LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde drafsportwedstrijd

Een drafsportwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een baan en deelnemers. Je regelt tegelijk vergunningen, verzekering, dierenarts, wedstrijdreglement en een veilige inrichting van het terrein. Daarna volgen inschrijvingen, koersindeling, startnummers, vrijwilligers en catering. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde, met extra aandacht voor zaken die vaak pas op de wedstrijddag worden ontdekt, zoals ontbrekende paarden- en ruitergegevens, onverlichte looproutes en onvoldoende waterbakken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Wedstrijdlocatie reserveren

  • Wedstrijdvergunning aanvragen

  • Verzekering controleren

  • Dierenarts vastleggen

  • Wedstrijdreglement vastleggen

    2 personen

  • Koersindeling opstellen

    2 personen

  • Deelnemers uitnodigen

    2 personen

  • Inschrijfformulier versturen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Paarden- en ruitergegevens controleren

    2 personen

  • Startnummers toewijzen

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering bestellen

  • Prijzen en linten bestellen

  • Materiaal reserveren

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Deelnemersbrief versturen

  • Weersverwachting controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Startlijsten afdrukken

  • Wedstrijdformulieren klaarleggen

  • Terrein inspecteren

    3 personen

  • Piste egaliseren

    3 personen

  • Veiligheidshekken plaatsen

    4 personen

  • Start- en finishlijn markeren

    2 personen

  • Paddock indelen

    3 personen

  • Stallen en boxen controleren

    2 personen

  • Publieksvakken afzetten

    3 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Tent en verkooppunt opbouwen

    4 personen

  • Startklok en geluidsset plaatsen

    2 personen

  • Dierenartsruimte inrichten

    2 personen

  • Catering voorbereiden

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Inschrijftafel klaarzetten

    2 personen

Event

  • Deelnemers aanmelden

    3 personen

  • Paarden veterinair controleren

    2 personen

  • Startnummers uitdelen

    2 personen

  • Publiek ontvangen

    3 personen

  • Wedstrijdbriefing geven

    3 personen

  • Paarden naar paddock begeleiden

    4 personen

  • Koersen laten starten

    5 personen

  • Tijden en uitslagen registreren

    3 personen

  • Piste tussentijds onderhouden

    3 personen

  • Dranken serveren

    3 personen

  • Hapjes en maaltijden serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Tussenstanden publiceren

  • Prijsuitreiking voorbereiden

    2 personen

  • Prijzen en linten uitreiken

    3 personen

  • Paarden veilig laten vertrekken

    4 personen

  • Publiek uitgeleiden

    3 personen

Nazorg

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Terrein schoonmaken

    5 personen

  • Hekken en markeringen verwijderen

    4 personen

  • Materiaal verzamelen

    3 personen

  • Afval afvoeren

    2 personen

  • Gehuurd materiaal retourneren

    2 personen

  • Uitslagen aan deelnemers sturen

  • Locatie schoon opleveren

    3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Klaptafelsaantal 12
  • Klapstoelenaantal 120
  • Partytentenaantal 3
  • Barkrukkenaantal 6

Sportmateriaal

  • Pionnenaantal 40
  • Afzethekkenaantal 80
  • Startnummersaantal 30
  • Startnummerhoudersaantal 30
  • Markeerverfaantal 6
  • Meetlintenaantal 3
  • Stopwatchesaantal 4
  • Startbel
  • Scorebordenaantal 2
  • Hooibalenaantal 20
  • Waterbakken voor paardenaantal 12
  • Emmersaantal 20
  • Scheppenaantal 6
  • Kruiwagensaantal 3

Apparatuur

  • Portofoonsaantal 8
  • Draagbare speakersaantal 2
  • Microfoon
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

  • Ledlampenaantal 8
  • Kabelhaspelsaantal 3

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 180
  • Bordenaantal 150
  • Besteksetsaantal 150
  • Koffiekopjesaantal 100

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Serveerschalenaantal 12
  • Opscheplepelsaantal 12
  • Snijplankenaantal 4
  • Messenaantal 6
  • Tangenaantal 6
  • Koelelementenaantal 20
  • Handwasbakkenaantal 2

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Wedstrijdvlaggenaantal 6
  • Prijslintjesaantal 12
  • Tafelkledenaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Stoffer en blikaantal 4
  • Bezemaantal 4
  • Dweilsetsaantal 3
  • Schoonmaakemmersaantal 4
  • Toiletborstelsaantal 4
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Brandblussersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg vergunning, verzekering, dierenarts en wedstrijdreglement vroeg vast. Controleer uiterlijk 6 weken voor de wedstrijd of de vergunningaanvraag compleet is en of de dierenarts daadwerkelijk beschikbaar is.
  • Sluit de inschrijving niet zonder controle af. Verwerk de aanmeldingen, controleer paarden- en ruitergegevens en verstuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd, inclusief starttijd, koersindeling en praktische instructies.
  • Plan de terreinopbouw als een aparte klus. Zet veiligheidshekken, afzethekken, start- en finishmarkeringen en waterbakken voor paarden uiterlijk 2 uur voor de eerste start klaar; egaliseer en inspecteer de piste daarna nogmaals.
  • Maak vrijwilligers inzetbaar met duidelijke posten en communicatie. Deel portofoons uit aan de wedstrijdleiding, baanposten en hulpverlening en leg per post één aanspreekpunt en een overdrachtstijd vast.
  • Print wedstrijddocumenten niet pas bij aankomst. Leg startlijsten, wedstrijdformulieren, startnummers, linten en prijzen minimaal 60 minuten voor de eerste koers klaar en test microfoon, startbel en scoreborden vooraf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een drafsportwedstrijd organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, vraag de wedstrijdvergunning aan, controleer de verzekering en leg de dierenarts vast. Houd de laatste 2 weken vrij voor inschrijvingen, koersindeling en terreinplanning.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een drafsportwedstrijd sluiten?
Sluit de inschrijving uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd, zodat je paarden- en ruitergegevens kunt controleren en de koersindeling kunt maken. Verstuur de deelnemersbrief daarna uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijddag.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van het wedstrijdterrein?
Reken op minimaal 2 uur voor de opbouw en nog 30 minuten voor een veiligheidscontrole. Plaats eerst hekken en markeringen, richt daarna de piste in en controleer vervolgens start- en finishlijn, waterbakken, verlichting en kabels.
Wat moet ik op de wedstrijddag als eerste controleren?
Controleer minimaal 90 minuten voor de eerste start het terrein, de piste, veiligheidshekken, startnummers en wedstrijdformulieren. Test daarna de startbel, microfoon, portofoons en scoreborden en bevestig dat de dierenarts en vrijwilligers aanwezig zijn.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!