Diplomabarbecue organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een diplomabarbecue vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees en een barbecue regelen. Je moet het aantal gasten op tijd vastleggen, dieetwensen verzamelen en materiaal zoals een partytent, tafels en gasbarbecues reserveren. Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en plan de opbouw zo dat koeling, eten en verlichting pas laat buiten staan. Met deze checklist werk je van uitnodiging en boodschappen naar een veilige, overzichtelijke barbecue.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitief aantal gasten vastleggen
Barbecue en partytent reserveren
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Vlees en vegetarische producten koelen
2 personen
Programma en tafelindeling printen
Locatie en terrein controleren
2 personen
Partytent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Barbecue veilig plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Muziek aansluiten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Buffettafels inrichten
2 personen
Salades en bijgerechten bereiden
3 personen
Vlees en groente portioneren
2 personen
Dranken en ijs klaarzetten
2 personen
Welkomsttafel inrichten

Event

Barbecue aansteken
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Barbecuegerechten grillen
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden apart serveren
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert uitserveren
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Afval en lege flessen verzamelen
2 personen

Nazorg

Barbecue veilig laten afkoelen
2 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytent afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Overgebleven eten controleren
2 personen
Koelboxen leegmaken en reinigen
2 personen
Apparatuur reinigen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare kommenaantal 50
Herbruikbare glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 45
Besteksetsaantal 50
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 2
Gasflessenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks’messenaantal 4
Aluminium grillbakkenaantal 6
Koelelementenaantal 16
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 12
Ballonnenaantal 80
Welkomstbord

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Buitenlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handvegersaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen vooraf vast. Gebruik dat aantal voor vlees, vegetarische producten, servies, glazen en zitplaatsen; houd voor onverwachte extra gasten ongeveer 5 procent reserve aan.
Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Een partytent, tafels en stoelen moeten vóór de eerste gasten staan, niet pas wanneer het begint te regenen.
Koel dranken, vlees en vegetarische producten afzonderlijk en zet ze pas vlak voor het eten klaar. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul koelboxen aan met koelelementen.
Maak aparte serveerschalen en serveertangen voor vegetarische producten. Zet dieetwensen zichtbaar op het programma of bij het buffet, zodat gasten niet hoeven te raden wat ze kunnen eten.
Test muziek, verlichting, verlengkabels en stekkerdozen tijdens de opbouw. Plaats de gasbarbecue op een stabiele, vrije plek en houd gasflessen uit de looproute en weg van warmtebronnen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet ik een diplomabarbecue organiseren?: Stuur uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag dieetwensen meteen uit en leg het definitieve aantal gasten uiterlijk 3 dagen voor de barbecue vast, zodat je gericht boodschappen kunt doen en materiaal kunt klaarzetten.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een diplomabarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur, afhankelijk van de duur en het weer. Voorzie daarnaast altijd voldoende water en houd dranken gekoeld in koelboxen.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een diplomabarbecue controleren?: Controleer het weer 3 dagen vooraf om de partytent en indeling te bevestigen. Kijk op de ochtend zelf opnieuw en pas de opbouw aan voordat tafels, eten en apparatuur naar buiten gaan.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een diplomabarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor partytent, tafels, stoelen, verlichting, muziek, barbecue en buffet. Begin met de locatie en apparatuur; zet salades, vlees, dranken en ijs pas in het laatste halfuur klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.