Zo organiseer je een drumworkshop

Een drumworkshop staat of valt met de voorbereiding van de ruimte, instrumenten en geluidsinstallatie. Begin met het aantal deelnemers en reserveer daarna een geschikte locatie, genoeg djembés, cajóns en klein percussie-instrumentarium. Plan de opbouw ruim vóór ontvangst: drums plaatsen, microfoons aansluiten en muziek testen kosten meer tijd dan verwacht. Regel dieetwensen en catering vooraf, deel routegegevens en stuur kort voor de workshop een herinnering met praktische informatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst opstellen
5
Locatie reserveren
6
Druminstrumenten reserveren
7
Cateringhoeveelheden berekenen
8
Muziekprogramma afstemmen
2 personen
9
Route en parkeergegevens delen
10
Herinnering versturen
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Dranken koelen
13
Hapjes voorbereiden
2 personen
14
Catering voorbereiden
2 personen
15
Locatie openen
16
Ruimte ventileren
17
Tafels opstellen
2 personen
18
Stoelen klaarzetten
2 personen
19
Drums opstellen
3 personen
20
Microfoons aansluiten
2 personen
21
Muziek testen
2 personen
22
Servies klaarzetten
23
Ontvangsttafel inrichten

Event

24
Deelnemers ontvangen
2 personen
25
Workshopregels toelichten
26
Basistechnieken demonstreren
27
Ritme-oefeningen begeleiden
2 personen
28
Pauzedranken serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Groepsritmes begeleiden
2 personen
31
Dinerbuffet klaarzetten
2 personen
32
Diner serveren
3 personen
33
Servies afruimen
2 personen
34
Finale-oefening begeleiden
2 personen
35
Groepsoptreden uitvoeren
2 personen
36
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

37
Drums demonteren
3 personen
38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Servies afwassen
2 personen
41
Ruimte schoonmaken
3 personen
42
Meubilair terugplaatsen
2 personen
43
Voorraad controleren
44
Geleende materialen retourneren
2 personen
45
Borg en emballage afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 32
Tafelsaantal 5
Buffettafelaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Muziekinstrumenten

Djembésaantal 16
Cajónsaantal 16
Shakersaantal 16
Clavesaantal 16
Bekkensaantal 2
Trommelstokkenaantal 20

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Laptop
Timer

Servies

Drinkglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 35
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Schenk kannenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Dweilmop

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 32

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer instrumenten op basis van het definitieve aantal deelnemers en houd percussie zoals shakers, claves en trommelstokken apart klaar. Controleer uiterlijk één week vooraf of alles compleet en bruikbaar is.
Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw. Zet stoelen en tafels neer, plaats de drums, sluit speakers en microfoons aan en test het geluid vóór de eerste deelnemer binnenkomt.
Maak de ruimte niet te vol: laat rondom elke drum voldoende bewegingsruimte en houd kabels langs de rand. Ventileer vóór aanvang, want een actieve workshop warmt de zaal snel op.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bereken catering pas met de definitieve deelnemerslijst. Zet drank minimaal 2 uur vooraf koud en leg servies, opscheplepels en serveerschalen klaar.
Stuur 2 tot 3 dagen vooraf een herinnering met starttijd, route, parkeergegevens en wat deelnemers kunnen verwachten. Leg de workshopregels bij ontvangst kort uit, zodat de begeleider direct kan beginnen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een drumworkshop op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor een kleine groep en 2 uur bij meerdere instrumenten of microfoons. Plan de geluidscheck vóór de ontvangst, zodat kabels en volumeniveaus niet meer tijdens de workshop hoeven te worden aangepast.
Hoeveel drums heb je nodig voor een drumworkshop?: Plan in principe één bespeelbaar instrument per deelnemer. Vul dat aan met shakers, claves of bekkens voor afwisseling en controleer de definitieve deelnemerslijst uiterlijk één week vooraf voordat je de instrumenten reserveert.
Wanneer moet je de deelnemers van een drumworkshop een herinnering sturen?: Stuur de herinnering 2 tot 3 dagen vóór de workshop. Vermeld daarin de starttijd, route, parkeergegevens en eventuele praktische informatie over de ontvangst.
Wanneer regel je catering en dieetwensen voor een drumworkshop?: Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding en sluit de aantallen 5 tot 7 dagen vooraf af. Doe de boodschappen daarna op basis van de definitieve deelnemerslijst en koel de dranken minimaal 2 uur voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.