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Organiser une course de bateaux-dragons : la checklist

Une course de bateaux-dragons demande une préparation précise, car la sécurité sur l’eau, les inscriptions et le planning des manches dépendent les uns des autres. Commence par obtenir les autorisations et réserver le site, les bateaux et les secours. Ensuite, structure les équipes, le règlement, le parcours et les bénévoles. Cette checklist couvre aussi les détails souvent oubliés : pagaies de rechange, plan météo, besoins alimentaires, affichage étanche et informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Demander les autorisations

  • Réserver le site au bord de l'eau

  • Réserver le service de secours

  • Réserver les bateaux dragons

  • Définir les lignes de départ et d'arrivée

    2 personnes

  • Établir le règlement du concours

    2 personnes

  • Élaborer le plan de sécurité

    2 personnes

  • Recruter des équipes

    3 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Contacter les sponsors

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer la répartition des équipes

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Établir le planning des matchs

    2 personnes

  • Publier le parcours et les règles

  • Commander les prix et médailles

  • Imprimer le déroulé

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux participants

  • Vérifier les prévisions météo

  • Confirmer le plan météo de secours

    2 personnes

  • Vérifier les bateaux et le matériel

    3 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les prix

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Composer les kits de démarrage

    3 personnes

  • Trier les badges nominatifs

    2 personnes

  • Inspecter le lieu

    3 personnes

  • Monter la scène et le comptoir d’inscription

    4 personnes

  • Installer les tentes de fête

    6 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Installer les bouées du parcours

    4 personnes

  • Installer les bouées de départ et d’arrivée

    4 personnes

  • Amarrer les bateaux au quai

    6 personnes

  • Préparer le matériel de sécurité

    3 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Mettre en place le buffet traiteur

    4 personnes

  • Préparer le matériel d'inscription

    2 personnes

  • Installer le poste de premiers secours

    2 personnes

  • Briefer les bénévoles

    3 personnes

Événement

  • Donner le briefing de sécurité

    4 personnes

  • Accueillir les participants

    4 personnes

  • Enregistrer les équipes

    3 personnes

  • Distribuer les kits de départ

    3 personnes

  • Distribuer les pagaies et les gilets de sauvetage

    4 personnes

  • Encadrer l’échauffement

    2 personnes

  • Présenter le briefing d’ouverture

    2 personnes

  • Encadrer la première course

    6 personnes

  • Encadrer la deuxième course

    6 personnes

  • Encadrer la troisième course

    6 personnes

  • Publier les classements intermédiaires

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Informer le public

    2 personnes

  • Enregistrer les accidents

    2 personnes

  • Encadrer les demi-finales

    6 personnes

  • Encadrer la finale

    6 personnes

  • Vérifier les résultats

    2 personnes

  • Assurer la remise des prix

    3 personnes

  • Faire l’annonce de clôture

  • Faire partir les participants en toute sécurité

    3 personnes

Suivi

  • Sortir les bateaux de l'eau

    6 personnes

  • Récupérer les pagaies et les gilets

    4 personnes

  • Démonter la sono

    2 personnes

  • Ranger le service traiteur

    4 personnes

  • Démonter le mobilier

    5 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Récupérer les bouées et les lignes

    4 personnes

  • Nettoyer le site

    6 personnes

  • Évacuer les déchets en tri sélectif

    3 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Remettre le lieu en état

    2 personnes

  • Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tente de réceptionqté 4
  • Tables pliantesqté 12
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tabourets de barqté 12
  • Comptoir d'inscriptionqté 2
  • Poubellesqté 12
  • Éléments de podiumqté 4

Matériel de sport

  • Bateaux-dragonsqté 4
  • Pagaies de courseqté 80
  • Pagaies de rechangeqté 12
  • Gilets de sauvetageqté 100
  • Tambours de dragonqté 4
  • Bouées de départqté 2
  • Bouées de compétitionqté 12
  • Bouées d’arrivéeqté 2
  • Lignes de bouéesqté 16
  • Aussièresqté 12
  • Supports à pagaiesqté 4
  • Chasubles d’équipeqté 100
  • Chronomètresqté 6
  • Siffletsqté 8
  • Mégaphonesqté 3
  • Tableaux de score étanchesqté 4
  • Rallonges à enrouleurqté 4
  • Boîtes de rangement étanchesqté 10
  • Bouées de sauvetageqté 8
  • Lignes de lancerqté 6
  • Talkies-walkies étanchesqté 8
  • Couvertures de survieqté 20
  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Packs de froidqté 12
  • Gants en nitrileqté 4

Équipement

  • Haut-parleursqté 4
  • Table de mixage
  • Microphones sans filqté 2
  • Pieds de haut-parleurqté 4
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Batteries externesqté 8
  • Tablettes étanchesqté 2
  • Imprimante
  • Ordinateurs portablesqté 2

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 8
  • Projecteurs LEDqté 6
  • Rallonges pour l'extérieurqté 6

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Drapeaux d’équipeqté 16
  • Bannières de départ et d’arrivéeqté 4
  • Panneaux indicateursqté 12
  • Nappe pour table des prix
  • Nappesqté 12
  • Panneaux de numéro d’équipeqté 16

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Assiettes réutilisablesqté 180
  • Couverts réutilisablesqté 200
  • Tasses à caféqté 100
  • Verres à théqté 100
  • Louchesqté 12
  • Petits bolsqté 20
  • Thermosqté 6

Cuisine

  • Glacièresqté 8
  • Pains de glaceqté 40
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 2
  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de chefqté 6
  • Pinces de serviceqté 10
  • Bacs alimentairesqté 20
  • Papier aluminiumqté 4
  • Film alimentaireqté 4
  • Tapis rafraîchissantsqté 6

Nettoyage

  • Balais à mainqté 4
  • Balayette et pelleqté 4
  • Raclettes de solqté 2
  • Seaux de nettoyageqté 4
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Bacs à vaisselleqté 4
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
  • Porte-papier toiletteqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve le site au bord de l’eau, les bateaux-dragons et le service de secours plusieurs semaines à l’avance. Sans ces trois confirmations, tu ne peux pas finaliser le parcours ni le plan de sécurité.
  • Fixe les lignes de départ et d’arrivée avant de publier les règles. Prévois aussi les bouées, les lignes de bouées et une solution pour chronométrer chaque manche.
  • Ferme les inscriptions avant d’établir la répartition des équipes et le planning des matchs. Demande les besoins alimentaires au même moment pour éviter les changements de dernière minute.
  • Attribue chaque bénévole à une mission précise et fournis des talkies-walkies étanches aux responsables sur l’eau et à terre. Imprime le déroulé, les scores et les consignes de sécurité en plusieurs exemplaires.
  • Vérifie la météo la veille et confirme le plan de secours au plus tard le matin de l’événement. Informe immédiatement les équipes si l’horaire, le parcours ou les conditions de navigation changent.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une course de bateaux-dragons ?
Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le site au bord de l’eau, les bateaux, les secours et les sponsors doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions des équipes ?
Ouvre le formulaire environ 6 semaines avant la course et fixe une date de clôture 10 à 14 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, répartir les équipes et établir le planning des manches.
Quel matériel de sécurité prévoir pour une course de bateaux-dragons ?
Prévois des gilets de sauvetage pour tous les participants, des bouées de sauvetage, des lignes de lancer, des couvertures de survie et des talkies-walkies étanches. Le service de secours doit aussi valider le plan de sécurité avant le jour J.
Quand envoyer les informations aux participants ?
Envoie un premier message dès la confirmation de l’inscription, puis les informations finales 5 à 7 jours avant la course. Indique le parcours, les règles, l’horaire d’arrivée, la composition des équipes et le plan météo de secours.

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