Checklist voor een dressuurwedstrijd organiseren
Een dressuurwedstrijd organiseren vraagt meer dan een ring en een startlijst. Je regelt tegelijk de wedstrijdindeling, jury, paardenlogistiek, communicatie en veiligheid. Begin met locatie, datum en reglement en werk daarna toe naar definitieve inschrijvingen en starttijden. Vooral medische contacten, paddockbegeleiding, parkeerindeling en voldoende stroom voor laptop en printer worden geregeld of gecontroleerd wanneer het al bijna te laat is. Met deze checklist houd je de voorbereiding per onderdeel bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdlocatie vastleggen
Wedstrijddatum bevestigen
Wedstrijdreglement controleren
Proeven en klassen bepalen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Startlijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Juryleden bevestigen
Ringmeester aanwijzen
Schrijvers aanwijzen
Paddockbegeleiders aanwijzen
EHBO-contact vastleggen
Dierenartscontact vastleggen
Hoofdsteward informeren
Parkeerindeling maken
Routebeschrijving versturen
Deelnemersinformatie versturen
Startgeld en betalingen controleren
2 personen
Startlijst definitief maken
2 personen
Starttijden publiceren
Juryproeven afdrukken
Startnummers afdrukken
Prijzen en linten bestellen
Catering reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Paardenboxen controleren
2 personen
Wedstrijdbanen slepen
2 personen
Parkeerterrein markeren
2 personen
Juryhok inrichten
2 personen
Startlijsten sorteren
2 personen
Prijzen klaarleggen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Wedstrijdletters plaatsen
2 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Event
Paarden aanmelden
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paarden naar boxen begeleiden
2 personen
Publiek ontvangen
2 personen
Jurybriefing verzorgen
2 personen
Ruiters naar losrijbaan verwijzen
2 personen
Startvolgorde omroepen
Proeven begeleiden
2 personen
Juryformulieren ophalen
Uitslagen verwerken
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Toiletten controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Prijsuitreiking klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Vertrek paarden begeleiden
2 personen
Publiek uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Wedstrijdmateriaal afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Paardenboxen schoonmaken
2 personen
Uitslagen publiceren
Prijzen en formulieren archiveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Klaptafelaantal 8
- Stoelaantal 80
- Barkrukaantal 4
- Jurytafelaantal 2
- Jurystoelaantal 6
- Afvalbakaantal 8
Sportmateriaal
- Dressuurring
- Dressuurletters
- Losrijbaanletters
- Ringafzetting
- Pionaantal 20
- Startnummeraantal 50
- Startnummerhouderaantal 50
- Poetskistaantal 2
- Kruiwagenaantal 2
- Vorkaantal 4
- Hooivorkaantal 2
- Watertonaantal 4
- Drinkemmeraantal 10
- Hooinetaantal 10
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Verlengkabelaantal 4
- Stekkerdoosaantal 4
- Mobiele telefoonaantal 4
- Portofoonaantal 6
- Geluidsspeakeraantal 2
- Draadloze microfoon
Verlichting
- Bouwlampaantal 4
- Lichtslangaantal 2
Servies
- Koffiekopaantal 60
- Waterglasaantal 80
- Wijnglasaantal 40
- Bordaantal 80
- Vorkaantal 80
- Mesaantal 80
- Lepelaantal 60
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Thermoskanaantal 4
- Koelboxaantal 4
- Serveerschaalaantal 8
- Schaal voor belegaantal 6
- Broodmesaantal 2
- Snijplankaantal 4
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelaantal 4
- Flessenopeneraantal 3
- Kanaantal 6
Decoratie
- Wedstrijdvlagaantal 12
- Tafelloperaantal 8
- Prikbordaantal 2
- Pijlenbordaantal 6
- Klembordaantal 8
- Lint voor winnaarsaantal 30
- Rosetteaantal 30
- Prijzendoosaantal 10
Schoonmaak
- Bezemaantal 4
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilaantal 4
- Emmeraantal 4
- Handvegeraantal 4
- Toiletborstelaantal 2
- Reinigingssprayaantal 4
- Handzeepdispenseraantal 4
- Afwasbakaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de wedstrijddatum en locatie eerst vast en controleer direct welke proeven, klassen en wedstrijdregels gelden. Zonder die keuzes kun je geen betrouwbaar inschrijfformulier of deelnemersinformatie publiceren.
- Plan de inschrijvingen met een duidelijke sluitingsdatum en verwerk betalingen wekelijks. Maak de startlijst pas definitief nadat je startgeld, afmeldingen en eventuele dieetwensen hebt gecontroleerd.
- Bevestig juryleden, ringmeester, schrijvers en paddockbegeleiders uiterlijk enkele weken vooraf. Geef iedere vrijwilliger een begintijd, taak en bereikbaar telefoonnummer; op de wedstrijddag voorkomt dat zoeken bij de jurytafel of losrijbaan.
- Stuur routebeschrijving, parkeerindeling, deelnemersinformatie en starttijden als één pakket. Vermeld waar de dressuurring, losrijbaan, watertonnen, paddock en EHBO-contact te vinden zijn, zodat deelnemers niet op locatie hoeven te improviseren.
- Test de laptop, printer, verlengkabels, stekkerdozen, portofoons en geluidsinstallatie vóór de wedstrijddag. Print juryproeven, startnummers en een reservekopie vooraf en zet een bouwlamp klaar als de controle of afbouw buiten bij weinig licht plaatsvindt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dressuurwedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum, reglement, proeven en jury. Plan de inschrijvingssluiting ongeveer 2 tot 3 weken voor de wedstrijd, zodat je daarna startlijst en starttijden definitief kunt maken.
- Wanneer moet de startlijst van een dressuurwedstrijd definitief zijn?
- Maak de startlijst meestal 5 tot 7 dagen vooraf definitief. Controleer dan eerst betalingen, afmeldingen, klassen, startvolgorde en beschikbare juryproeven; publiceer de starttijden daarna direct aan de deelnemers.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dressuurwedstrijd?
- Reken minimaal op 1 jury, 1 ringmeester, 1 schrijver en 1 paddockbegeleider per gelijktijdig gebruikte ring. Voeg daarnaast minstens 1 EHBO-contact en een wedstrijdcoördinator toe; bij meerdere ringen groeit de bezetting per ring mee.
- Wat moet ik op de wedstrijddag klaarzetten voor een dressuurwedstrijd?
- Zet vóór de eerste start de dressuurring, dressuurletters, ringafzetting, startnummers, jurytafel en juryproeven klaar. Controleer ook watervoorziening, parkeerbewegwijzering, EHBO-contact, portofoons, printer en stroom; plan hiervoor minimaal 90 minuten opbouwtijd.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!