Zo organiseer je een dierentuindag zonder gedoe

Begin met het aantal deelnemers en de datum, en reserveer daarna de dierentuin en het vervoer. Controleer vroeg het dagprogramma, de toegankelijkheid en de reistijd, zodat je geen aansluiting of voederpresentatie mist. Verzamel dieetwensen, noodcontacten en aanmeldingen vóór je tickets en polsbandjes bestelt. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke verzamelplaats, gesorteerde tickets en een goed voorbereide picknick.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en bezoekersaantal vastleggen
2 personen
2
Dierentuin reserveren
3
Groepskorting aanvragen
4
Vervoer reserveren
5
Programma van de dierentuin controleren
6
Verzamelplaats vastleggen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Noodcontacten verzamelen
11
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
12
Tickets en polsbandjes bestellen
13
Maaltijd reserveren
14
Toegankelijkheid controleren
15
Weersverwachting controleren
16
Route en reistijd controleren
17
Deelnemers praktische informatie sturen
2 personen
18
Boodschappenlijst controleren
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Koelboxen vullen
2 personen
21
Picknickpakketten klaarmaken
3 personen
22
Tickets sorteren
2 personen
23
Deelnemerslijsten afdrukken
24
Rugzakken en materialen klaarzetten
2 personen
25
EHBO-set controleren
26
Telefoons en powerbanks opladen
2 personen

Event

27
Vertrekbericht versturen
28
Verzamelplaats klaarzetten
2 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Polsbandjes uitdelen
2 personen
31
Groep kort instrueren
2 personen
32
Naar de dierentuin reizen
4 personen
33
Groepsentree regelen
2 personen
34
Plattegronden uitdelen
2 personen
35
Dagprogramma toelichten
2 personen
36
Groepen indelen
3 personen
37
Dierenverblijven bezoeken
6 personen
38
Voedermoment bezoeken
4 personen
39
Toiletronde begeleiden
3 personen
40
Dranken uitdelen
3 personen
41
Picknickplek inrichten
4 personen
42
Picknick serveren
5 personen
43
Dieetmaaltijden uitdelen
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Vrije rondgang begeleiden
5 personen
47
Verzamelpunt controleren
2 personen
48
Groep verzamelen
4 personen
49
Aanwezigheid natellen
3 personen
50
Vertrek naar huis begeleiden
4 personen
51
Terugreis begeleiden
4 personen
52
Aankomst afmelden
2 personen
53
Overgebleven eten verdelen
2 personen
54
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
55
Picknickmaterialen verzamelen
3 personen

Nazorg

56
Servies afwassen
2 personen
57
Koelboxen schoonmaken
2 personen
58
Materialen drogen en opbergen
2 personen
59
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
60
Locatie schoonmaken
2 personen
61
Geleende spullen retourneren
62
Niet-gebruikte tickets afhandelen
63
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknicktafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 12
Picknickkleedaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Klapkrukkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 8
Megafonenaantal 2
Zaklampenaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60
Messenaantal 60
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10
Thermobekersaantal 40

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukentangenaantal 6
Voedselcontainersaantal 12
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Servettenhoudersaantal 8

Decoratie

Dierenballonnenaantal 30
Dierenpostersaantal 8
Naamstickersaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Touwaantal 2
Wasbare stiftenaantal 12

Sportmateriaal

Frisbeesaantal 4
Picknickballenaantal 4

Schoonmaak

Handgelaantal 6
Schoonmaakdoekjesaantal 12
Afwasbakkenaantal 2
Afwasborstelsaantal 4
Droogdoekenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6

Veiligheid

EHBO-setaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2
Fluitjesaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 6

Documenten

Deelnemerslijstenaantal 6
Plattegrondenaantal 60
Noodcontactkaartenaantal 60
Routebeschrijvingenaantal 6
Pennensetsaantal 6
Waterdichte documentenmapaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de verzamelplaats en een tijdstip vast dat 15 minuten vóór opening of vertrek ligt. Stuur deze informatie samen met route, reistijd en een telefoonnummer uiterlijk 3 dagen vooraf naar alle deelnemers.
Vraag groepskorting en beschikbaarheid van de dierentuin minimaal 4 weken vooraf aan. Controleer daarna of tickets op naam, per groep of met polsbandjes worden uitgegeven.
Plan de maaltijd pas nadat je dieetwensen hebt verzameld. Reken voor een picknick per persoon op een eigen portie, plus ongeveer 10% extra servetten, bekers en bestek voor morsen of onverwachte deelnemers.
Controleer het programma van de dierentuin de avond ervoor en noteer maximaal 2 vaste momenten, zoals een presentatie en de lunch. Zo blijft er tijd over voor verplaatsingen tussen verblijven.
Maak de deelnemerslijst, noodcontacten, tickets en materialen de avond vóór vertrek klaar. Laad powerbanks op, controleer de EHBO-set en verdeel koelboxen, picknickpakketten en praktische informatie over de begeleiders.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een dierentuindag reserveren?: Reserveer de dierentuin en het vervoer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Voor een groep heb je dan nog tijd om groepskorting, toegankelijkheid en het programma te controleren.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor een dierentuindag?: Plan minimaal 6 uur op locatie, exclusief reistijd. Kom 15 minuten vóór het afgesproken verzamelmoment aan en houd per verplaatsing tussen onderdelen ongeveer 10 minuten marge.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en noodcontacten verzamelen?: Vraag aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten uiterlijk 10 dagen vóór de dierentuindag op. Sluit de lijst 5 tot 7 dagen vooraf, zodat je tickets, maaltijden en polsbandjes op tijd kunt regelen.
Wat neem je mee voor een picknick tijdens een dierentuindag?: Neem koelboxen, ijs, voedselcontainers, herbruikbare borden, bekers en bestek mee, afgestemd op het definitieve aantal deelnemers. Maak de picknickpakketten de avond ervoor klaar en neem ongeveer 10% extra servetten en drinkbekers mee.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.