Dorffest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Dorffest braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin, Programm, Gelände und Genehmigungen stehen am Anfang. Danach folgen Reservierungen, Einladungen, Anmeldungen und die Einteilung der Freiwilligen. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, Einkauf, Kühlung und vorbereitete Speisen. Plane den Aufbau so, dass Zelte, Tische, Technik und Vorräte rechtzeitig vor Beginn am richtigen Platz stehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Reservierungen vornehmen
Lieferanten bestätigen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Programm veröffentlichen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke abholen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Gemüse waschen und schneiden
2 Personen
Brötchen vorbereiten
3 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Standvorräte verteilen
2 Personen
Gelände auf Müll prüfen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Bar einrichten
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Tanzfläche ohne Bühne schaffen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Infotafel aufstellen
Erste-Hilfe-Koffer bereitstellen
Letzte Geländerunde durchführen
3 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Programm vorstellen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Spielmaterial verwalten
2 Personen
Musik organisieren
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Barbereich sauber halten
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Beleuchtung einschalten
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Musik ausschalten

Nachbereitung

Essensreste sicher verpacken
3 Personen
Kühlware abkühlen lassen
2 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Gelände müllfrei machen
5 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Partyzelte abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tonanlage abbauen
2 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Übrig gebliebenen Vorrat sortieren
2 Personen
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 3
KlapptischAnz. 10
StuhlAnz. 100
BarhockerAnz. 6
Buffet-TischAnz. 4
TischdeckeAnz. 12
TischklemmeAnz. 24
Kleiderständer

Geschirr

Wiederverwendbares GlasAnz. 150
WeinglasAnz. 40
KaffeetasseAnz. 60
SchaleAnz. 60
TellerAnz. 120
SchüsselAnz. 40
MesserAnz. 120
GabelAnz. 120
LöffelAnz. 80
SchöpfkelleAnz. 12
ServierplatteAnz. 12
TablettAnz. 6

Ausstattung

KühlboxAnz. 6
KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
Kabelloses Mikrofon
Mikrofonständer
SteckdosenleisteAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Wiederaufladbarer AkkuAnz. 4
KühlelementAnz. 24

Küche

SchneidebrettAnz. 6
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 2
MischschüsselAnz. 6
MessbecherAnz. 2
ZangeAnz. 6
KüchenschereAnz. 2
ServierzangeAnz. 8
Alufolienhalter
ThermoskanneAnz. 6
EislöffelAnz. 2

Dekoration

WimpelketteAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 2
TischdekorationAnz. 12
ProgrammtafelAnz. 2
PfeilschildAnz. 8
KreidetafelAnz. 4
KreidestiftAnz. 8

Beleuchtung

LichterketteAnz. 8
LED-LampeAnz. 12
BatterielaterneAnz. 6

Sportmaterial

Weicher BallAnz. 12
Ringwurf-SetAnz. 2
KreideAnz. 12
SpringseilAnz. 6
MarkierungskegelAnz. 24
SeifenblasenAnz. 12

Reinigung

MülleimerAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
BesenAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
WischmoppAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungsschwammAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
Desinfektions-HändegelAnz. 6
Erste-Hilfe-Koffer
ArbeitshandschuhAnz. 12
KlappkisteAnz. 12
BesenstielAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Genehmigungen und Meldungen mehrere Wochen vor dem Fest. Prüfe außerdem, ob für Zelte, Lautsprecher oder Mikrofon besondere Vorgaben am Veranstaltungsort gelten.
Teile Freiwillige nicht nur für die Ausschankzeiten ein. Plane mindestens eine Person für Aufbau, Nachschub und das Einsammeln von Geschirr während des Festes ein.
Prüfe die Anmeldungen spätestens 3 Tage vorher und übertrage Ernährungswünsche in die Einkaufsliste. So fehlen weder passende Speisen noch Teller, Schüsseln oder Servierbesteck.
Kontrolliere die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und entscheide dann über Partyzelte, zusätzliche Sitzplätze und den Schutz von Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabeln.
Fülle Kühlboxen und Kühlelemente erst am Veranstaltungstag. Bereite Gemüse, Brötchen und Snacks so vor, dass sie kurz vor Beginn ausgegeben werden können, statt stundenlang offen zu stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Dorffest organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Gelände, Programm und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Fest laufen.
Wann sollte man die Wettervorhersage für ein Dorffest prüfen?: Prüfe sie 48 Stunden vorher verbindlich und noch einmal am Morgen des Festes. Dann kannst du Zelte, Sitzplätze, Technik und den Aufbau an die tatsächlichen Bedingungen anpassen.
Wie viele Helfer braucht ein Dorffest?: Für jeweils 25 bis 30 Gäste solltest du mindestens eine eingeteilte Person für Ausschank, Nachschub oder Betreuung einplanen. Zusätzlich brauchst du ein eigenes Aufbau- und Abbauteam mit mindestens 3 bis 4 Personen.
Wann sollte man Getränke und Kühlboxen vorbereiten?: Hole die Getränke am Vortag ab, wenn sie kühl gelagert werden können. Fülle die Kühlboxen am Veranstaltungstag etwa 2 bis 3 Stunden vor Beginn und verteile die Vorräte danach auf die Stände.

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