Course de trot : la checklist pour tout organiser

Organiser une course de trot demande de coordonner le lieu, les chevaux, les cavaliers, les officiels et le public. Commence les démarches plusieurs semaines à l’avance : autorisation, assurance, vétérinaire et règlement conditionnent tout le reste. Ensuite, fixe le parcours, ouvre les inscriptions et prépare le matériel de chronométrage, de sécurité et d’accueil. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs jusqu’au marquage de la piste et à l’accueil des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Demander une autorisation de compétition
Vérifier l’assurance
Faire appel à un vétérinaire
Définir le règlement du concours
2 personnes
Établir le plan de parcours
2 personnes
Inviter les participants
2 personnes
Envoyer le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Vérifier les données des chevaux et des cavaliers
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Commander les prix et les rubans
Réserver le matériel
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer la lettre aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les listes de départ
Préparer les feuilles de match
Inspecter le site
3 personnes
Niveler la piste
3 personnes
Installer des barrières de sécurité
4 personnes
Marquer la ligne de départ et d’arrivée
2 personnes
Répartir le paddock
3 personnes
Vérifier les écuries et les boxes
2 personnes
Délimiter les zones du public
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter la tente et le point de vente
4 personnes
Installer l’horloge de départ et le matériel sonore
2 personnes
Aménager la salle vétérinaire
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Inscrire les participants
3 personnes
Contrôler les chevaux par le vétérinaire
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Donner le briefing de la compétition
3 personnes
Accompagner les chevaux au paddock
4 personnes
Lancer les courses
5 personnes
Enregistrer les temps et les résultats
3 personnes
Entretenir la piste entre-temps
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir les collations et les repas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Publier les classements intermédiaires
Préparer la remise des prix
2 personnes
Remettre les prix et les rubans
3 personnes
Faire partir les chevaux en toute sécurité
4 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Retirer les barrières et les marquages
4 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tentes de réceptionqté 3
Tabourets de barqté 6

Matériel de sport

Cônesqté 40
Barrières de sécuritéqté 80
Numéros de départqté 30
Porte-dossardsqté 30
Peinture de marquageqté 6
Mètres rubansqté 3
Chronomètresqté 4
Cloche de départ
Panneaux de scoreqté 2
Bottes de foinqté 20
Bacs à eau pour chevauxqté 12
Seauxqté 20
Pellesqté 6
Brouettesqté 3

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 12
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 20
Lavabos pour les mainsqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de matchqté 6
Étiquettes de prixqté 12
Nappesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seaux de nettoyageqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 3

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et lance les demandes administratives au moins 6 à 8 semaines avant la course. Vérifie séparément l’autorisation de compétition et la couverture d’assurance, car l’une ne remplace pas l’autre.
Ferme les inscriptions 10 à 14 jours avant l’épreuve. Ce délai permet de contrôler les données des chevaux et des cavaliers, d’attribuer les numéros de départ et d’imprimer les listes sans correction de dernière minute.
Prépare un plan de parcours avec une ligne de départ et une ligne d’arrivée clairement visibles. Prévoyez les cônes, les barrières de sécurité, la peinture de marquage et les mètres rubans avant l’inspection du site.
Désigne un responsable par zone et répartis les bénévoles au moins 7 jours avant l’événement. Les talkies-walkies sont particulièrement utiles pour relier le départ, l’arrivée, le secrétariat et la zone réservée aux chevaux.
Vérifie la météo 48 heures avant, puis de nouveau le matin de la course. Prévois l’installation des tentes, des points d’eau pour les chevaux et de l’éclairage suffisamment tôt pour absorber un changement de conditions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de trot ?: Prévoyez généralement 6 à 8 semaines. Ce délai couvre la réservation du lieu, l’autorisation de compétition, l’assurance, le vétérinaire, les inscriptions et la commande du matériel.
Quand envoyer les inscriptions pour une course de trot ?: Ouvrez les inscriptions environ 4 semaines avant la course et fixez une clôture 10 à 14 jours avant. Vous aurez ensuite le temps de vérifier les données et de préparer les numéros de départ.
Quel matériel faut-il prévoir pour une course de trot ?: Prévoyez au minimum le matériel de marquage et de sécurité, les chronomètres, la cloche de départ, les panneaux de score et les numéros de départ. Ajoutez les bacs à eau, les seaux et les outils d’entretien de la piste pour les chevaux et le terrain.
Quand préparer la piste d’une course de trot ?: Inspectez le site et nivelez la piste la veille si les conditions le permettent, puis contrôlez-la de nouveau le matin même. Installez les barrières et marquez les lignes de départ et d’arrivée avant l’arrivée des participants.

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