Checklist voor een goed georganiseerd dierentuinuitje

Een dierentuinuitje vraagt meer voorbereiding dan alleen tickets regelen. Je stemt vervoer, groepsindeling, begeleiding, eten en ontmoetingspunten op elkaar af. Begin enkele weken vooraf met de dierentuin, het restaurant en het groepsvervoer; daarna kun je de deelnemersgegevens en dieetwensen afronden. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke ontvangst, herkenbare groepen en een plan voor eten, drinken en slecht weer. Met deze checklist werk je het programma in een vaste volgorde af.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Dierentuin reserveren
Groepsvervoer reserveren
Restaurant reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Deelnemerslijst afronden
Groepsindeling maken
2 personen
Begeleiders aan groepen koppelen
2 personen
Route en ontmoetingspunten bepalen
2 personen
Programma met deelnemers delen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Picknickpakketten samenstellen
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Materialen en eten inladen
3 personen

Event

Vertrekpunt klaarmaken
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Groepsregels toelichten
2 personen
Naar de dierentuin reizen
4 personen
Entree en groepscontrole regelen
3 personen
Groepsrondleiding begeleiden
5 personen
Dranken en snacks uitdelen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Picknickplek klaarmaken
4 personen
Picknickmaaltijd serveren
4 personen
Dieetmaaltijden controleren
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Vertrek naar huis begeleiden
4 personen
Deelnemers veilig laten uitstappen
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en materialen verzamelen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen controleren
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Onkosten verzamelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 8
Picknickkleedaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 50
Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbaar bestekaantal 50
Herbruikbare servettenaantal 50

Keuken

Serveerkommenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Broodmessenaantal 3
Snijplankenaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Mobiele koelventilatorenaantal 2
Waterdichte opbergbakkenaantal 6
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Badgehoudersaantal 50
Polsbandjesaantal 50
Groepsbordenaantal 5

Verlichting

Oplaadbare lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Handdesinfectiehoudersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 8
Afwasbakkenaantal 2
Handgelstationsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de dierentuin, het groepsvervoer en het restaurant bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Controleer meteen openingstijden, groepsvoorwaarden en de uiterste wijzigingsdatum van de reserveringen.
Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Gebruik de laatste lijst om dieetwensen, noodcontacten, groepsindeling, begeleiders en het aantal picknickpakketten definitief te maken.
Plan minimaal twee ontmoetingspunten: één bij het vertrekpunt en één in de dierentuin. Zet per groep een herkenbaar groepsbord klaar en deel het programma uiterlijk 3 dagen vooraf met alle deelnemers.
Reken voor een eerste uur onderweg op 2 tot 3 drankjes per persoon en koel de drank de avond ervoor. Verdeel eten, bekers en servetten over waterdichte opbergbakken, zodat je niet alles op één plek hoeft uit te pakken.
Maak op de ochtend zelf naamkaartjes, groepsborden, EHBO-koffers, powerbanks en zaklampen klaar. Registreer iedereen bij aankomst en trek 10 minuten uit voor groepsregels, route en het volgende verzamelmoment.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierentuinuitje organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met het vastleggen van de datum, de dierentuin, het vervoer en het restaurant. Rond de deelnemerslijst en dieetwensen 7 dagen voor vertrek af.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een dierentuinuitje?: Plan minimaal 1 begeleider per groep en houd groepen bij voorkeur op 8 tot 12 deelnemers. Wijs daarnaast 1 hoofdorganisator aan die contact houdt met vervoer, dierentuin en restaurant.
Hoeveel drinken moet ik meenemen naar de dierentuin?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en neem extra water mee voor warm weer. Koel de dranken de avond ervoor en verdeel ze over meerdere koelboxen.
Wanneer moet ik de groepsindeling en route delen?: Maak de groepsindeling en route uiterlijk 7 dagen voor vertrek, zodra de deelnemerslijst definitief is. Deel het programma opnieuw 3 dagen vooraf, inclusief vertrekpunt, ontmoetingspunten en contactgegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.