Organiser une course dans les dunes : la checklist complète
Une course dans les dunes demande plus qu’un parcours et une ligne d’arrivée. Il faut sécuriser l’itinéraire, obtenir les autorisations, organiser les départs et préparer les bénévoles avant d’ouvrir les inscriptions. Les participants doivent recevoir des informations précises sur l’accès, le parcours, les horaires et les consignes. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, jusqu’au contrôle du matériel et des dossards la veille ou le matin de la course.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Vérifier le parcours
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier l’assurance
Réserver le chronométrage
Réserver le photographe
Planifier l’achat des boissons et des aliments
2 personnes
Concevoir les dossards
Imprimer les cartes d'itinéraire
Imprimer les dossards
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer des points d'eau
4 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Vérifier le parcours et les barrières
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner le signal de départ
2 personnes
Gérer le chronométrage
2 personnes
Tenir les postes du parcours
8 personnes
Accompagner les participants
4 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les bagages
2 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants des résultats
Servir le café et le thé
2 personnes
Fournir la musique
Allumer l’éclairage
2 personnes
Enregistrer les derniers participants au départ
2 personnes
Autoriser le parcours
4 personnes
Suivi
Collecter les déchets
4 personnes
Rassembler le matériel
5 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer le matériel du parcours
5 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 30
- Tables d’inscriptionqté 3
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 8
- Caisses à bagagesqté 12
Matériel de sport
- Numéros de départqté 250
- Bracelets de dossardqté 250
- Flèches de directionqté 40
- Bornes kilométriquesqté 10
- Cônes de signalisationqté 40
- Barrières de sécuritéqté 12
- Rubansqté 10
- Gobeletsqté 600
- Arche d'arrivée
- Porte-médaillesqté 3
- Prixqté 12
- Presse-papiersqté 8
- Marqueursqté 20
Équipement
- Système de chronométrage
- Ordinateurs portablesqté 2
- Téléphones portablesqté 8
- Talkies-walkiesqté 8
- Système de sonorisation
- Microphonesqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Batteries externesqté 6
- Thermosqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Louchesqté 8
- Carafesqté 8
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 6
Cuisine
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Panneaux et signalisationqté 20
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 4
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Trousses de premiers secoursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commence les démarches d’autorisation et la réservation des lieux de départ et d’arrivée au moins 8 à 12 semaines avant la course. Le parcours dans les dunes doit ensuite être vérifié sur place, notamment pour les passages étroits et les zones difficiles à baliser.
- Ouvre les inscriptions dès que l’itinéraire, les horaires et les conditions de participation sont fixés. Prévois une date limite 7 à 10 jours avant l’événement pour traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les contacts d’urgence.
- Répartis les groupes de départ et les bénévoles au plus tard 3 jours avant la course. Chaque responsable doit connaître son poste, son horaire, le moyen de communication prévu et la procédure à suivre en cas de problème sur le parcours.
- Prépare les dossards, cartes d’itinéraire et flèches de direction en fonction du parcours réellement vérifié. Compte le matériel par point de contrôle et prévois des réserves pour les gobelets, les marqueurs, les batteries et les moyens de communication.
- Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis le matin même. Dans les dunes, le vent peut déplacer le balisage et modifier les conditions du sol : vérifie les rubans, cônes, barrières et panneaux avant le premier départ.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course dans les dunes ?
- Prévois généralement 8 à 12 semaines pour une course avec autorisations, réservation des lieux, chronométrage et bénévoles. Commence plus tôt si le parcours nécessite des mesures de circulation ou une validation de plusieurs interlocuteurs.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une course dans les dunes ?
- Ouvre-les lorsque le parcours, la date, les horaires et les consignes sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’épreuve. Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant pour répartir les départs et préparer les dossards.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Le nombre dépend de la longueur du parcours et des points à surveiller, mais répartis les bénévoles par poste plutôt que de les affecter au dernier moment. Finalise la liste et les horaires au moins 3 jours avant, avec un responsable clairement identifié pour chaque zone.
- Quand vérifier le parcours et le balisage ?
- Fais une première vérification après la réservation du parcours, puis une dernière inspection 24 heures avant le départ. Contrôle encore les flèches, rubans, cônes et barrières le matin de la course, surtout après du vent ou une modification météo.
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