Drakenbootrace organiseren: checklist en planning

Een drakenbootrace vraagt om meer dan boten en teams. Je regelt tegelijk de waterlocatie, vergunningen, reddingsdienst, wedstrijdindeling en communicatie met deelnemers. Begin vroeg met de veiligheidsafspraken en reserveer boten, peddels en zwemvesten voordat je teams definitief indeelt. Deze checklist volgt de praktische volgorde van voorbereiding tot wedstrijddag, inclusief zaken die organisatoren vaak pas laat missen, zoals een alternatief weerplan, waterdichte communicatie en een duidelijk wedstrijdreglement.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen aanvragen
Waterlocatie reserveren
Reddingsdienst vastleggen
Drakenboten reserveren
Start- en finishlijn bepalen
2 personen
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Teams werven
3 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling bevestigen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Route en regels publiceren
Prijzen en medailles bestellen
Draaiboek afdrukken
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Weersverwachting controleren
Alternatief weerplan bevestigen
2 personen
Boten en materialen controleren
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen ophalen
Drank koelen
2 personen
Startpakketten samenstellen
3 personen
Naambadges sorteren
2 personen
Locatie inspecteren
3 personen
Podium en registratiebalie opbouwen
4 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Wedstrijdboeien uitzetten
4 personen
Start- en finishboeien plaatsen
4 personen
Boten aan de steiger leggen
6 personen
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Cateringbuffet inrichten
4 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

Veiligheidsbriefing houden
4 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Teams registreren
3 personen
Startpakketten uitdelen
3 personen
Peddels en zwemvesten uitdelen
4 personen
Opwarming begeleiden
2 personen
Openingsbriefing presenteren
2 personen
Eerste race begeleiden
6 personen
Tweede race begeleiden
6 personen
Derde race begeleiden
6 personen
Tussenstanden publiceren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Ongevallen registreren
2 personen
Halve finales begeleiden
6 personen
Finale begeleiden
6 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afscheidsaankondiging doen
Deelnemers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

Boten uit het water halen
6 personen
Peddels en vesten innemen
4 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Meubilair afbouwen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Boeien en lijnen ophalen
4 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen reinigen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 4
Inklaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Registratiebalieaantal 2
Afvalbakkenaantal 12
Podiumdelenaantal 4

Sportmateriaal

Drakenbotenaantal 4
Wedstrijdpeddelsaantal 80
Reservepeddelsaantal 12
Zwemvestenaantal 100
Drakentrommelsaantal 4
Startboeienaantal 2
Wedstrijdboeienaantal 12
Finishboeienaantal 2
Boeilijnenaantal 16
Landvastenaantal 12
Peddelrekkenaantal 4
Teamhesjesaantal 100
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 8
Megafonenaantal 3
Waterdichte scorebordenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4
Waterdichte opbergboxenaantal 10
Reddingsboeienaantal 8
Werplijnenaantal 6
Waterdichte portofoonsaantal 8
Reddingsdekensaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Koelkompressenaantal 12
Nitrilhandschoenenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 8
Waterdichte tabletsaantal 2
Printer
Laptopsaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledbouwlampenaantal 6
Verlengsnoeren voor buitenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamvlaggenaantal 16
Start- en finishbannersaantal 4
Pijlbordenaantal 12
Prijzentafelkleed
Tafelkledenaantal 12
Teamnummerbordenaantal 16

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 180
Herbruikbaar bestekaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Koelelementenaantal 40
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveertangenaantal 10
Voedselbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Koelmattenaantal 6

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Afwasteiltjesaantal 4
Dweilsetsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de veiligheidsorganisatie vast voordat je inschrijvingen opent. Spreek af hoeveel reddingsmedewerkers nodig zijn, waar reddingsboeien en werplijnen liggen en hoe de communicatie met waterdichte portofoons verloopt.
Plan de teamindeling pas nadat dieetwensen en aanmeldingen zijn verwerkt. Verstuur de definitieve indeling en deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de race, zodat teams weten waar en wanneer ze zich melden.
Controleer het wedstrijdmateriaal minimaal 1 week vooraf. Tel naast de drakenboten ook wedstrijd- en reservepeddels, zwemvesten, boeien, boeilijnen en landvasten; vervang ontbrekende onderdelen vóór de opbouw.
Maak een wedstrijdschema met vaste tijden voor registratie, briefing, heats en prijsuitreiking. Zet het schema op waterdichte scoreborden en houd stopwatches, fluitjes en megafonen bij de wedstrijdleiding.
Bevestig het alternatief weerplan uiterlijk 48 uur voor de race. Controleer opnieuw de weersverwachting en informeer teams direct als de starttijd, route of doorgang verandert. Daarmee voorkom je dat deelnemers pas op locatie horen wat er is aangepast.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een drakenbootrace organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Vergunningen, waterlocatie, reddingsdienst en drakenboten moeten meestal geregeld zijn voordat je teams definitief uitnodigt. Plan de laatste materiaalcontrole in de week voor de race.
Hoeveel mensen zitten er in een drakenbootteam?: Het exacte aantal hangt af van de boot en het wedstrijdreglement. Leg het aantal roeiers, de trommelaar en eventuele reserveleden uiterlijk bij de inschrijving vast, zodat je teamindeling en bootverdeling minstens 7 dagen vooraf kunt bevestigen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een drakenbootrace controleren?: Controleer het weer dagelijks in de laatste week en opnieuw 48 uur voor de start. Gebruik die laatste controle om het alternatief weerplan te bevestigen en deelnemers tijdig te informeren over wijzigingen.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een drakenbootrace?: Reken minimaal op zwemvesten voor alle deelnemers, reddingsboeien, werplijnen, reddingsdekens en waterdichte portofoons. Leg deze materialen vóór de eerste briefing op vaste, gemarkeerde plekken en controleer ze nogmaals op de wedstrijddag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.