Tauchclinic organisieren: Was du wann erledigen musst

Bei einer Tauchclinic müssen Anmeldung, medizinische Angaben und Sicherheitsplanung früh zusammenpassen. Reserviere Tauchschule, Instruktoren und Materialverleih, bevor du die Einladungen verschickst. Spätestens vor dem Termin brauchst du eine abgeschlossene Teilnehmerliste, Buddy-Einteilung, geprüfte Ausrüstung und einen Plan für schlechtes Wetter. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zur Kontrolle von Gelände und Ufer am Veranstaltungstag.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Tauchschule reservieren
Tauchgenehmigung prüfen
Instruktoren festlegen
Materialverleih festlegen
Teilnehmerlimit festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Medizinische Formulare versenden
Genehmigungen prüfen
Teilnehmerliste abschließen
Buddy-Einteilung erstellen
2 Personen
Tauchgruppen einteilen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Alternatives Programm bestätigen
2 Personen
Teilnehmer praktische Infos senden
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
Tauchausrüstung prüfen
3 Personen
Notrufnummern ausdrucken
Route und Parkinformationen ausdrucken
Location öffnen
2 Personen
Gelände und Ufer kontrollieren
2 Personen
Registrierungstisch aufstellen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Schattige Plätze aufbauen
3 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Tauchmaterial pro Gruppe bereitlegen
4 Personen
Persönliche Ausrüstung kontrollieren
3 Personen
Zylinder sicher platzieren
3 Personen
Briefingraum einrichten
2 Personen

Event

Anmeldetresen besetzen
2 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit abhaken
Ärztliche Bescheinigungen prüfen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Sicherheitsbriefing geben
3 Personen
Tauchtheorie erklären
2 Personen
Ausrüstung demonstrieren
3 Personen
Teilnehmer umziehen
3 Personen
Beim Anziehen der Ausrüstung begleiten
4 Personen
Die erste Tauchgruppe begleiten
3 Personen
Zweite Tauchgruppe begleiten
3 Personen
Dritte Tauchgruppe begleiten
3 Personen
Taucherausrüstung reinigen
4 Personen
Teilnehmer mit warmer Kleidung ausstatten
2 Personen
Snacks und Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Grill vorbereiten
3 Personen
Barbecue servieren
4 Personen
Vegetarische Mahlzeiten ausgeben
2 Personen
Taucherfahrungen nachbesprechen
2 Personen
Zertifikate ausgeben
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Tauchmaterial inventarisieren
3 Personen
Taucherausrüstung verpacken
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Schattenplätze abbauen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Gemietetes Material zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
Teilnehmerfotos versenden
Zertifikate digital nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 30
PartyzelteAnz. 3
Klapptisch Registrierung
KleiderständerAnz. 3

Sportmaterial

TauchanzügeAnz. 24
TauchmaskenAnz. 24
SchnorchelAnz. 24
TauchflossenAnz. 24
TarierjacketsAnz. 24
TauchflaschenAnz. 24
AtemreglerAnz. 24
ManometerAnz. 24
BleigürtelAnz. 24
Blei-BlöckeAnz. 120
TauchbojenAnz. 6
Oberflächen-MarkierungsbojenAnz. 6
TauchflaggenAnz. 3
TauchcomputerAnz. 24
NeoprenhandschuheAnz. 24
NeoprenschuheAnz. 24
ErsatzbrillenAnz. 4
ErsatzflossenAnz. 4
MaterialkistenAnz. 12
SpülbeckenAnz. 4
TauchmaterialbürstenAnz. 4
ThermodeckenAnz. 30
RettungsringeAnz. 2
WurfleinenAnz. 2
Wasserfeste SchreibtafelnAnz. 6
UnterwasserstifteAnz. 12

Ausstattung

Kompressoren
FunkgeräteAnz. 6
Megafon
Lautsprecher
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
Erste-Hilfe-Koffer
Sauerstoffkoffer
ThermometerAnz. 2
Wasserdichte HandyhüllenAnz. 4

Küche

GrillfestAnz. 2
GasflaschenAnz. 2
GasfeuerzeugeAnz. 2
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
GrillzangenAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2

Geschirr

TellerAnz. 36
SchälchenAnz. 36
GläserAnz. 48
KaffeetassenAnz. 30
TassenAnz. 30
BestecksetsAnz. 36
ServierlöffelAnz. 8
KaffeekanneAnz. 2
TeekanneAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
HandfegerAnz. 2
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 6
SpülbürstenAnz. 4
GeschirrtücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 30
WegweiserAnz. 8
WarnbandAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Teilnehmerlimit fest, bevor die Einladungen rausgehen. Die Zahl muss zu Instruktoren, Tauchgruppen, Buddy-Einteilung und verfügbarem Material passen.
Verschicke medizinische Formulare zusammen mit der Anmeldung und setze eine klare Rückgabefrist, zum Beispiel 7 Tage vor der Tauchclinic. So fehlen dir am Veranstaltungstag keine wichtigen Angaben.
Prüfe Wettervorhersage und alternatives Programm spätestens 24 Stunden vorher. Teile den Teilnehmenden die Entscheidung, Treffpunkt, Route und Parkinformationen rechtzeitig mit.
Kontrolliere die Tauchausrüstung nicht erst beim Aufbau. Prüfe Tauchanzüge, Masken, Flossen, Tarierjackets, Flaschen, Atemregler, Tauchcomputer und Markierungsbojen vor der Ausgabe auf Vollständigkeit und Zustand.
Plane für Registrierung und Umziehen getrennte Bereiche ein. Ein Klapptisch, Kleiderständer, Materialkisten und Thermodecken werden leicht vergessen, obwohl sie morgens und nach dem Tauchgang sofort gebraucht werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Tauchclinic organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Reservierung von Tauchschule, Instruktoren und Materialverleih. Einladungen und medizinische Formulare sollten danach verschickt werden, damit du die Teilnehmerzahl rechtzeitig abschließen kannst.
Wann muss die Teilnehmerliste für eine Tauchclinic feststehen?: Schließe die Liste spätestens 7 Tage vor dem Termin ab. Bis dahin sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche, medizinische Formulare und die Einteilung in Buddys und Tauchgruppen vorliegen.
Was muss ich am Tag vor der Tauchclinic prüfen?: Prüfe 24 Stunden vorher die Wettervorhersage, das alternative Programm, die Route und die Parkinformationen. Kontrolliere außerdem, ob Ausrüstung, Notrufnummern, Tauchflaggen und Verpflegung vollständig bereitliegen.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?: Plane mindestens 90 Minuten für das Öffnen der Location, die Kontrolle von Gelände und Ufer, Registrierung, Sitzbereiche und die Ausgabe der Ausrüstung ein. Bei mehreren Tauchgruppen solltest du zusätzlich 30 Minuten Puffer einrechnen.

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