Dierentuindag organiseren: complete checklist

Een dierentuindag met een groep vraagt vooral om strakke afstemming: reservering, vervoer, tickets en een duidelijk verzamelpunt moeten op elkaar aansluiten. Regel eerst het bezoekersaantal en de groepsvoorwaarden, en werk daarna toe naar de praktische details van de dag. Denk ook aan dieetwensen, toegankelijkheid en noodcontacten; die worden vaak pas vlak voor vertrek nagevraagd. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en weet iedereen waar hij moet zijn, wanneer en wat hij zelf meeneemt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en bezoekersaantal vastleggen
2 personen
Dierentuin reserveren
Groepskorting aanvragen
Vervoer reserveren
Programma van de dierentuin controleren
Verzamelplaats vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
Tickets en polsbandjes bestellen
Maaltijd reserveren
Toegankelijkheid controleren
Weersverwachting controleren
Route en reistijd controleren
Deelnemers praktische informatie sturen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Picknickpakketten klaarmaken
3 personen
Tickets sorteren
2 personen
Deelnemerslijsten afdrukken
Rugzakken en materialen klaarzetten
2 personen
EHBO-set controleren
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen

Event

Vertrekbericht versturen
Verzamelplaats klaarzetten
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Polsbandjes uitdelen
2 personen
Groep kort instrueren
2 personen
Naar de dierentuin reizen
4 personen
Groepsentree regelen
2 personen
Plattegronden uitdelen
2 personen
Dagprogramma toelichten
2 personen
Groepen indelen
3 personen
Dierenverblijven bezoeken
6 personen
Voedermoment bezoeken
4 personen
Toiletronde begeleiden
3 personen
Dranken uitdelen
3 personen
Picknickplek inrichten
4 personen
Picknick serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Vrije rondgang begeleiden
5 personen
Verzamelpunt controleren
2 personen
Groep verzamelen
4 personen
Aanwezigheid natellen
3 personen
Vertrek naar huis begeleiden
4 personen
Terugreis begeleiden
4 personen
Aankomst afmelden
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Picknickmaterialen verzamelen
3 personen

Nazorg

Servies afwassen
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Niet-gebruikte tickets afhandelen
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Picknickkleedaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Klapkrukkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Megafonenaantal 2
Zaklampenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Messenaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10
Thermobekersaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Servettenhoudersaantal 8

Decoratie

Dierenballonnenaantal 30
Dierenpostersaantal 8
Naamstickersaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Touwaantal 2
Wasbare stiftenaantal 12

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Picknickballenaantal 4

Schoonmaak

Handgelaantal 6
Schoonmaakdoekjesaantal 12
Afwasbakkenaantal 2
Afwasborstelsaantal 4
Droogdoekenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2
Fluitjesaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 6

Documenten

Deelnemerslijstenaantal 6
Plattegrondenaantal 60
Noodcontactkaartenaantal 60
Routebeschrijvingenaantal 6
Pennensetsaantal 6
Waterdichte documentenmapaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het verzamelpunt en de vertrektijd uiterlijk een week vooraf vast. Stuur route, reistijd en een telefoonnummer mee, zodat deelnemers niet op eigen initiatief verschillende ingangen gebruiken.
Vraag groepskorting en beschikbaarheid meteen bij de reservering na. Bestel tickets en polsbandjes pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt, zodat je geen onnodige aantallen bestelt.
Controleer het programma van de dierentuin 3 tot 5 dagen vooraf. Plan de gezamenlijke maaltijd rond voertijden, demonstraties en de verwachte looptijd tussen verblijven.
Verzamel dieetwensen en toegankelijkheidsbehoeften uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Geef de maaltijdlocatie deze informatie door en controleer of rolstoelgebruikers en kinderwagens de gekozen route kunnen volgen.
Maak de picknickpakketten de avond ervoor klaar en vul koelboxen pas vlak voor vertrek. Sorteer tickets per deelnemer, leg deelnemerslijsten en EHBO-set apart en controleer weersverwachting en batterijen op de ochtend zelf.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierentuindag reserveren?: Reserveer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf als je met een groep gaat. Dan heb je tijd om groepskorting, vervoer, maaltijd en tickets op elkaar af te stemmen.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor een dierentuindag?: Plan minimaal 6 uur op locatie, exclusief de heen- en terugreis. Tel voor een groep extra tijd op voor verzamelen, tickets controleren, toiletbezoeken en het verplaatsen tussen programmaonderdelen.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor vertrek en stuur 24 uur vooraf een korte herinnering. Vermeld daarin verzamelplaats, vertrektijd, route, noodnummer, maaltijdafspraken en wat deelnemers zelf meenemen.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig voor een dierentuindag?: Maak per 10 tot 15 deelnemers één aanspreekpunt of begeleider beschikbaar. Bij kinderen, deelnemers met extra ondersteuning of meerdere groepen is een lagere verhouding verstandiger; leg vooraf ook minimaal één noodcontact per deelnemer vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.