Duinloop organiseren: checklist en planning

Een Duinloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je regelt vergunningen, start- en finishlocatie, verkeersmaatregelen, inschrijvingen en een ploeg vrijwilligers die op de dag zelf weet waar die moet staan. Ook de kleine zaken lopen snel op: startnummers sorteren, routepijlen controleren, drinkbekers klaarzetten en deelnemers tijdig informeren. Met deze checklist werk je van datum en parcours naar de laatste materiaalcontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunning aanvragen
Start- en finishlocatie reserveren
Parcours controleren
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Verzekering controleren
Tijdwaarneming reserveren
Fotograaf reserveren
Drank- en voedselinkoop plannen
2 personen
Startnummers ontwerpen
Routekaarten afdrukken
Startnummers afdrukken
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Kilometerborden plaatsen
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Finishboog plaatsen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Waterpunten inrichten
4 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Route en afzettingen nalopen
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Inschrijvingen openen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage innemen
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
3 personen
Startsein geven
2 personen
Tijdwaarneming bedienen
2 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Deelnemers begeleiden
4 personen
Water uitdelen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Bagage uitgeven
2 personen
EHBO verlenen
2 personen
Uitslagen controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Deelnemers informeren over uitslagen
Koffie en thee serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Verlichting inschakelen
2 personen
Laatste deelnemers uitchecken
2 personen
Parcours vrijgeven
4 personen

Nazorg

Afval inzamelen
4 personen
Materialen verzamelen
5 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Parcoursmaterialen verwijderen
5 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Inschrijftafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Bagagekrattenaantal 12

Sportmateriaal

Startnummersaantal 250
Startnummerbandjesaantal 250
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 10
Verkeerskegelsaantal 40
Afzethekkenaantal 12
Lintenaantal 10
Drinkbekersaantal 600
Finishboog
Medaillehoudersaantal 3
Prijzenaantal 12
Klembordenaantal 8
Stiftenaantal 20

Apparatuur

Tijdwaarnemingssysteem
Laptopsaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 8
Portofoonsaantal 8
Geluidsinstallatie
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Bordjes en bewegwijzeringaantal 20

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en start- en finishlocatie vroeg vast. Controleer het parcours daarna nogmaals op bereikbaarheid, markering en plekken waar verkeersmaatregelen nodig zijn.
Vraag de vergunning aan voordat je uitnodigingen verstuurt. Stem verkeersmaatregelen af en plan routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels en afzethekken per routegedeelte.
Maak één overzicht van vrijwilligers met hun post, begintijd en contactnummer. Plan aparte mensen voor inschrijving, startgroepen, verzorgingspunten, finish en het opruimen.
Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de loop. Vermeld starttijd, startgroep, route, bagage-inlevering, noodcontact en wat deelnemers bij de finish kunnen verwachten.
Doe de laatste materiaalcontrole niet pas op de ochtend zelf. Sorteer startnummers, test tijdwaarneming, laptops, portofoons en geluidsinstallatie en laad mobiele telefoons en powerbanks op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Duinloop organiseren?: Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunning. Reserveer tijdwaarneming en fotograaf vroeg, omdat die op de gewenste datum bezet kunnen zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een Duinloop?: Reken voor een kleinschalige loop op minimaal 1 vrijwilliger per belangrijke post, plus mensen voor inschrijving, start, finish en opruimen. Maak de definitieve indeling zodra de inschrijvingen en startgroepen bekend zijn.
Wanneer moet ik startnummers en routekaarten afdrukken?: Druk routekaarten en startnummers enkele dagen voor de loop af, nadat de deelnemerslijst en startgroepen zijn gecontroleerd. Sorteer de nummers vervolgens per startgroep, zodat de uitgifte op de dag zelf vlot verloopt.
Wat moet ik de dag voor een Duinloop controleren?: Controleer de weersverwachting, het parcours en al het materiaal de dag ervoor. Test tijdwaarneming en communicatie, laad apparatuur op en leg drinkbekers, thermoskannen, routepijlen en afzetmateriaal per locatie klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.