Tauchfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tauchfestival braucht mehr Vorbereitung als ein normales Fest: Wasserbedingungen, Sicherheitsabläufe und Ausrüstung müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Ort, Genehmigungen und das Programm, bevor du Einladungen verschickst. In den letzten Tagen zählen vor allem die Kontrolle von Tauchflaschen, Sauerstoff und kompletter Tauchausrüstung sowie die Einteilung der Tauchbegleiter. Diese Checkliste führt dich durch die Planung bis zum Veranstaltungstag und hilft dir, typische Verzögerungen zu vermeiden.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Wasserstandort inspizieren
3 Personen
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
Tauchprogramm zusammenstellen
2 Personen
Vorführungen dokumentieren
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Tauchbedingungen kommunizieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Tauchbegleiter bestätigen
Lieferungen abstimmen
Genehmigungen prüfen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste ausdrucken
Armbänder sortieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Tauchausrüstung kontrollieren
3 Personen
Tauchflaschen kontrollieren
2 Personen
Sauerstoffset überprüfen
2 Personen
Materialien per Post sortieren
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
Gelände absperren
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Taucherausrüstung bereitlegen
4 Personen
Sicherheitsbojen auslegen
3 Personen
Unterwasserparcours aufbauen
4 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Briefing für Mitarbeitende geben
3 Personen

Event

Anmeldebereich öffnen
3 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Tauchbriefing durchführen
2 Personen
Materialausgabe begleiten
3 Personen
Schnuppertauchgänge begleiten
5 Personen
Tauchvorführung durchführen
4 Personen
Unterwasserfotografie vorführen
3 Personen
Tauchquiz begleiten
2 Personen
Tauchgeschichten präsentieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Grill vorbereiten
3 Personen
Barbecue servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Musik organisieren
Lichtshow steuern
Sicherheitsüberwachung durchführen
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Tauchmaterial zurücknehmen
4 Personen
Tauchflaschen sammeln
2 Personen
Gelände aufräumen
5 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Ausrüstung reinigen
3 Personen
Ausrüstung trocknen lassen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Sicherungsmaterialien überprüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 10

Sportmaterial

TauchanzügeAnz. 20
TauchmaskenAnz. 24
SchnorchelAnz. 20
TauchflossenAnz. 24
TarierjacketsAnz. 20
TauchautomatenAnz. 20
TauchflaschenAnz. 24
BleigürtelAnz. 20
Blei-BlöckeAnz. 240
TauchcomputerAnz. 12
TauchlampenAnz. 12
Unterwasser-LeitlinienAnz. 4
RettungsbojenAnz. 8
Oberflächen-MarkierungsbojenAnz. 6
UnterwasserobjekteAnz. 12
UnterwasserkamerasAnz. 3
Wasserfeste SchreibtafelnAnz. 6
RettungsringeAnz. 4
WurfleinenAnz. 4
WasserschuheAnz. 20

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobiler Sauerstoffsatz
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-FlutlichterAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

WegweiserAnz. 12
InformationsbannerAnz. 6
WegweiserAnz. 10
ArmbänderAnz. 120
NamensschilderAnz. 120
TischdekorationAnz. 10

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
KaffeetassenAnz. 80
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
GrillsAnz. 2
ServierschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
AbfallgreiferAnz. 4
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Besichtige den Wasserstandort frühzeitig und halte Ein- und Ausstiege, Sichtverhältnisse und mögliche Gefahren schriftlich fest. So kann der Sicherheitsplan auf den tatsächlichen Platz abgestimmt werden.
Kommuniziere die Tauchbedingungen spätestens mit der Anmeldung. Frage dabei auch Ernährungswünsche ab und aktualisiere die Teilnehmerliste bis wenige Tage vor dem Festival.
Prüfe Tauchausrüstung, Tauchflaschen, Sauerstoffversorgung und Rettungsmittel nicht erst am Veranstaltungstag. Plane eine vollständige Kontrolle mindestens 3 bis 7 Tage vorher und markiere fehlendes Material sofort.
Teile Freiwillige und Tauchbegleiter mit festen Aufgaben und Zeiten ein. Eine gedruckte Teilnehmerliste sowie vorsortierte Armbänder beschleunigen die Ausgabe am Eingang.
Stimme Lieferungen und Reservierungen spätestens eine Woche vorher ab. Getränke sollten erst kurz vor Beginn kalt gestellt werden, während Snacks so vorbereitet werden, dass sie ohne lange Küchenpause ausgegeben werden können.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Tauchfestival planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Wasserstandort, Reservierungen und das Tauchprogramm brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen und Einkäufe.
Wann sollte ich die Tauchbedingungen mitteilen?: Sende die Bedingungen spätestens 7 Tage vor dem Festival und aktualisiere sie bei Änderungen am Vortag. Wettervorhersage und Wasserstand solltest du zusätzlich am Veranstaltungstag prüfen.
Wann muss die Tauchausrüstung kontrolliert werden?: Führe die erste vollständige Kontrolle 3 bis 7 Tage vorher durch. Tauchflaschen, Sauerstoff und sicherheitsrelevante Ausrüstung werden am Veranstaltungstag noch einmal kurz geprüft.
Wie viele Helfer braucht ein Tauchfestival?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Sicherheit und Programm sowie feste Helfer für Anmeldung, Ausrüstung und Verpflegung ein. Bei parallelen Tauchgruppen sollte jede Gruppe einen bestätigten Tauchbegleiter haben.

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