logique, des autorisations jusqu’à l’accueil des coureurs. Tu y trouveras aussi les points souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, le fléchage, les dossards et le briefing des bénévoles. Prévois un responsable pour chaque étape et garde une marge d’au moins 30 minutes le jour de la course.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Vérifier le parcours et les autorisations
2 personnes
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
Faire les réservations
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les informations du parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Trier les dossards et les bracelets
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Distribuer les dossards
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Désigner l’espace de change
Animer l'échauffement
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Donner le coup de départ
2 personnes
Occuper les points de circulation
8 personnes
Assurer le chronométrage
2 personnes
Tenir le point d'eau
3 personnes
Accueillir les finisseurs
4 personnes
Distribuer les médailles et l'eau
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants des résultats
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes

Suivi

Retirer le balisage du parcours
4 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Collecter les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 4
Portants de logeqté 4
Cintresqté 60

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Épingles de sûretéqté 300
Médailles de finisherqté 150
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 8
Flèches de directionqté 30
Bornes kilométriquesqté 10
Gobeletsqté 500
Montres sportqté 3
Chronomètresqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pied de microphone
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pince de serviceqté 6

Décoration

Arche de départ-arrivée
Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 8
Rubans de podiumqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Vérifie le parcours et les autorisations au moins 4 à 6 semaines avant la duoloope. Confirme aussi les lieux de départ et d’arrivée avant de publier le formulaire d’inscription.
Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement si possible. Ce délai te laisse le temps de traiter les demandes alimentaires, d’attribuer les numéros et d’imprimer la liste des participants.
Prépare le balisage la veille : flèches, cônes, ruban et bornes kilométriques doivent être regroupés par portion du parcours. Le matin même, fais contrôler chaque bifurcation par une personne qui ne connaît pas le tracé par cœur.
Refroidis les boissons au moins 12 heures à l’avance et installe le ravitaillement avant l’arrivée des premiers coureurs. Prévois un point clairement séparé pour l’eau, les gobelets et la restauration.
Réunis les bénévoles 45 à 60 minutes avant le départ. Explique à chacun son poste, le circuit d’inscription, l’espace de change et la procédure à suivre en cas de problème, puis teste le micro et la musique avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une duoloope ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai permet de vérifier le parcours, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions et réserver le matériel nécessaire.
Quand fermer les inscriptions pour une duoloope ?: Ferme-les 5 à 7 jours avant la course. Tu auras ainsi le temps de préparer les dossards, les bracelets, la liste imprimée et les éventuelles adaptations alimentaires.
Quand installer le parcours d’une duoloope ?: Installe le balisage le jour même, environ 2 à 3 heures avant le départ, ou la veille si le parcours est sécurisé. Contrôle ensuite chaque direction et chaque borne kilométrique avant l’arrivée des participants.
Combien de temps avant le départ faut-il briefer les bénévoles ?: Organise le briefing 45 à 60 minutes avant le départ. Présente les postes, les horaires, les points de contact et la conduite à tenir pour l’inscription, le ravitaillement et les premiers secours.

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