Drumsworkshop organiseren: checklist en planning
Een drumsworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen drumstellen klaarzetten. Je moet deelnemers tijdig informeren, inschrijvingen en dieetwensen verwerken en controleren of alle apparatuur werkt. Plan daarnaast ruimte voor opbouw, registratie en een korte uitleg van het programma. Met deze checklist houd je overzicht vanaf de eerste uitnodiging tot de laatste ritmeoefening.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Reservering bevestigen
Inschrijvingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Muziekprogramma uitwerken
2 personen
Workshopmateriaal controleren
2 personen
Drumstellen testen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Ruimte inspecteren
2 personen
Meubilair klaarzetten
3 personen
Drumstellen opbouwen
3 personen
Oefenpads klaarleggen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Buffet voorbereiden
3 personen
Registratiebalie inrichten
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Basistechnieken demonstreren
2 personen
Ritmeoefeningen begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Samenspel begeleiden
3 personen
Avondbuffet serveren
3 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Drankpunt bijhouden
Groepsritmes instuderen
3 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Eindoptreden begeleiden
3 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Drumstellen afbreken
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 32
- Buffettafelsaantal 2
- Registratietafel
- Krukkenaantal 12
Apparatuur
- Drumstellenaantal 12
- Oefenpadsaantal 20
- Drumstokkenaantal 24
- Metronomenaantal 4
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Mengtafel
- Luidsprekersaantal 2
- Monitorluidspreker
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelhaspelsaantal 2
- Kabelgotenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
- Kabelbindersaantal 2
Servies
- Drinkglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 32
- Bordenaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Opscheplepelsaantal 6
- Soeplepelsaantal 4
- Koffiekannenaantal 3
- Thermoskannenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koks- en broodmessenaantal 4
- Soepkommenaantal 32
- Serveerkommenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 3
- Koelboxenaantal 3
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 35
- Stiftenaantal 6
- Programmapostersaantal 4
Verlichting
- LED-lichtslingersaantal 4
- Staande lampenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open de aanmeldingen zodra de reservering is bevestigd en verwerk inschrijvingen doorlopend. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, inclusief aanvangstijd, programma en wat ze zelf moeten meenemen.
- Controleer drumstellen, oefenpads, drumstokken en metronomen minimaal 1 dag vooraf. Test microfoons, mengtafel, luidsprekers en monitorluidspreker daarna met dezelfde opstelling als op de workshopdag.
- Plan voor de opbouw minstens 90 minuten. Zet drumstellen en krukken eerst op hun plaats, leg oefenpads klaar en sluit pas daarna de geluidsapparatuur aan.
- Plak kabels af voordat deelnemers binnenkomen. Gebruik kabelgoten, kabelbinders en gaffer tape op looproutes en test elke stekkerdoos en verlengkabel afzonderlijk.
- Richt de registratiebalie 30 minuten voor aanvang in. Zet deelnemersinformatie klaar, controleer de inschrijvingen en houd koffie, thee en gekoelde dranken pas na de ontvangst beschikbaar zodat de start rustig verloopt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een drumsworkshop organiseren?
- Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met de reservering, uitnodigingen en aanmeldingen. Rond inschrijvingen, dieetwensen en deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen voor de workshop af.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een drumsworkshop op te bouwen?
- Reken op minimaal 90 minuten voor drumstellen, krukken, oefenpads en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor de registratiebalie en een laatste controle van kabels en geluidsniveau.
- Welke techniek heb ik nodig voor een drumsworkshop?
- Controleer vooraf microfoons, microfoonstatieven, mengtafel, luidsprekers en een monitorluidspreker. Test de volledige keten minstens 1 dag eerder en nogmaals na het aansluiten op locatie.
- Wanneer moet ik drank en buffet voor een drumsworkshop regelen?
- Doe de boodschappen uiterlijk 1 dag vooraf en koel dranken enkele uren voor ontvangst. Verzamel dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf, zodat je het buffet en servies daarop kunt afstemmen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!