Discofeest organiseren: checklist van uitnodiging tot laatste dans

Een discofeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een playlist en een paar lampen. Je moet gasten, dieetwensen, locatie, muziek, licht, drank en de opbouw op elkaar afstemmen. Begin met de reserveringen en gastenlijst, leg daarna de indeling en bestellingen vast. Op de dag zelf draait alles om testen: geluid, verlichting, kabels, buffet en garderobe. Met deze checklist houd je bij wat eerst moet en voorkom je dat praktische zaken pas tijdens de eerste dans opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Muziekbegeleiding reserveren
Lichtapparatuur reserveren
Voorlopige gastenlijst maken
Indeling van de ruimte maken
2 personen
Eindtelling gasten vastleggen
Bestellingen plaatsen
Playlist samenstellen
2 personen
Programma naar gasten sturen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen controleren
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Vloer en entree beschermen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Buffet en bar opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Geluidsniveau testen
2 personen
Discoverlichting installeren
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Bar en buffet aanvullen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Muziekprogramma starten
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Garderobe beheren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Hapjes en dranken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval naar containers brengen
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 80

Servies

Drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbakkenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkannenaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 4

Verlichting

Discoverlichting
LED-lichtbalkenaantal 4
LED-uplightsaantal 6

Decoratie

Disco-bol
Ballonnenbogenaantal 2
Metallic slingersaantal 8
Fotowand
Fotorekwisietenaantal 20

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer muziekbegeleiding en lichtapparatuur voordat je uitnodigingen verstuurt. Noteer meteen het aansluitmateriaal, zoals audiokabels, verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten, zodat je niet op de dag zelf hoeft te improviseren.
Leg de eindtelling van de gasten uiterlijk enkele dagen voor het feest vast. Gebruik dat aantal voor drank, hapjes, glazen, borden en bestek; verzamel dieetwensen tegelijk met de laatste aanmeldingen.
Plan voor de opbouw minimaal 2 tot 3 uur vóór ontvangst van de gasten. Zet eerst tafels, stoelen, statafels en garderoberekken neer, bescherm daarna vloer en entree en sluit pas vervolgens geluid en verlichting aan.
Test de geluidsinstallatie en discoverlichting vóór de gasten binnenkomen. Controleer naast volume en muziek ook de microfoons, luidsprekerstatieven, LED-verlichting en kabels op veilige looproutes.
Koel dranken tijdig en richt buffet en bar logisch in. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en leg flessenopeners, waterkannen, serveerbakken en serveerlepels klaar voordat de muziek start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een discofeest organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, muziekbegeleiding, lichtapparatuur en uitnodigingen. Leg de eindtelling en bestellingen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het feest vast.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een discofeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 drankjes per uur. Zet daarnaast voortdurend water klaar; koel de dranken uiterlijk enkele uren vóór aanvang.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een discofeest op te bouwen?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor de opbouw. Trek extra tijd uit als je luidsprekers, een mengpaneel, microfoons, discoverlichting en LED-lichtbalken moet aansluiten en testen.
Wanneer moet ik de playlist voor een discofeest maken?: Maak een eerste playlist ongeveer 1 tot 2 weken vooraf en werk die bij nadat je het programma hebt vastgesteld. Controleer op de dag zelf nog of laptop, kabels en geluidsinstallatie goed werken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.