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Trabrennen organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Trabrennen braucht deutlich mehr Vorbereitung als eine markierte Strecke und ein paar Startnummern. Du musst Veranstaltungsort, Genehmigung, Versicherung und tierärztliche Betreuung früh klären und danach Teilnehmer, Pferde- und Reiterdaten sauber erfassen. Kurz vor dem Termin entscheiden Geländeprüfung, Bahnpräparierung, Absperrungen und Wetterkontrolle über einen reibungslosen Ablauf. Diese Checkliste führt dich durch die 62 Aufgaben und 53 benötigten Dinge – in der Reihenfolge, in der du sie sinnvoll erledigst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Wettkampfort reservieren

  • Wettkampfgenehmigung beantragen

  • Versicherung prüfen

  • Tierarzt festlegen

  • Wettbewerbsreglement festlegen

    2 Personen

  • Streckenaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmer einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Pferde- und Reiterdaten prüfen

    2 Personen

  • Startnummern zuweisen

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Preise und Bänder bestellen

  • Material reservieren

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Teilnehmerbrief versenden

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Startlisten drucken

  • Wettkampfformulare bereitlegen

  • Gelände inspizieren

    3 Personen

  • Die Bahn ebnen

    3 Personen

  • Sicherheitsabsperrungen aufstellen

    4 Personen

  • Start- und Ziellinie markieren

    2 Personen

  • Paddock einteilen

    3 Personen

  • Ställe und Boxen kontrollieren

    2 Personen

  • Zuschauerbereiche absperren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Zelt und Verkaufsstand aufbauen

    4 Personen

  • Startuhr und Soundanlage aufstellen

    2 Personen

  • Tierarztraum einrichten

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Anmeldetisch vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmer anmelden

    3 Personen

  • Pferde tierärztlich kontrollieren

    2 Personen

  • Startnummern ausgeben

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    3 Personen

  • Wettkampf-Briefing geben

    3 Personen

  • Pferde zum Paddock begleiten

    4 Personen

  • Rennen starten lassen

    5 Personen

  • Zeiten und Ergebnisse erfassen

    3 Personen

  • Piste zwischendurch pflegen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks und Mahlzeiten servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Zwischenstände veröffentlichen

  • Preisverleihung vorbereiten

    2 Personen

  • Preise und Bänder überreichen

    3 Personen

  • Pferde sicher abreisen lassen

    4 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    5 Personen

  • Absperrungen und Markierungen entfernen

    4 Personen

  • Material sammeln

    3 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Gemietetes Material zurückgeben

    2 Personen

  • Ergebnisse an die Teilnehmer senden

  • Ort sauber übergeben

    3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 120
  • PartyzelteAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6

Sportmaterial

  • KegelAnz. 40
  • AbsperrgitterAnz. 80
  • StartnummernAnz. 30
  • StartnummernhalterAnz. 30
  • MarkierungsfarbeAnz. 6
  • MessbänderAnz. 3
  • StoppuhrenAnz. 4
  • Startglocke
  • AnzeigetafelnAnz. 2
  • HeuballenAnz. 20
  • Wassertröge für PferdeAnz. 12
  • EimerAnz. 20
  • SchöpferAnz. 6
  • SchubkarrenAnz. 3

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 8
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 3

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 180
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 20
  • HandwaschbeckenAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • Spiel旗genAnz. 6
  • PreisbänderAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • BesenAnz. 4
  • WischsetsAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Wettkampfgenehmigung nicht erst nach der Einladung: Plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Trabrennen ein und prüfe parallel den Versicherungsschutz.
  • Schließe die Teilnehmermeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Danach bleiben noch wenige Tage, um Pferde- und Reiterdaten zu prüfen, Startnummern zu vergeben und die Startlisten zu drucken.
  • Plane für jedes Pferd mindestens einen Wasserzugang und mehrere Eimer ein. Wassertröge, Heuballen und Schubkarren sollten vor dem Eintreffen der Tiere am Gelände bereitstehen.
  • Teile die Helfer mindestens eine Woche vorher festen Aufgaben zu. Für Start, Ziel, Bahn, Einlass und Funkkommunikation brauchst du klare Zuständigkeiten statt einer allgemeinen Helferliste.
  • Kontrolliere am Vortag die Wettervorhersage und inspiziere das Gelände bei Tageslicht. Markiere Start- und Ziellinie erst nach der Bahnprüfung und teste Stoppuhren, Startglocke, Funkgeräte und Lautsprecher.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Trabrennen organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigung, Versicherung, Veranstaltungsort und Reglement sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollte ich die Teilnehmer zu einem Trabrennen einladen?
Versende die Einladung etwa 5 bis 6 Wochen vor dem Rennen. Setze den Anmeldeschluss auf 10 bis 14 Tage vor dem Termin, damit Datenprüfung, Startnummern und Listen noch rechtzeitig möglich sind.
Was muss ich für die Sicherheit bei einem Trabrennen vorbereiten?
Prüfe das Gelände am Vortag, ebne die Bahn und stelle die Absperrgitter vor dem Eintreffen der Teilnehmer auf. Start- und Ziellinie sowie alle kritischen Bereiche sollten mindestens 2 Stunden vor Beginn kontrolliert sein.
Wie viele Helfer braucht ein Trabrennen?
Für ein kleines Trabrennen solltest du mindestens 6 bis 8 Helfer einplanen: für Start, Ziel, Bahn, Teilnehmerbereich, Sicherheit und Funkkommunikation. Bei mehreren Läufen oder einer größeren Strecke brauchst du zusätzliche Personen an den Kontrollpunkten.

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