Checklist pour organiser un festival de plongée

Un festival de plongée demande une préparation précise, sur terre comme sous l’eau. Commencez par confirmer le site et la date, puis construisez le programme autour des conditions de sécurité et du niveau des participants. Les inscriptions, les encadrants, les autorisations et la logistique du matériel doivent être suivis séparément. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil et aux dernières vérifications le jour du festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Inspecter le site aquatique
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Établir le programme de plongée
2 personnes
Documenter les démonstrations
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Communiquer les conditions de plongée
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les encadrants de plongée
Planifier les livraisons
Vérifier les autorisations
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Trier les bracelets
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel de plongée
3 personnes
Vérifier les bouteilles de plongée
2 personnes
Vérifier le kit d’oxygène
2 personnes
Trier les matériaux par courrier
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Aménager le point de restauration
3 personnes
Préparer le matériel de plongée
4 personnes
Déployer les bouées de sécurité
3 personnes
Installer le parcours sous-marin
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Donner le briefing aux collaborateurs
3 personnes

Événement

Ouvrir le comptoir d'accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Animer le briefing de plongée
2 personnes
Accompagner la distribution du matériel
3 personnes
Encadrer les baptêmes de plongée
5 personnes
Réaliser la démonstration de plongée
4 personnes
Faire une démonstration de photographie sous-marine
3 personnes
Animer le quiz de plongée
2 personnes
Présenter des récits de plongée
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Fournir la musique
Gérer le spectacle lumineux
Assurer la surveillance de sécurité
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Récupérer le matériel de plongée
4 personnes
Rassembler les bouteilles de plongée
2 personnes
Ranger le site
5 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer l’équipement
3 personnes
Faire sécher l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier le matériel de caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 6
Nappesqté 10

Matériel de sport

Combinaisons de plongéeqté 20
Masques de plongéeqté 24
Masques de plongéeqté 20
Palmesqté 24
Gilets de plongéeqté 20
Détendeurs de plongéeqté 20
Bouteilles de plongéeqté 24
Ceintures de plombqté 20
Blocs de plombqté 240
Ordinateurs de plongéeqté 12
Lampes de plongéeqté 12
Lignes de guidage sous-marinesqté 4
Bouées de sécuritéqté 8
Bouées de balisage de surfaceqté 6
Objets sous-marinsqté 12
Caméras sous-marinesqté 3
Planchettes d’écriture imperméablesqté 6
Bouées de sauvetageqté 4
Lignes de lancerqté 4
Chaussures d’eauqté 20

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Kit d’oxygène portable
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Bannières d’informationqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Braceletsqté 120
Badges nominatifsqté 120
Décoration de tableqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Barbecuesqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Inspectez le site aquatique avant d’ouvrir les inscriptions : accès, profondeur, visibilité, zones de mise à l’eau et points de regroupement doivent être compatibles avec le programme prévu.
Établissez le plan de sécurité avant de communiquer les conditions de plongée. Précisez les procédures d’urgence, l’emplacement du kit d’oxygène, les bouées de sécurité et les moyens de communication.
Fermez les inscriptions assez tôt pour répartir les participants par groupes et confirmer les encadrants. Imprimez ensuite une liste actualisée et triez les bracelets avant l’arrivée du public.
Contrôlez séparément les combinaisons, masques, palmes, gilets, détendeurs, bouteilles, plombs et ordinateurs de plongée. Une vérification la veille laisse encore le temps de remplacer ou compléter le matériel manquant.
Consultez les prévisions météo et planifiez les livraisons avant le jour J. Gardez les boissons au frais et préparez les en-cas après avoir recueilli les besoins alimentaires des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de plongée ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le site, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions, réserver le matériel et ajuster le programme selon la météo.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un festival de plongée ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date de clôture au moins 10 jours avant le festival afin de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des groupes.
Quand vérifier le matériel de plongée ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant, puis une vérification finale la veille. Contrôlez notamment les bouteilles, les détendeurs, les gilets, les ordinateurs, le kit d’oxygène et les bouées de sécurité.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un festival de plongée ?: Préparez un plan écrit au moins 2 semaines avant le festival. Il doit couvrir les zones de plongée, les encadrants, les procédures d’urgence, le kit d’oxygène, les bouées, les lignes de lancer et les moyens d’alerte.

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