Checklist voor een georganiseerd dierentuinbezoek

Een dierentuinbezoek met een groep vraagt meer voorbereiding dan alleen entreetickets kopen. Je moet vervoer, verzameltijd, groepsindeling en programmatijden op elkaar afstemmen. Ook lunch, drinken en dieetwensen regel je vooraf, zodat je onderweg niet hoeft te improviseren. Met deze checklist werk je van de eerste keuze van de dierentuin naar de laatste controle bij vertrek. Zo weet iedereen waar hij moet zijn, bij welke groep hij hoort en wat er tijdens de dag gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Dierentuin en programma kiezen
2 personen
Entreetickets reserveren
Vervoer en route vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Contactgegevens controleren
Deelnemerslijst opstellen
Groepsindeling maken
Programmatijden controleren
Verzamellocatie bevestigen
Weersverwachting controleren
Deelnemers laatste informatie sturen
Boodschappen doen
2 personen
Eten en drinken koelen
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Tassen en koelboxen inpakken
3 personen

Event

Deelnemers afvinken
2 personen
Groepsregels toelichten
Groepsfoto maken
Dierentuinroute starten
3 personen
Dierenpresentatie bezoeken
3 personen
Dranken uitdelen
2 personen
Pauze en snacks serveren
3 personen
Groepen opnieuw verzamelen
2 personen
Rondleiding vervolgen
3 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
Laatste dierentuinronde lopen
3 personen
Deelnemers terug verzamelen
2 personen
Vertrek en terugreis begeleiden
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Afval weggooien
2 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen controleren
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Picknickkleedaantal 4
Opvouwbare krukaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 24
Herbruikbare bordenaantal 24
Herbruikbaar bestekaantal 24
Servettenhouderaantal 2

Keuken

Koelboxaantal 3
Koelelementenaantal 12
Thermoskanaantal 3
Snijplankaantal 2
Broodmesaantal 2
Keukenmesaantal 2
Tangenaantal 2
Voedselcontainersaantal 6
Herbruikbare drinkflessenaantal 24
Serviesbakaantal 2

Apparatuur

Powerbankaantal 4
Oplaadkabelaantal 6
Megafoon
Waterdichte telefoonhoesaantal 4

Verlichting

Zaklampaantal 4
Hoofdlampaantal 4

Decoratie

Groepsvlagaantal 2
Naamstickersaantal 30

Papierwaren

Geprinte routekaartenaantal 6
Deelnemerslijstenaantal 3
Pennenaantal 6

Veiligheid

EHBO-set
Reflecterende hesjesaantal 4
Regenponchoaantal 24

Schoonmaak

Afvalbak met dekselaantal 2
Schoonmaakdoekaantal 6
Handdesinfectieaantal 3
Natte doekjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de entreetickets zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat. Houd daarna een actuele deelnemerslijst bij, want wijzigingen op de dag zelf maken het afvinken en de groepsindeling lastiger.
Plan de verzameltijd ruim vóór de eerste dierenpresentatie. Reken extra tijd voor vervoer, parkeren, toiletbezoek en het afvinken van alle deelnemers; te laat aankomen kan het hele programma verschuiven.
Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en maak de lunchpakketten pas nadat je die lijst hebt gecontroleerd. Koel eten en drinken in een koelbox met koelelementen en neem per deelnemer een herbruikbare drinkfles mee.
Maak groepen met een vaste begeleider en spreek één herkenbare verzamelplek af. Een groepsvlag, naamstickers en geprinte routekaarten helpen vooral wanneer telefoons leeg zijn of het terrein druk is.
Stuur de laatste informatie uiterlijk de dag vóór vertrek. Vermeld daarin de verzamellocatie, vertrektijd, route, weersverwachting, kledingadvies en wat deelnemers zelf moeten meenemen; controleer op de ochtend zelf nog één keer het programma.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierentuinbezoek organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken van tevoren met de dierentuin, het programma en het vervoer. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 1 week voor vertrek, zodat je groepen, lunchpakketten en tickets kunt afronden.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een dierentuinbezoek?: Plan minimaal één lunchpakket en één fles of drinkvoorziening per deelnemer. Neem daarnaast extra drinken mee voor warme dagen en houd rekening met 1 tot 2 extra lunchpakketten voor onverwachte deelnemers of beschadigde maaltijden.
Wanneer controleer ik de tijden van dierenpresentaties?: Controleer de programmatijden eerst bij het maken van de route en nogmaals 1 tot 2 dagen voor het bezoek. Zet de belangrijkste presentatie op de planning met minstens 15 minuten looptijd als buffer.
Wat moet ik doen als het regent tijdens een dierentuinbezoek?: Controleer de weersverwachting de avond ervoor en opnieuw op de ochtend van vertrek. Neem voor iedere deelnemer een regenponcho mee of spreek vooraf af wat iedereen aantrekt, en bescherm telefoon en routekaarten tegen water.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.