Duikfestival organiseren: checklist en planning

Een duikfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen duikuitrusting en een programma. Je regelt eerst de waterlocatie, vergunningen en veiligheid, daarna de aanmeldingen, begeleiding en demonstraties. In de laatste week controleer je duikflessen, zuurstofset, materialen en weersverwachting. Deze checklist helpt je de 70 taken in een logische volgorde af te werken, zodat deelnemers weten waar ze moeten zijn en elke duik goed begeleid start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Waterlocatie inspecteren
3 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Duikprogramma samenstellen
2 personen
Demonstraties vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Duikvoorwaarden communiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Duikbegeleiders bevestigen
Leveringen afspreken
Vergunningen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Polsbandjes sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Duikuitrusting controleren
3 personen
Duikflessen controleren
2 personen
Zuurstofset controleren
2 personen
Materialen per post sorteren
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Terrein afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringpunt inrichten
3 personen
Duikmateriaal klaarleggen
4 personen
Veiligheidsboeien uitzetten
3 personen
Onderwaterparcours plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Briefing voor medewerkers geven
3 personen

Event

Aanmeldbalie openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Duikbriefing verzorgen
2 personen
Materiaaluitgifte begeleiden
3 personen
Proefduiken begeleiden
5 personen
Duikdemonstratie uitvoeren
4 personen
Onderwaterfotografie demonstreren
3 personen
Duikquiz begeleiden
2 personen
Duikverhalen presenteren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Muziek verzorgen
Lichtshow bedienen
Veiligheidstoezicht uitvoeren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Duikmateriaal innemen
4 personen
Duikflessen verzamelen
2 personen
Terrein opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Uitrusting reinigen
3 personen
Uitrusting laten drogen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Borgmaterialen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 10

Sportmateriaal

Duikpakkenaantal 20
Duikmaskersaantal 24
Snorkelsaantal 20
Duikvinnenaantal 24
Trimvestenaantal 20
Duikautomatenaantal 20
Duikflessenaantal 24
Loodgordelsaantal 20
Loodblokkenaantal 240
Duikcomputersaantal 12
Duiklampenaantal 12
Onderwaterleidlijnenaantal 4
Veiligheidsboeienaantal 8
Oppervlaktemarkeringsboeienaantal 6
Onderwaterobjectenaantal 12
Onderwatercamera'saantal 3
Waterdichte schrijfplatenaantal 6
Reddingsboeienaantal 4
Werplijnenaantal 4
Waterschoenenaantal 20

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele zuurstofset
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-schijnwerpersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 12
Informatiebannersaantal 6
Pijlbordenaantal 10
Polsbandjesaantal 120
Naamkaartjesaantal 120
Tafeldecoratieaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Barbecuesaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Inspecteer de waterlocatie vroeg en leg vast waar deelnemers zich aanmelden, waar de duikbegeleiders staan en waar reddingsboeien, werplijnen en veiligheidsboeien liggen. Controleer ook bereikbaarheid en ruimte voor partytenten en tafels.
Maak het veiligheidsplan vóór je het duikprogramma definitief maakt. Wijs per duik een begeleider aan, controleer de noodprocedure en plan de inzet van de zuurstofset en reddingsmiddelen.
Open het aanmeldformulier op tijd en vraag meteen naar ervaring, dieetwensen en benodigde uitrusting. Communiceer de duikvoorwaarden uiterlijk enkele dagen vóór het festival, zodat ontbrekende duikpakken, trimvesten of duikcomputers nog geregeld kunnen worden.
Plan demonstraties en vrijwilligers in tijdsblokken van minimaal 30 minuten. Houd daarnaast iemand vrij voor ontvangst, polsbandjes, deelnemerslijst en onverwachte hulp bij materiaal of begeleiding.
Controleer in de laatste 24 uur de weersverwachting, duikflessen, duikautomaten, luidsprekers, draadloze microfoons en verlengkabels. Zet dranken koud en sorteer materialen per post voordat de eerste deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een duikfestival organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, waterlocatie, vergunningen en veiligheidsplan. Open daarna de aanmeldingen en bevestig duikbegeleiders en demonstraties uiterlijk 4 weken voor het festival.
Hoeveel duikbegeleiders heb ik nodig voor een duikfestival?: Dat hangt af van het aantal deelnemers, hun ervaring en de regels voor de locatie. Maak per geplande duik vooraf een begeleidersindeling en reserveer minimaal 1 vervanger per programmaonderdeel.
Wanneer controleer ik de duikuitrusting voor het festival?: Doe een volledige controle 7 dagen vooraf en een korte laatste controle op de festivaldag. Controleer onder meer duikflessen, duikautomaten, trimvesten, duikcomputers, loodgordels en veiligheidsmiddelen.
Wanneer moet ik de weersverwachting controleren voor een duikfestival?: Controleer de verwachting 72 uur en opnieuw 24 uur voor de start. Leg vooraf vast bij welke wind, zichtbaarheid of watercondities je het programma aanpast of een duik annuleert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.