Zo organiseer je een discodansavond

Begin een discodansavond niet met versiering, maar met de locatie, DJ en beschikbare stroom. Leg daarna de gastenlijst, dieetwensen en het programma vast, zodat je weet hoeveel drank, hapjes en zitplaatsen nodig zijn. Op de dag zelf bouw je eerst vloer, bar en garderobe op; daarna test je geluid en licht met de muziek die werkelijk wordt gedraaid. Houd de dansvloer vrij en regel kabels voordat gasten binnenkomen: daar gaat het bij dit type avond vaak mis.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
DJ vastleggen
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Gastenlijst bijwerken
7
Programma bekendmaken
8
Muziek samenstellen
9
Muziekbestanden klaarzetten
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Apparatuur ophalen
2 personen
12
Dranken koelen
2 personen
13
Hapjes voorbereiden
3 personen
14
Locatie controleren
2 personen
15
Vloer vrijmaken
3 personen
16
Tafels opstellen
3 personen
17
Stoelen plaatsen
3 personen
18
Bar inrichten
3 personen
19
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
20
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
21
Kabels veilig afplakken
2 personen
22
Versiering ophangen
3 personen
23
Buffet klaarzetten
2 personen
24
Muziek en licht testen
3 personen
25
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

27
Gasten ontvangen
3 personen
28
Entree registreren
2 personen
29
Garderobe beheren
2 personen
30
Muziek verzorgen
31
Licht bedienen
32
Dranken serveren
2 personen
33
Hapjes serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Buffet aanvullen
2 personen
36
Tafels afruimen
2 personen
37
Glazen inzamelen
2 personen
38
Toiletten controleren
39
Laatste ronde aankondigen
40
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
42
Decoratie verwijderen
3 personen
43
Meubilair terugzetten
4 personen
44
Afval verzamelen
3 personen
45
Servies afwassen
3 personen
46
Locatie schoonmaken
4 personen
47
Voorraad controleren
48
Apparatuur retourneren
2 personen
49
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 50
Garderoberekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 100
Bar

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
DJ-mixer
DJ-controller
Microfoon
Luidsprekerkabelsaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelgotenaantal 6

Verlichting

Discolampenaantal 4
LED-lichtbalkenaantal 2
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Drinkglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Flessenopenersaantal 3
Kurkentrekkersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Discofolieaantal 2
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 10

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetaantal 2
Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Emmersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de locatie en leg de DJ vroeg vast; plan het programma uiterlijk één week vooraf, zodat muziek, microfoonmomenten en eventuele pauzes op elkaar aansluiten.
Verwerk aanmeldingen tot minstens drie dagen voor de avond en vraag dieetwensen meteen mee. Gebruik het definitieve aantal gasten voor hapjes, drank, glazen, borden en stoelen.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet ijscontainers klaar voordat de bar opengaat. Leg flessenopeners, kurkentrekkers en serveerlepels op vaste plekken; die worden vaak pas gezocht als de eerste gasten arriveren.
Maak de dansvloer vrij voordat je cocktailtafels, buffettafels en stoelen plaatst. Zet buffet en bar aan de rand, zodat de looproute naar garderobe en toiletten niet door de dansende groep loopt.
Bouw geluid en licht op vóór de versiering en test beide met minstens één volledig muzieknummer. Plak luidspreker- en verlengkabels af, zet reservebatterijen klaar en controleer of DJ-mixer, controller en microfoon werken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een discodansavond organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met de locatie en DJ. Verstuur uitnodigingen ongeveer drie weken vooraf en sluit aanmeldingen uiterlijk drie dagen voor de avond af.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een discodansavond?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en daarna gemiddeld één drankje per uur. Koop de definitieve hoeveelheid pas nadat de gastenlijst is bijgewerkt, zodat je rekening houdt met afmeldingen en niet-drinkers.
Wanneer bouw je de geluidsinstallatie en discolampen op?: Bouw geluid en licht minimaal twee uur voor binnenkomst op. Reserveer daarna nog 30 minuten voor een test met muziek, microfoon en de daadwerkelijke verlichting.
Hoe houd ik de dansvloer vrij op een discodansavond?: Plaats buffet en bar aan de zijkant en laat rond de dansvloer een doorgang van ongeveer 1 meter vrij. Zet stoelen en cocktailtafels buiten de danszone en controleer dit opnieuw nadat de garderobe is ingericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.