Dorpsbarbecue organiseren: checklist en planning

Een dorpsbarbecue vraagt vooral om goede aantallen, tijdige reserveringen en een logische opbouw op de dag zelf. Begin met de gastenlijst en dieetwensen, zodat je BBQ’s, koelruimte, servies en boodschappen passend regelt. Controleer vooraf ook de locatie, stroom en verlichting. Op de dag zelf werk je van opbouwen en koelen naar buffet, drankpunten en veilige BBQ-plekken. Deze checklist bundelt alle 42 taken en 33 spullen in één plan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten tellen
BBQ's reserveren
Koelruimte reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees en salades koelen
2 personen
Servies controleren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie en stroom controleren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
BBQ's veilig plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankpunten inrichten
2 personen
Vlees en groenten voorbereiden
4 personen
Salades en brood klaarzetten
3 personen
Allergenen markeren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aperitief en hapjes serveren
3 personen
BBQ aansteken
2 personen
Vlees en groenten grillen
4 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Dessert en koffie serveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

BBQ's veilig laten afkoelen
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tenten en tafels afbreken
4 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Dranktafelsaantal 2
Tafelkleedklemmenaantal 24

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 70
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Barbecuegrillsaantal 3
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Vleesthermometersaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Aluminium schalenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Tafeldecoratieaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Tel het definitieve aantal gasten uiterlijk één week vooraf en verwerk daarna alle dieetwensen in je boodschappen, voorbereiding en allergenenmarkering.
Reserveer BBQ’s en koelruimte zodra de aanmeldingen binnen zijn. Controleer minimaal 24 uur vooraf of de reserveringen, stroomaansluitingen en verlengsnoeren beschikbaar zijn.
Zet vlees, salades en dranken niet pas bij aanvang klaar: richt de koelruimte en koelboxen vooraf in en haal producten in kleine porties naar het buffet.
Plaats BBQ’s op een veilige plek met voldoende afstand van partytenten, tafels en publiek. Controleer vóór het opbouwen waar stroom, verlichting en afvalbakken komen.
Richt aparte punten in voor buffet, drank, koffie en afval. Markeer allergenen vóór de eerste gasten arriveren, zodat niemand tijdens het eten hoeft te zoeken of navraag te doen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de gastenlijst voor een dorpsbarbecue definitief maken?: Maak het definitieve aantal gasten bij voorkeur één week vooraf. Zo kun je boodschappen, servies, stoelen, BBQ-capaciteit en dieetwensen nog tijdig aanpassen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dorpsbarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, partytenten, verlichting, buffet, drankpunten en veilige BBQ-plaatsen. Laat het kook- en uitdeelteam minstens 60 minuten vóór de start aanwezig zijn.
Wanneer moet ik vlees en salades koelen voor een dorpsbarbecue?: Koel vlees, salades en dranken zodra ze binnenkomen en houd ze gekoeld tot kort vóór het serveren. Zet per keer slechts een kleine hoeveelheid op tafel en vul het buffet regelmatig aan.
Hoeveel servies en bestek heb ik nodig voor een dorpsbarbecue?: Reken minimaal één bord, één kom, één beker en één bestekset per gast, plus ongeveer 10 procent reserve. Voor koffie en thee heb je daarnaast minstens één kopje per verwachte koffiedrinker nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.