LizztLIZZT

Documentaireavond organiseren: checklist en planning

Een documentaireavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een film en een beamer. Je moet de vertoningsrechten regelen, ondertiteling en geluid testen en bezoekers tijdig laten aanmelden. Plan daarnaast het gesprek na afloop, inclusief gespreksleider en vragen. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk: van filmkeuze en locatie tot zitplan, ontvangst, vertoning en opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Documentaire selecteren

    2 personen

  • Vertoningsrechten aanvragen

  • Locatie reserveren

  • Programma samenstellen

    2 personen

  • Gespreksleider bevestigen

  • Aanmeldformulier maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Evenement publiceren

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Technische benodigdheden reserveren

  • Film met ondertiteling regelen

  • Locatie en route controleren

    2 personen

  • Zitplan maken

  • Reminder versturen

  • Aanmeldlijst bijwerken

  • Naambadges voorbereiden

    2 personen

  • Programma's en bewegwijzering printen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Film en ondertiteling testen

    2 personen

  • Apparatuur klaarzetten

    2 personen

  • Presentatie en vragen voorbereiden

    2 personen

Event

  • Locatiesleutels ophalen

  • Zaal controleren

    2 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Tafels opstellen

    2 personen

  • Scherm en projector plaatsen

    2 personen

  • Geluid aansluiten

    2 personen

  • Film volledig testen

    2 personen

  • Koffie en thee bereiden

    2 personen

  • Dranken koud zetten

  • Hapjes klaarzetten

    2 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Bewegwijzering ophangen

    2 personen

  • Team kort instrueren

    3 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Welkomstwoord geven

  • Documentaire starten

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Discussie begeleiden

    2 personen

  • Hapjes en dranken serveren

    2 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    2 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Stoelen en tafels terugzetten

    3 personen

  • Apparatuur inpakken

    2 personen

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Geleende apparatuur retourneren

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 55
  • Tafelsaantal 6
  • Kapstokkenaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

  • Beamer
  • Projectiescherm
  • Laptop
  • HDMI-kabelsaantal 2
  • Adapterset
  • Speakersaantal 2
  • Audiomixer
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Presentatieklikker
  • USB-sticksaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 6

Servies

  • Drinkglazenaantal 60
  • Koffiekopjesaantal 50
  • Bordenaantal 60
  • Besteksetsaantal 60
  • Schenkbekersaantal 8
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveerschalenaantal 8

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 2
  • Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 6
  • Naambadgesaantal 60
  • Pennenaantal 20
  • Informatiebordenaantal 8

Schoonmaak

  • Schoonmaakdoekenaantal 12
  • Bezem
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Dweil en emmer

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Regel de vertoningsrechten voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer tegelijk of de gekozen film een bruikbare versie met ondertiteling heeft en test die vooraf op de laptop, beamer en speakers.
  • Plan een technische test op locatie en reserveer hiervoor minstens 60 minuten. Controleer niet alleen beeld en geluid, maar ook HDMI-kabels, adapters, verlengkabels, stekkerdozen en de werking van de draadloze microfoons.
  • Sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de avond en verwerk dieetwensen direct in de boodschappen. Houd de aanmeldlijst daarna bij, zodat het zitplan, de naambadges en de catering op hetzelfde aantal bezoekers zijn gebaseerd.
  • Zet het programma op één duidelijke tijdlijn met ontvangst, film, pauze en nagesprek. Bereid voor het gesprek een korte introductie en een eerste vraag voor; zo hoeft de gespreksleider niet ter plekke te improviseren.
  • Doe vóór binnenkomst een zaalronde: zet stoelen en tafels klaar, plaats bewegwijzering, controleer de kapstokken en afvalbakken en leg koffie- en drinkservies neer. Houd locatiesleutels en een reservekopie van de film op een USB-stick bij de hand.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik de vertoningsrechten voor een documentaire regelen?
Vraag de vertoningsrechten bij voorkeur 4 tot 6 weken vóór de documentaireavond aan. Wacht op bevestiging voordat je de film definitief publiceert of uitnodigingen verstuurt.
Hoe lang van tevoren moet ik de techniek testen voor een documentaireavond?
Test de volledige film en ondertiteling uiterlijk 7 dagen vooraf en nogmaals op de locatie. Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor het aansluiten en controleren van beeld, geluid en microfoons.
Wanneer verstuur ik een reminder voor een documentaireavond?
Stuur de reminder 3 tot 5 dagen vóór de avond. Vermeld daarin het programma, de route, de starttijd, eventuele parkeerinformatie en een verzoek om wijzigingen in dieetwensen of aanwezigheid door te geven.
Hoeveel stoelen en naambadges moet ik voorbereiden?
Bereid voor iedere bevestigde aanmelding één stoel en één naambadge voor en zet 5 tot 10 procent extra klaar. Bij 40 deelnemers betekent dat 42 tot 44 stoelen en badges.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!