Checklist pour organiser une initiation à la plongée

Une initiation à la plongée demande plus qu’une réservation au bord de l’eau. Il faut cadrer le nombre de participants, les documents médicaux, les autorisations et la location du matériel avant le jour J. Cette checklist suit l’ordre pratique : réserver, inscrire, confirmer, préparer puis contrôler le site. Elle vous aide aussi à prévoir les imprévus, notamment une météo défavorable ou un participant qui ne peut finalement pas plonger.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver l'école de plongée
Vérifier le permis de plongée
Réserver les instructeurs
Formaliser la location de matériel
Définir la limite de participants
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les formulaires médicaux
Vérifier les autorisations
Finaliser la liste des participants
Créer la répartition des binômes
2 personnes
Répartir les groupes de plongée
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le programme alternatif
2 personnes
Envoyer les infos pratiques aux participants
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Vérifier le matériel de plongée
3 personnes
Imprimer les numéros d’urgence
Imprimer l’itinéraire et les informations de stationnement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le terrain et le bord de l’eau
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer des espaces ombragés
3 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Préparer le matériel de plongée par groupe
4 personnes
Vérifier l’équipement personnel
3 personnes
Installer les cylindres en toute sécurité
3 personnes
Aménager la salle de briefing
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Cocher la présence
Vérifier les certificats médicaux
Servir le café et le thé
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
3 personnes
Expliquer la théorie de la plongée
2 personnes
Présenter l’équipement
3 personnes
Habiller les participants
3 personnes
Aider à enfiler l’équipement
4 personnes
Accompagner le premier groupe de plongeurs
3 personnes
Accompagner le deuxième groupe de plongée
3 personnes
Accompagner le troisième groupe de plongée
3 personnes
Nettoyer le matériel de plongée
4 personnes
Fournir des vêtements chauds aux participants
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Servir les repas végétariens
2 personnes
Débriefer les plongées
2 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Inventorier le matériel de plongée
3 personnes
Emballer le matériel de plongée
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les zones ombragées
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger les courses restantes
Envoyer les photos des participants
Renvoyer les certificats par voie numérique

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 30
Tentes de réceptionqté 3
Inscription à la table pliante
Portants à vêtementsqté 3

Matériel de sport

Combinaisons de plongéeqté 24
Masques de plongéeqté 24
Masques de plongéeqté 24
Palmesqté 24
Gilets de plongéeqté 24
Bouteilles de plongéeqté 24
Appareils respiratoiresqté 24
Manomètresqté 24
Ceintures de plombqté 24
Blocs de plombqté 120
Bouées de plongéeqté 6
Bouées de balisage de surfaceqté 6
Drapeaux de plongéeqté 3
Ordinateurs de plongéeqté 24
Gants en néoprèneqté 24
Chaussures en néoprèneqté 24
Lunettes de rechangeqté 4
Ailettes de rechangeqté 4
Bacs à matérielqté 12
Éviers de rinçageqté 4
Brosses pour matériel de plongéeqté 4
Couvertures thermiquesqté 30
Bouées de sauvetageqté 2
Lignes de lancerqté 2
Tablettes d’écriture étanchesqté 6
Crayons sous-marinsqté 12

Équipement

Compresseurs
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Haut-parleur
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Trousse de premiers secours
Mallette d’oxygène
Thermomètreqté 2
Étuis de téléphone étanchesqté 4

Cuisine

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Briquets à gazqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de barbecueqté 4
Papier aluminiumqté 2

Vaisselle

Assiettesqté 36
Petits bolsqté 36
Verresqté 48
Tasses à caféqté 30
Tassesqté 30
Couvertsqté 36
Louchesqté 8
Cafetièreqté 2
Bouilloireqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Lampes à pilesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 4
Torchonsqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 30
Panneaux indicateursqté 8
Ruban de signalisationqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la limite de participants avant d’envoyer les invitations. Le nombre de plongeurs détermine le nombre d’instructeurs, de groupes, de binômes, de bouteilles et de tailles de combinaisons à réserver.
Envoyez les formulaires médicaux et les autorisations au moins 2 à 3 semaines avant l’initiation. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu avant de finaliser la liste des participants.
Transmettez les informations pratiques 3 à 5 jours avant : heure d’arrivée, itinéraire, stationnement, tenue à prévoir et durée estimée. Ajoutez les numéros d’urgence imprimés sur place, plutôt que de compter uniquement sur les téléphones.
Contrôlez la météo la veille et le matin même. Définissez à l’avance un programme alternatif, afin de savoir quand reporter, limiter l’activité ou remplacer la plongée par une activité à terre.
Prévoyez une zone sèche et identifiable pour l’accueil, l’inscription et le matériel. Les bacs de rinçage, les couvertures thermiques et les équipements de sécurité doivent être accessibles avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver une initiation à la plongée ?: Réservez l’école de plongée, les instructeurs et le matériel au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Prévoyez davantage de délai si l’initiation a lieu pendant une période très demandée ou si le groupe dépasse 10 participants.
Quand envoyer les formulaires médicaux pour une initiation à la plongée ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue et fixez une date limite de retour. Gardez ensuite quelques jours pour vérifier les réponses et demander les documents manquants avant de confirmer les groupes.
Que prévoir si la météo empêche l’initiation à la plongée ?: Vérifiez les prévisions la veille, puis une dernière fois le matin de l’événement. Préparez un programme alternatif au moins 48 heures à l’avance et communiquez clairement le délai de décision aux participants.
Combien d’instructeurs faut-il prévoir pour une initiation à la plongée ?: Le nombre dépend des règles de l’école et du niveau des participants, mais ne validez jamais le groupe sans cette confirmation. Demandez à l’école de définir le ratio instructeur-participants avant les inscriptions, puis répartissez les binômes en conséquence.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.