Checklist pour organiser un concours de dressage

Un concours de dressage repose sur une préparation précise, bien avant l’arrivée des chevaux. Il faut verrouiller le règlement, les catégories, les inscriptions et la liste de départ, puis coordonner le jury, le paddock, l’accueil et les secours. Cette checklist rassemble les 75 tâches et 68 fournitures nécessaires, du choix du lieu à la remise des prix. Utilisez-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le lieu de la compétition
Confirmer la date du match
Vérifier le règlement de la compétition
Déguster et définir les catégories
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Tenir la liste de départ
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les jurés
Désigner le maître de ring
Désigner les rédacteurs
Désigner les accompagnateurs du paddock
Consigner le contact de premiers secours
Noter le contact du vétérinaire
Informer le steward principal
Créer l’agencement du parking
Envoyer les indications d'accès
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les frais d’inscription et les paiements
2 personnes
Finaliser la liste de départ
2 personnes
Publier les heures de départ
Imprimer les fiches de dégustation du jury
Imprimer les dossards
Commander les prix et les rubans
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les boxes pour chevaux
2 personnes
Traçage des pistes de compétition
2 personnes
Baliser le parking
2 personnes
Aménager la cabane du jury
2 personnes
Trier les listes de départ
2 personnes
Préparer les prix
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les lettres du concours
2 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes

Événement

Enregistrer les chevaux
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Conduire les chevaux aux boxes
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Assurer le briefing du jury
2 personnes
Orienter les cavaliers vers la piste d’échauffement
2 personnes
Annoncer l’ordre de départ
Accompagner les dégustations
2 personnes
Récupérer les formulaires du jury
Traiter les résultats
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vider les poubelles
2 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Accompagner le départ des chevaux
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les boxes à chevaux
2 personnes
Publier les résultats
Archiver les prix et les formulaires
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaiseqté 80
Tabouret de barqté 4
Table du juryqté 2
Chaise du juryqté 6
Poubelleqté 8

Matériel de sport

Carré de dressage
Lettres de dressage
Lettres de carrière à détacher
Barrières circulaires
Côneqté 20
Dossardqté 50
Porte-dossardqté 50
Caisse de nettoyageqté 2
Brouetteqté 2
Fourchetteqté 4
Fourcheqté 2
Baril d'eauqté 4
Seau à boissonsqté 10
Filet à foinqté 10

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 4
Téléphone mobileqté 4
Talkie-walkieqté 6
Haut-parleurqté 2
Micro sans fil

Éclairage

Projecteur de chantierqté 4
Guirlande lumineuseqté 2

Vaisselle

Tasse à caféqté 60
Verre à eauqté 80
Verre à vinqté 40
Assietteqté 80
Fourchetteqté 80
Couteauqté 80
Cuillèreqté 60

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièreqté 4
Plat de serviceqté 8
Récipient pour garnitureqté 6
Couteau à painqté 2
Planche à découperqté 4
Pincesqté 6
Cuillère de serviceqté 4
Ouvre-bouteilleqté 3
Carafeqté 6

Décoration

Drapeau de compétitionqté 12
Chemin de tableqté 8
Panneau d’affichageqté 2
Panneau de flèchesqté 6
Presse-papiersqté 8
Ruban pour les gagnantsqté 30
Rosetteqté 30
Boîte à lotsqté 10

Nettoyage

Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 3
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Balayetteqté 4
Brosse de toilettesqté 2
Spray nettoyantqté 4
Distributeur de savon pour les mainsqté 4
Évier de vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer le lieu, la date et le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Les catégories et les conditions d’engagement doivent être claires dès la publication du formulaire.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concours. Il vous restera du temps pour traiter les paiements, recueillir les besoins alimentaires et finaliser la liste de départ.
Attribuez chaque rôle à l’avance : jurés, maître de ring, rédacteurs, accompagnateurs du paddock, steward principal et contacts de premiers secours et du vétérinaire. Notez leurs numéros dans un téléphone dédié et prévoyez des talkies-walkies pour les zones éloignées.
Publiez les horaires de départ dès que la liste est finalisée et envoyez les indications d’accès avec le plan du parking. Les participants doivent savoir où stationner, où retirer leur dossard et quand se présenter au paddock.
Testez l’installation technique la veille ou au moins 2 heures avant le premier départ. Vérifiez l’ordinateur, l’imprimante, les rallonges, les multiprises, le haut-parleur, le micro sans fil et les projecteurs de chantier.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concours de dressage ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu et le règlement, de recruter le jury, d’ouvrir les inscriptions et de commander les prix et les rubans.
Quand publier la liste de départ d’un concours de dressage ?: Finalisez-la après la clôture des inscriptions et publiez les heures de départ au moins 48 heures avant la compétition. Envoyez en même temps les informations d’accès, le parking et les consignes aux participants.
Quel matériel prévoir pour un concours de dressage ?: Prévoyez notamment le carré de dressage, les lettres, les dossards, les tables du jury, les fiches d’évaluation, ainsi que le matériel d’entretien et d’évacuation. Ajoutez un ordinateur, une imprimante, des rallonges, un système audio et un éclairage de secours.
Qui faut-il désigner pour encadrer un concours de dressage ?: Désignez au minimum les jurés, le maître de ring, les rédacteurs, les accompagnateurs du paddock et un steward principal. Ajoutez un contact joignable pour les premiers secours et un autre pour le vétérinaire, avec leurs coordonnées disponibles le jour J.

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