Scoutinghike organiseren: checklist voor een veilige hike

Een scoutinghike vraagt meer voorbereiding dan alleen een route uitstippelen. Je regelt vooraf toestemming, rustpunten, noodcontacten en een groepsindeling die past bij de route. In de laatste week controleer je het weer, druk je routekaarten af en verdeel je eten en drinken per groep. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, aanwezigheidregistratie en een korte veiligheidsinstructie voordat iedereen vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en rustpunten bepalen
2 personen
Route vooraf verkennen
2 personen
Start- en eindlocatie vastleggen
Toestemming voor route aanvragen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijsten afdrukken
Groepsindeling maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren over kleding
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Routekaarten printen
EHBO-set aanvullen
Rugzakken en kratten pakken
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Eten per groep verdelen
3 personen
Startlocatie opbouwen
4 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen
Routeposten markeren
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Groepen en begeleiders indelen
3 personen
Kaarten en kompassen uitdelen
2 personen
Hike laten starten
3 personen
Routeposten bemannen
4 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Water en snacks uitdelen
3 personen
Deelnemers terugmelden
2 personen
Maaltijd uitserveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondspel begeleiden
4 personen
Eindcontrole uitvoeren
2 personen
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Routeposten en markeringen verwijderen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Deelnemers over gevonden spullen berichten

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 12
Aanmeldtafel
Picknickdekensaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Powerbanksaantal 6

Navigatie

Kompasaantal 10
Waterdichte routekaartenaantal 12
Kaartlinialenaantal 10

Veiligheid

EHBO-setsaantal 3
Walkietalkiesaantal 6
Reflectiehesjesaantal 12
Fluitjesaantal 12

Verlichting

Hoofdlampenaantal 12
Zaklampenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Sportmateriaal

Rugzakkenaantal 12
Drinkflessenaantal 40
Pionnenaantal 20
Touwrollenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Waterkannenaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 3
Sponsjesaantal 6

Documentatie

Deelnemerslijstenaantal 6
Pennenaantal 12
Waterdichte mapjesaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verken de route vooraf volledig en noteer waar rustpunten, routeposten en waterpunten liggen. Plan bij een langere hike meerdere pauzes en houd een alternatief achter de hand bij slecht weer of een afgesloten pad.
Vraag toestemming voor de route minimaal 3 tot 4 weken vooraf aan. Leg de start- en eindlocatie pas definitief vast nadat je weet waar deelnemers veilig kunnen verzamelen en vertrekken.
Verzamel aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 1 week voor de hike. Print daarna de deelnemerslijsten en groepsindeling; bewaar een kopie bij de leiding en één exemplaar op de startlocatie.
Controleer 1 tot 2 dagen vooraf de weersverwachting en informeer deelnemers opnieuw over kleding, schoenen, drinken en verlichting. Neem bij een hike die na schemering eindigt hoofdlampen, zaklampen en reservebatterijen mee.
Pak eten, drinken en materiaal per groep in plaats van alles op één centrale plek te leggen. Controleer de EHBO-sets, walkietalkies, kompassen en waterdichte routekaarten nog vóór de startlocatie wordt opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een scoutinghike organiseren?: Begin minimaal 4 weken vooraf met de route, toestemming en start- en eindlocatie. Plan de groepsindeling, deelnemersinformatie en materiaalcontrole in de laatste 7 dagen.
Hoeveel drinken neem je mee tijdens een scoutinghike?: Reken op minimaal 1,5 liter drinken per deelnemer voor een hike van enkele uren en meer bij warm weer. Verdeel water over drinkflessen en neem extra water mee voor rustpunten en de gezamenlijke eetpauze.
Wanneer controleer je het weer voor een scoutinghike?: Controleer de verwachting 2 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Pas bij slecht weer de route, kledinginstructie en benodigde verlichting aan voordat deelnemers vertrekken.
Wat moet je op de startlocatie klaarzetten voor een scoutinghike?: Zet de aanmeldtafel, deelnemerslijsten, routekaarten, groepsindeling en EHBO-set klaar. Plan minimaal 30 minuten voor ontvangst en controleer vóór vertrek de aanwezigheid en veiligheidsinstructie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.