Journée du zoo : la checklist d’organisation

Une journée au zoo se prépare surtout autour des réservations, du transport et du suivi des participants. Commencez par fixer la date et l’effectif, puis confirmez le zoo, le trajet et les repas avant d’envoyer les informations pratiques. Les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et l’accessibilité sont souvent recueillis trop tard. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux billets, aux paniers pique-nique et au matériel du jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le nombre de visiteurs
2 personnes
Réserver le zoo
Demander une réduction de groupe
Réserver le transport
Vérifier le programme du zoo
Définir le point de rassemblement
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Établir la liste des participants
2 personnes
Commander les billets et les bracelets
Réserver un repas
Vérifier l’accessibilité
Vérifier les prévisions météo
Vérifier l'itinéraire et le temps de trajet
Envoyer aux participants les informations pratiques
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les paniers pique-nique
3 personnes
Trier les tickets
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer les sacs à dos et le matériel
2 personnes
Vérifier la trousse de premiers secours
Charger les téléphones et les batteries externes
2 personnes

Événement

Envoyer le message de départ
Mettre en place le point de rassemblement
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Briefer brièvement le groupe
2 personnes
Aller au zoo
4 personnes
Organiser l'entrée de groupe
2 personnes
Distribuer les plans
2 personnes
Présenter le programme de la journée
2 personnes
Répartir les groupes
3 personnes
Visiter les enclos des animaux
6 personnes
Assister au nourrissage
4 personnes
Accompagner la ronde des toilettes
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Aménager l’aire de pique-nique
4 personnes
Servir le pique-nique
5 personnes
Distribuer les repas adaptés au régime
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Accompagner la visite libre
5 personnes
Vérifier le point de rassemblement
2 personnes
Rassembler le groupe
4 personnes
Recompter les participants
3 personnes
Accompagner le départ vers la maison
4 personnes
Accompagner le retour
4 personnes
Signaler l’arrivée
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rassembler le matériel de pique-nique
3 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Gérer les billets non utilisés
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de pique-niqueqté 8
Chaises pliantesqté 12
Couverture de pique-niqueqté 8
Nappesqté 8
Tabourets pliantsqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 8
Mégaphonesqté 2
Lampes de pocheqté 6
Thermosqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Couteauxqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 10
Gobelets thermiquesqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Porte-serviettesqté 8

Décoration

Ballons animauxqté 30
Affiches d’animauxqté 8
Étiquettes nominativesqté 60
Braceletsqté 60
Cordeqté 2
Marqueurs lavablesqté 12

Matériel de sport

Frisbeesqté 4
Ballons de pique-niqueqté 4

Nettoyage

Gel hydroalcooliqueqté 6
Lingettes de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 4
Torchonsqté 8
Poubellesqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2
Siffletsqté 6
Gilets de sécuritéqté 6

Documents

Listes de participantsqté 6
Plansqté 60
Cartes de contact d’urgenceqté 60
Descriptions d’itinéraireqté 6
Sets de stylosqté 6
Pochette de documents étancheqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le zoo et le transport dès que la date et le nombre de visiteurs sont connus. Demandez en même temps une réduction de groupe et vérifiez les horaires du programme.
Fixez une date limite d’inscription, idéalement 2 à 3 semaines avant la sortie. Utilisez la liste finale pour commander les billets, les bracelets et prévoir le nombre de repas.
Recueillez les allergies, régimes alimentaires et contacts d’urgence au moment de l’inscription, pas la veille. Gardez ces informations avec la liste imprimée des participants.
Envoyez les informations pratiques au moins 5 jours avant : point de rassemblement, heure de départ, durée du trajet, tenue conseillée et numéro à appeler en cas de retard.
La veille, vérifiez la météo et préparez les glacières, les paniers pique-nique, les sacs à dos et la trousse de premiers secours. Chargez aussi les batteries externes et rassemblez les câbles de recharge.

Questions fréquentes

Quand réserver une journée au zoo pour un groupe ?: Réservez le zoo et le transport dès que la date et l’effectif sont fixés, idéalement 4 à 8 semaines à l’avance. Cela laisse le temps de demander une remise de groupe et de choisir un repas adapté.
Quand envoyer les invitations pour une sortie au zoo ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la sortie, avec une date limite d’inscription 2 à 3 semaines avant. Vous pourrez ensuite finaliser les billets, les bracelets et la liste des participants.
Que faut-il prévoir pour le repas d’une journée au zoo ?: Prévoyez un repas par personne, puis préparez les paniers pique-nique et les glacières la veille. Ajoutez quelques portions de secours et séparez clairement les repas liés aux allergies ou aux régimes particuliers.
Que vérifier la veille d’une journée au zoo ?: Vérifiez la météo, l’itinéraire, le temps de trajet et le programme du zoo. Préparez aussi les listes imprimées, les sacs, les billets, les bracelets et la trousse de premiers secours avant la fin de la journée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.