Duitse Kerstmarkt organiseren: checklist en planning
Een Duitse Kerstmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, terrein en kramen, daarna standhouders, leveranciers en bezoekersinformatie. Plan stroom, verlichting, betalingen en bewegwijzering ruim vóór de opbouw; die onderdelen worden vaak pas op de laatste dag gecontroleerd. Reken ook tijd voor het verzamelen van dieetwensen, het testen van warmhoudketels en koffieapparaten en het printen van telefoonnummers. Met deze checklist zie je wat je vooraf regelt en wat op de marktdag zelf moet gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
Locatie en terrein reserveren
2 personen
Marktindeling tekenen
2 personen
Kramen en verkooppunten bepalen
2 personen
Standhouders benaderen
2 personen
Reserveringen bij leveranciers maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aankondiging plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standhouderslijst bevestigen
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Kerstdecoratie controleren
2 personen
Prijslijsten maken
2 personen
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
Kassa- en betaalmiddelen testen
2 personen
Draaiboek en telefoonnummers printen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Voorraad sorteren
3 personen
Glühwein voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kerstmuziek klaarzetten
Kramen lossen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Verkooppunten inrichten
6 personen
Kassa's vullen met wisselgeld
2 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Glühwein en chocolademelk opwarmen
3 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
Standhouders ontvangen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kassa bemannen
3 personen
Warme dranken serveren
4 personen
Koude dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels afnemen
2 personen
Toiletten controleren
Kerstmuziek afspelen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Laatste bestellingen aankondigen
Kassa's afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Overgebleven voedsel koelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Kramen leeghalen
4 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Voorraad inventariseren
2 personen
Materialen reinigen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
3 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen
Contant geld veilig opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 10
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 40
- Statafelsaantal 8
- Tafelkledenaantal 18
- Kraamzeilenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Glühweinbekersaantal 200
- Koffiekopjesaantal 120
- Koffielepelsaantal 120
- Bordenaantal 200
- Vorkenaantal 200
- Messenaantal 120
- Tangenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Warmhoudketelsaantal 4
- Soepketelsaantal 2
- Schenkkanenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Serveerschalenaantal 20
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
Apparatuur
- Waterkokersaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 10
- Bluetoothspeakeraantal 2
- Kassaboxenaantal 3
- Pinapparatenaantal 3
- Rekenmachinesaantal 3
- Gasbrandersaantal 4
- Gasflessenaantal 4
- Brandblussersaantal 4
- Steekwagensaantal 2
- Gereedschapskistenaantal 2
- Tie-wrapsaantal 300
- Ducttapeaantal 8
- Zaklampenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 12
- Ledlampenaantal 20
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Kunstkerstbomenaantal 4
- Kerstballenaantal 80
- Kerstkransenaantal 10
- Dennentakkenaantal 20
- Kerstvlaggenaantal 12
- Kersttafereel
- Prijskaartstandaardsaantal 20
- Routebordenaantal 12
- Krijtbordenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 30
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Sponzenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 6
- Stofblikkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
- Kassaladeaantal 3
- Geldkist
- Bonnenboekjesaantal 6
- Menubordenaantal 10
- Allergenenkaartenaantal 10
- Voorraadkrattenaantal 20
- Isolatiekannenaantal 6
- Schenklepelsaantal 8
- Pollepelsaantal 8
Tips
- Leg de marktindeling minimaal 2 weken vooraf vast. Zet marktkramen, verkooppunten, zitplekken, stroompunten en looproutes op één plattegrond, zodat standhouders niet op de opbouwdag opnieuw hoeven te zoeken.
- Bevestig de standhouderslijst uiterlijk 7 dagen vooraf. Noteer per kraam de contactpersoon, benodigde stroom, tafelruimte en eventuele dieetwensen; wijzigingen op de laatste dag geven snel problemen met indeling en voorraad.
- Test verlichting, verlengkabels, stekkerdozen en betaalmiddelen ten minste 1 dag vooraf. Controleer ook of warmhoudketels, koffiezetapparaten en waterkokers tegelijk veilig kunnen draaien op de beschikbare stroompunten.
- Bereid glühwein en hapjes niet allemaal tegelijk op locatie. Sorteer voorraad vooraf per verkooppunt en leg bekers, glühweinbekers, serveerschalen, tangen en opscheplepels klaar; zo voorkom je zoekwerk tijdens het eerste drukke uur.
- Print het draaiboek, de plattegrond en telefoonnummers uiterlijk de avond ervoor. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en bepaal dan of partytenten, kraamzeilen, extra tafels of andere bescherming nodig zijn.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een Duitse Kerstmarkt organiseren en de standhouders benaderen?
- Leg de datum, openingstijden en locatie eerst vast. Benader standhouders daarna bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf, zodat je de marktindeling, stroombehoefte en standhouderslijst uiterlijk 7 dagen voor de markt kunt bevestigen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een Duitse Kerstmarkt?
- Plan minimaal 3 uur voor het plaatsen van partytenten, marktkramen, tafels, verlichting en bewegwijzering. Reserveer daarnaast minstens 30 minuten voor het testen van stroom, kassa’s, betaalmiddelen en warmhoudapparatuur.
- Wanneer moet ik glühwein en hapjes voor een Duitse Kerstmarkt voorbereiden?
- Sorteer ingrediënten en serveermateriaal de dag ervoor. Bereid glühwein en hapjes zo kort mogelijk voor opening, meestal binnen 2 uur vooraf, zodat je warm kunt serveren zonder alles tijdens de opbouw te moeten doen.
- Hoeveel bekers en servies heb ik nodig voor een Duitse Kerstmarkt?
- Tel per verwachte bezoeker minimaal 1 beker of glühweinbeker en houd 10 tot 15 procent reserve aan. Voor hapjes kun je hetzelfde aantal borden, vorken en messen plannen als het aantal verwachte porties, plus extra voor morsen en beschadiging.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!