Checklist para organizar una carrera por las dunas

Organizar una Carrera por las dunas requiere coordinar mucho más que la salida y la meta. Esta checklist reúne las tareas y el material para preparar el recorrido, gestionar las inscripciones, distribuir a los voluntarios y atender a los participantes. El orden ayuda a detectar a tiempo los permisos, el cronometraje, la señalización y los contactos de emergencia. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento, como los dorsales, la compra de bebidas y la comprobación del material.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permiso
Reservar la salida y la meta
Revisar el recorrido
2 personas
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Recopilar contactos de emergencia
Comprobar el seguro
Reservar el cronometraje
Reservar fotógrafo
Planificar la compra de bebidas y comida
2 personas
Diseñar los dorsales
Imprimir mapas de ruta
Imprimir los dorsales
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Marcar el recorrido
6 personas
Colocar los hitos del kilómetro
3 personas
Montar tiendas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Colocar arco de meta
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar puntos de agua
4 personas
Preparar la restauración
3 personas
Revisar la ruta y los cierres
4 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Abrir inscripciones
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Recibir el equipaje
2 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
Dar la señal de inicio
2 personas
Operar el cronometraje
2 personas
Supervisar los puestos del recorrido
8 personas
Supervisar a los participantes
4 personas
Repartir agua
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir fruta y aperitivos
3 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Entregar el equipaje
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Preparar los premios
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Informar a los participantes sobre los resultados
Servir café y té
2 personas
Proporcionar la música
Encender la iluminación
2 personas
Hacer check-out de los últimos participantes
2 personas
Abrir el recorrido
4 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Reunir los materiales
5 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los materiales del recorrido
5 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mesas de inscripcióncant. 3
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Cajas para equipajecant. 12

Material deportivo

Dorsalescant. 250
Pulseras con número de dorsalcant. 250
Flechas de rutacant. 40
Señales de kilómetrocant. 10
Conos de tráficocant. 40
Vallas de separacióncant. 12
Cintascant. 10
Vasos para bebidascant. 600
Arco de meta
Portamedallascant. 3
Premioscant. 12
Portapapelescant. 8
Rotuladorescant. 20

Equipo

Sistema de cronometraje
Portátilescant. 2
Teléfonos móvilescant. 8
Walkie-talkiescant. 8
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Termoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8
Jarras de servircant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Carteles y señalizacióncant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ruta antes de abrir las inscripciones: necesitas revisar el recorrido, solicitar los permisos y coordinar las medidas de tráfico antes de comunicar el evento.
No dejes los dorsales para la última semana. Diseña, imprime y ordena los dorsales junto con las pulseras numeradas, los mapas y las señales de kilómetro para evitar entregas lentas en la mesa de inscripción.
Recoge los contactos de emergencia y las preferencias dietéticas durante la inscripción. Lleva esa información accesible para los responsables y calcula la comida y las bebidas según el número final de participantes.
Asigna a cada voluntario un punto concreto del recorrido y entrégale un medio de comunicación. Los walkie-talkies y los teléfonos móviles deben estar cargados y las baterías externas preparadas antes de la salida.
Comprueba el pronóstico y todo el material el día anterior, no solo la mañana de la carrera. Revisa carpas, mesas, conos, vallas, cintas, cables, regletas, cronometraje y equipo de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que solicitar el permiso para una carrera por las dunas?: Solicítalo antes de publicar el formulario de inscripción y de enviar invitaciones. Reserva al menos varias semanas para recibir la autorización y coordinar las medidas de tráfico del recorrido.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de la carrera?: Ciérrala con tiempo suficiente para dividir los grupos de salida, recopilar los contactos de emergencia, confirmar las preferencias dietéticas y calcular comida, bebidas y dorsales. Como mínimo, deja varios días para preparar esa información.
¿Cuánto material de señalización necesita una carrera por las dunas?: Depende de la longitud y de los cruces del recorrido, por lo que debes revisarlo sobre el terreno. Cuenta las flechas de ruta, señales de kilómetro, conos, vallas y cintas necesarios para que cada cambio de dirección y punto de riesgo quede visible.
¿Cuándo hay que reservar el cronometraje y el fotógrafo?: Resérvalos en cuanto estén confirmadas la fecha y la ruta, antes de difundir ampliamente las inscripciones. Así evitas llegar a la última semana sin sistema de cronometraje o sin fotógrafo disponible.

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