Fête du village : la checklist pour ne rien oublier

Une fête du village se prépare plusieurs semaines à l’avance, surtout si elle utilise une place, un terrain communal ou des installations temporaires. Commence par fixer la date et le programme, puis enchaîne les autorisations, les réservations et les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à confirmer les fournisseurs, répartir les bénévoles et préparer les boissons, les repas et le matériel. Cette checklist suit cet ordre pour que le montage et l’accueil se déroulent sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier le lieu et le terrain
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Faire les réservations
Confirmer les fournisseurs
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier le programme
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Laver et couper les légumes
2 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Répartir les fournitures du stand
2 personnes
Vérifier la présence de déchets sur le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Créer un espace de danse sans scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer le panneau d'information
Préparer la trousse de premiers secours
Effectuer le dernier tour du site
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Gérer le matériel de jeu
2 personnes
Fournir la musique
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Maintenir l’espace bar propre
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Allumer l’éclairage
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Couper la musique

Suivi

Emballer les restes alimentaires en toute sécurité
3 personnes
Refroidir à nouveau les denrées froides
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Débarrasser le site des déchets
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le matériel audio
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Trier le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table plianteqté 10
Chaiseqté 100
Tabouret de barqté 6
Table de buffetqté 4
Nappeqté 12
Pince de tableqté 24
Portant à vêtements

Vaisselle

Verre réutilisableqté 150
Verre à vinqté 40
Tasse à caféqté 60
Platqté 60
Assietteqté 120
Cupqté 40
Couteauqté 120
Fourchetteqté 120
Cuillèreqté 80
Cuillère de serviceqté 12
Plat de serviceqté 12
Plateauqté 6

Équipement

Glacièreqté 6
Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Enceinte portableqté 2
Micro sans fil
Pied de microphone
Multipriseqté 6
Rallonge électriqueqté 6
Batterie rechargeableqté 4
Accumulateur de froidqté 24

Cuisine

Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteau à painqté 2
Saladierqté 6
Tasse à mesurerqté 2
Pinceqté 6
Ciseaux de cuisineqté 2
Pince de serviceqté 8
Porte-papier aluminium
Thermosqté 6
Cuillère à glaceqté 2

Décoration

Guirlande de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneau du programmeqté 2
Panneau de fléchageqté 8
Tableau à craieqté 4
Marqueur craieqté 8

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 8
Lampe LEDqté 12
Lanterne à pilesqté 6

Matériel de sport

Balle soupleqté 12
Set de lancer d’anneauxqté 2
Craie de trottoirqté 12
Corde à sauterqté 6
Côneqté 24
Machine à bullesqté 12

Nettoyage

Poubelleqté 12
Pince à déchetsqté 4
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Éponge de nettoyageqté 12
Distributeur de savon pour les mainsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 6
Trousse de premiers secours
Gant de travailqté 12
Caisse pliableqté 12
Balaiqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme au moins 6 à 8 semaines avant la fête. Ce délai laisse le temps de vérifier le terrain, les autorisations, les réservations et la disponibilité des fournisseurs.
Désigne un responsable par zone et prépare la répartition des bénévoles au moins 10 jours avant. Prévois des créneaux distincts pour le montage, le service, l’accueil et le rangement.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser les achats. Pour les boissons, compte généralement 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée prévue.
Vérifie l’alimentation électrique avant d’installer la machine à café, la bouilloire et la sonorisation. Teste les rallonges, multiprises, batteries et équipements au moins la veille, jamais au moment de l’ouverture.
Consulte les prévisions météo 48 heures avant, puis à nouveau le matin même. Si des tentes de réception sont prévues, réserve du temps pour les monter, fixer les tables et protéger les denrées avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête du village ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, réservations, invitations et inscriptions peuvent prendre plusieurs jours, surtout si plusieurs associations ou fournisseurs participent.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête du village ?: Prévois au minimum 1 responsable pour chaque zone : accueil, buffet, boissons, programme et rangement. Ajoute des créneaux de 2 à 3 heures afin qu’une même personne ne reste pas mobilisée toute la journée.
Quand faire les courses pour une fête du village ?: Achète les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis les légumes, sandwiches et autres aliments frais la veille ou le jour même. Récupère les boissons et remplis les glacières avant l’arrivée des premiers participants.
Que vérifier la veille d’une fête du village ?: Contrôle la météo, les inscriptions, la liste des courses, les fournitures et la présence des bénévoles. Teste aussi la sonorisation et l’alimentation électrique, puis rassemble le matériel de montage au même endroit.

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