Dorpsfeest organiseren: checklist en planning

Een dorpsfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en wat tafels. Je regelt eerst datum, locatie, vergunningen en leveranciers, daarna uitnodigingen, aanmeldingen en vrijwilligers. In de laatste week verschuift de aandacht naar boodschappen, dranken, materialen en het weer. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: terrein controleren, partytenten en tafels plaatsen, koeling vullen en de voorraad per kraam verdelen. Deze checklist zet de 72 taken en 72 spullen in één werkbare volgorde.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Reserveringen maken
Leveranciers bevestigen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma publiceren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken ophalen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Broodjes klaarmaken
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Kraamvoorraad verdelen
2 personen
Terrein op afval controleren
3 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
4 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Podiumvrije dansruimte maken
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Informatiebord plaatsen
EHBO-koffer klaarzetten
Laatste terreinronde uitvoeren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Spelmateriaal beheren
2 personen
Muziek verzorgen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Barwerkplek schoonhouden
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verlichting inschakelen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Muziek uitschakelen

Nazorg

Etensresten veilig verpakken
3 personen
Koelwaren terugkoelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Terrein afvalvrij maken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur demonteren
2 personen
Verlichting demonteren
2 personen
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Klaptafelaantal 10
Stoelaantal 100
Barkrukaantal 6
Buffettafelaantal 4
Tafelkleedaantal 12
Tafelklemaantal 24
Kledingrek

Servies

Herbruikbaar glasaantal 150
Wijnglasaantal 40
Koffiekopaantal 60
Schotelaantal 60
Bordaantal 120
Komaantal 40
Mesaantal 120
Vorkaantal 120
Lepelaantal 80
Opscheplepelaantal 12
Serveerschaalaantal 12
Dienbladaantal 6

Apparatuur

Koelboxaantal 6
Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokeraantal 2
Draagbare speakeraantal 2
Draadloze microfoon
Microfoonstandaard
Stekkerdoosaantal 6
Verlengkabelaantal 6
Oplaadbare accuaantal 4
Koelelementaantal 24

Keuken

Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmesaantal 2
Mengkomaantal 6
Maatbekeraantal 2
Tangaantal 6
Keukenschaaraantal 2
Serveertangaantal 8
Aluminiumfoliehouder
Thermoskanaantal 6
IJslepelaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Programma bordaantal 2
Pijlbordaantal 8
Krijtbordaantal 4
Krijtstiftaantal 8

Verlichting

Lichtslingeraantal 8
Ledlampaantal 12
Batterijlantaarnaantal 6

Sportmateriaal

Zachte balaantal 12
Ringwerpsetaantal 2
Stoepkrijtaantal 12
Springtouwaantal 6
Pionaantal 24
Bellenblaasaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakaantal 12
Afvalgrijperaantal 4
Bezemaantal 4
Blik en vegeraantal 4
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Schoonmaaksponsaantal 12
Handzeepdispenseraantal 4
Desinfecterende handgelaantal 6
EHBO-koffer
Werkhandschoenaantal 12
Opvouwbare krataantal 12
Bezemsteelaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Controleer bij de locatie ook stroompunten, toiletten, afval en een plan voor slecht weer.
Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken vooraf en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag tegelijk naar dieetwensen, zodat je niet pas tijdens het klaarzetten ontdekt dat er een alternatief nodig is.
Bevestig leveranciers en reserveringen 2 weken vooraf opnieuw. Controleer daarbij aantallen, afhaaltijden en wie verantwoordelijk is voor partytenten, tafels, stoelen en geluidsapparatuur.
Maak 2 dagen vooraf de boodschappen compleet en haal dranken op tijd op. Vul koelboxen met koelelementen en verdeel de kraamvoorraad voordat bezoekers arriveren, niet tijdens de drukte.
Plan op de feestdag minimaal 2 uur voor opbouw en 30 minuten voor een eindcontrole. Zet eerst partytenten, tafels en apparatuur neer; bereid daarna hapjes, groenten, broodjes, koffie en thee voor.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een dorpsfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, locatie, leveranciers en vrijwilligers vragen vaak meer tijd dan de boodschappen en aankleding.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een dorpsfeest versturen?: Verstuur ze ongeveer 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 1 tot 2 weken voor het feest. Zo houd je tijd over om dieetwensen, aantallen en vrijwilligersindeling te verwerken.
Hoeveel tijd heb je nodig om een dorpsfeest op te bouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw van partytenten, tafels, apparatuur en voorraad. Plan daarna nog 30 minuten voor een controle van terrein, stroom, koeling en afvalpunten.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een dorpsfeest controleren?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor de eerste beslissing over buitenactiviteiten en opnieuw 24 uur vooraf. Neem dan ook de definitieve indeling van tenten, tafels en apparatuur door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.