So organisierst du eine Trommelworkshop
Bei einer Trommelworkshop kommen Anmeldung, Instrumente, Technik und Verpflegung zusammen. Beginne mit Termin, Raum und Teilnehmerzahl, bevor du Djembés, Cajóns und weiteres Zubehör reservierst. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Abstimmung des Musikprogramms. Plane am Veranstaltungstag mindestens zwei Stunden für Lüften, Bestuhlung, Instrumente, Mikrofone und einen Soundcheck ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Einladungen verschicken
- 2
Anmeldungen bearbeiten
- 3
Ernährungswünsche erfassen
- 4
Teilnehmerliste erstellen
- 5
Location reservieren
- 6
Schlaginstrumente reservieren
- 7
Cateringmengen berechnen
- 8
Musikprogramm abstimmen
2 Personen
- 9
Route und Parkinformationen teilen
- 10
Erinnerung senden
- 11
Einkaufen gehen
2 Personen
- 12
Getränke kühlen
- 13
Snacks vorbereiten
2 Personen
- 14
Catering vorbereiten
2 Personen
- 15
Location öffnen
- 16
Raum lüften
- 17
Tische aufstellen
2 Personen
- 18
Stühle aufstellen
2 Personen
- 19
Trommeln aufstellen
3 Personen
- 20
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 21
Musik testen
2 Personen
- 22
Geschirr bereitstellen
- 23
Empfangstisch einrichten
Event
- 24
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 25
Workshopregeln erläutern
- 26
Grundtechniken vorführen
- 27
Rhythmusübungen anleiten
2 Personen
- 28
Pausengetränke servieren
2 Personen
- 29
Getränke nachfüllen
- 30
Gruppenrhythmen anleiten
2 Personen
- 31
Dinnerbuffet vorbereiten
2 Personen
- 32
Abendessen servieren
3 Personen
- 33
Geschirr abräumen
2 Personen
- 34
Finalprobe begleiten
2 Personen
- 35
Gruppenauftritt durchführen
2 Personen
- 36
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
Nachbereitung
- 37
Drums abbauen
3 Personen
- 38
Geräte ausschalten
2 Personen
- 39
Abfall sammeln
2 Personen
- 40
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 41
Raum reinigen
3 Personen
- 42
Möbel wieder aufstellen
2 Personen
- 43
Bestand prüfen
- 44
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 45
Pfand und Verpackung abrechnen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 32
- TischeAnz. 5
- Buffet-TischAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Musikinstrumente
- DjembésAnz. 16
- CajónsAnz. 16
- ShakerAnz. 16
- ClavesAnz. 16
- BeckenAnz. 2
- SchlagzeugstöckeAnz. 20
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- AudiokabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- Timer
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 35
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- Kaffeemaschine
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierschalenAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- Wischmopp
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 32
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst eine verbindliche Teilnehmerliste an und erfasse Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung. So kannst du Cateringmengen berechnen, statt kurzfristig nachzukaufen.
- Reserviere die Schlaginstrumente frühzeitig und plane pro Person einen festen Platz ein. Prüfe außerdem, ob Djembés, Cajóns, Shaker, Claves und Stöcke vollständig und einsatzbereit sind.
- Teste die Technik vor dem Eintreffen der Gruppe: Aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Audiokabel und Verlängerungskabel gehören zusammen aufgebaut. Starte den Musiktest mindestens 30 Minuten vor Beginn.
- Schicke die Erinnerung spätestens 48 Stunden vorher mit Route und Parkinformationen. Weise dabei auch auf Startzeit, Dauer und mögliche Ernährungsangaben hin.
- Öffne den Raum etwa zwei Stunden vorher. Lüfte zuerst, stelle danach Tische und Stühle auf, richte Empfangs- und Buffet-Tisch ein und kühle die Getränke, bevor die Teilnehmenden ankommen.
Häufige Fragen
- Wie viel Vorbereitungszeit braucht eine Trommelworkshop?
- Plane am Veranstaltungstag etwa zwei Stunden für Raum, Instrumente, Technik und Catering ein. Der Soundcheck sollte spätestens 30 Minuten vor dem offiziellen Beginn abgeschlossen sein.
- Wann sollte ich die Einladungen für eine Trommelworkshop verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise drei bis vier Wochen vorher. Bitte um eine verbindliche Anmeldung und schließe die Teilnehmerliste spätestens sieben Tage vor dem Termin.
- Wie viele Instrumente brauche ich pro Teilnehmer?
- Rechne mit mindestens einem Hauptinstrument pro Person, zum Beispiel einer Djembe oder einem Cajón. Für Shaker, Claves und andere Zusatzinstrumente solltest du einige Exemplare zum Wechseln bereithalten.
- Wann soll ich an Getränke und Snacks denken?
- Kaufe haltbare Snacks und Getränke spätestens am Vortag ein und kühle die Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig. Bereite frische Snacks und Catering idealerweise ein bis zwei Stunden vor Beginn vor.
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