Checklist voor een dierentuinfeest organiseren

Een dierentuinfeest vraagt meer voorbereiding dan een gewoon kinderfeest: je regelt zowel de toegang als een duidelijke route door het park. Begin met het reserveren van de dierentuin en feestlocatie, bestel daarna de tickets en verzend de uitnodigingen. Verzamel dieetwensen en telefoonnummers voordat je taart en hapjes bestelt. Op de dag zelf helpen een aankomsttafel, naamstickers en een uitgeprint draaiboek om de groep snel op weg te krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Dierentuin reserveren
Feestlocatie reserveren
Entreetickets bestellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactlijst opstellen
Route en parkeren controleren
Weersverwachting controleren
Draaiboek printen
Taart bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Naamstickers maken
Cadeautafel voorbereiden
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Taart ophalen

Event

Aankomsttafel klaarzetten
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Tickets uitdelen
2 personen
Naamstickers uitdelen
Groepsfoto maken
Dierentuinroute begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Taart aansnijden
2 personen
Taart serveren
3 personen
Cadeaus verzamelen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Gevonden spullen controleren
Materialen retourneren
2 personen
Openstaande kosten betalen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Cadeautafel
Koelboxenaantal 3
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 70
Koffiekopjesaantal 25
Herbruikbaar bestekaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveerbladenaantal 4
Taartschotelsaantal 3

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 6
Naamstickersaantal 50
Cadeaulabelsaantal 30

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 2
Telefoonladersaantal 3
Partytentaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Taartmes
IJsblokjesbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepaantal 2
Afwasmiddelaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Bestel de entreetickets pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd uiterlijk één week voor het feest een definitieve gastenlijst aan, zodat je weet hoeveel tickets, naamstickers en hapjes nodig zijn.
Controleer de route en parkeermogelijkheden enkele dagen vooraf. Noteer ook waar de groep zich verzamelt en wie de gasten bij de ingang ontvangt.
Plan de aankomsttafel met tickets, naamstickers en de contactlijst op één plek. Zo deel je de groep in de eerste 10 minuten uit zonder losse papieren of telefoons te zoeken.
Regel eten dat buiten het restaurant- of picknickgedeelte kan worden geserveerd. Koel dranken vooraf, neem servies en serveerbladen mee en controleer dieetwensen minstens 5 dagen van tevoren.
Maak een alternatief voor regen of harde wind voordat je vertrekt. Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en neem alleen een partytent, verlengsnoeren of speaker mee als de locatie dit toestaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierentuinfeest reserveren?: Reserveer de dierentuin en feestlocatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. In die periode kun je ook de beschikbaarheid van de route, parkeerinformatie en eventuele regels voor eten en decoratie controleren.
Wanneer bestel ik de tickets voor een dierentuinfeest?: Bestel de tickets zodra de aanmeldingen zijn gesloten, meestal 7 tot 10 dagen voor het feest. Tel daarna direct de kinderen en volwassenen na en bewaar de tickets op één centrale plek voor de aankomst.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een dierentuinfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en pas de hoeveelheid hapjes aan op het definitieve aantal gasten. Bestel de taart uiterlijk 5 dagen vooraf en haal die op de dag zelf op volgens de afgesproken tijd.
Wanneer controleer ik het weer voor een dierentuinfeest?: Controleer de weersverwachting 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van het feest. Gebruik die controle om te bepalen of je een partytent, extra koelboxen of een aangepast programma nodig hebt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.