Duikclinic organiseren: checklist en planning
Een duikclinic vraagt meer voorbereiding dan alleen een duikschool en materiaal reserveren. Je moet deelnemers op tijd medische formulieren en praktische informatie sturen, vergunningen controleren en groepen met buddy’s indelen. Plan daarnaast een registratiepunt, controleer de waterkant en leg een alternatief programma klaar voor slecht weer. Met deze checklist werk je van reserveringen en aanmeldingen naar een veilige en overzichtelijke clinic op de dag zelf.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Duikschool reserveren
Duikvergunning controleren
Instructeurs vastleggen
Materiaalverhuur vastleggen
Deelnemerslimiet bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Medische formulieren versturen
Toestemmingen controleren
Deelnemerslijst afronden
Buddy-indeling maken
2 personen
Duikgroepen indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief programma bevestigen
2 personen
Deelnemers praktische info sturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Duikmateriaal controleren
3 personen
Noodnummers afdrukken
Route en parkeerinformatie afdrukken
Locatie openen
2 personen
Terrein en waterkant controleren
2 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Schaduwplekken opbouwen
3 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Duikmateriaal per groep klaarleggen
4 personen
Persoonlijke uitrusting controleren
3 personen
Cilinders veilig plaatsen
3 personen
Briefingruimte inrichten
2 personen
Event
Registratiebalie bemannen
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid afvinken
Medische verklaringen controleren
Koffie en thee serveren
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
3 personen
Duiktheorie uitleggen
2 personen
Uitrusting demonstreren
3 personen
Deelnemers omkleden
3 personen
Uitrusting aantrekken begeleiden
4 personen
Eerste duikgroep begeleiden
3 personen
Tweede duikgroep begeleiden
3 personen
Derde duikgroep begeleiden
3 personen
Duikmateriaal reinigen
4 personen
Deelnemers warme kleding geven
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Barbecue voorbereiden
3 personen
Barbecue serveren
4 personen
Vegetarische maaltijden uitserveren
2 personen
Duikervaringen nabespreken
2 personen
Certificaten uitreiken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Duikmateriaal inventariseren
3 personen
Duikmateriaal verpakken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Schaduwplekken afbreken
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Gehuurd materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
Deelnemersfoto's versturen
Certificaten digitaal nasturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Partytentenaantal 3
- Klaptafel registratie
- Kledingrekkenaantal 3
Sportmateriaal
- Duikpakkenaantal 24
- Duikmaskersaantal 24
- Snorkelsaantal 24
- Duikvinnenaantal 24
- Trimvestenaantal 24
- Duikflessenaantal 24
- Ademautomatenaantal 24
- Manometersaantal 24
- Loodgordelsaantal 24
- Loodblokkenaantal 120
- Duikboeienaantal 6
- Oppervlaktemarkeringsboeienaantal 6
- Duikvlaggenaantal 3
- Duikcomputersaantal 24
- Neopreen handschoenenaantal 24
- Neopreen schoenenaantal 24
- Reservebrillenaantal 4
- Reservevinnenaantal 4
- Materiaalbakkenaantal 12
- Spoelbakkenaantal 4
- Duikmateriaalborstelsaantal 4
- Thermosdekensaantal 30
- Reddingsboeienaantal 2
- Werplijnenaantal 2
- Waterdichte schrijfleienaantal 6
- Onderwaterpotlodenaantal 12
Apparatuur
- Compressoren
- Portofoonsaantal 6
- Megafon
- Luidspreker
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Waterkokersaantal 2
- EHBO-koffer
- Zuurstofkoffer
- Thermometeraantal 2
- Waterdichte telefoonhoesjesaantal 4
Keuken
- Barbecueaantal 2
- Gasflessenaantal 2
- Gasaanstekersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Koks-messenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Barbecuetangenaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 2
Servies
- Bordenaantal 36
- Kommetjesaantal 36
- Glazenaantal 48
- Koffiekopjesaantal 30
- Mokkenaantal 30
- Besteksetsaantal 36
- Opscheplepelsaantal 8
- Koffiekanaantal 2
- Theekanaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handvegersaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 6
- Afwasborstelsaantal 4
- Droogdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 3
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 30
- Pijlbordenaantal 8
- Waarschuwingslintaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de duikschool, instructeurs en materiaalverhuur vroeg vast en bepaal tegelijk de deelnemerslimiet. Zo voorkom je dat er wel deelnemers zijn, maar niet genoeg duikpakken, flessen, ademautomaten of instructeurs.
- Stuur medische formulieren en toestemmingen uiterlijk 2 weken vooraf en verwerk de antwoorden direct. Rond de deelnemerslijst minimaal 3 dagen voor de clinic af, zodat buddy’s en duikgroepen rustig kunnen worden ingedeeld.
- Controleer de duikvergunning, route, parkeerinformatie en noodnummers uiterlijk 1 week vooraf. Druk de route en noodnummers af; op locatie heb je niet altijd bereik of een gemakkelijk leesbaar digitaal bestand.
- Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor openen, registratie en controle van terrein en waterkant. Zet een klaptafel voor registratie klaar en houd reservebrillen, reservevinnen, thermosdekens, reddingsboeien en werplijnen bereikbaar.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en bevestig het alternatieve programma. Stuur deelnemers meteen een update als de watercondities of locatie veranderen, in plaats van pas op de ochtend zelf.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een duikclinic organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de duikschool, instructeurs, locatie en materiaalverhuur. Houd minimaal 2 weken over voor medische formulieren, toestemmingen en praktische informatie aan deelnemers.
- Wanneer moet ik medische formulieren voor een duikclinic versturen?
- Stuur de formulieren uiterlijk 2 weken voor de duikclinic. Controleer de antwoorden zodra ze binnenkomen en neem onduidelijkheden uiterlijk 3 dagen voor de clinic op met de deelnemer of duikschool.
- Hoeveel tijd moet ik op de dag zelf plannen voor een duikclinic?
- Reserveer minimaal 60 minuten vóór de eerste briefing voor het openen van de locatie, registratie, materiaalcontrole en controle van de waterkant. Bij een nieuwe locatie of grote groep is 90 minuten praktischer.
- Wanneer moet ik het weer en een alternatief programma controleren?
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de duikclinic. Bevestig het alternatief uiterlijk 24 uur vooraf, zodat deelnemers weten waar ze aan toe zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!