Dierentekendag organiseren: een praktische checklist
Een dierentekendag staat of valt met een goede indeling: deelnemers moeten snel weten waar ze zitten, welke opdracht ze doen en waar materialen liggen. Begin met de ruimte, uitnodigingen en aanmeldingen en werk daarna toe naar werkbladen, tekenstations en de tentoonstelling. Verzamel dieetwensen op tijd en regel toestemmingsformulieren voordat je de deelnemersmappen vult. Op deze pagina staat het plan in de juiste volgorde, inclusief de voorbereidingen die je vlak voor de start vaak vergeet.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Tekenopdrachten selecteren
2 personen
Dierenfoto's verzamelen
2 personen
Programma opstellen
Toestemmingsformulieren maken
Werkbladen ontwerpen
2 personen
Benodigdheden inkopen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Werkbladen afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Tekenstations indelen
2 personen
Activiteitskaarten klaarleggen
Deelnemersmappen vullen
2 personen
Dierenquiz voorbereiden
Tentoonstellingswand voorbereiden
2 personen
Koelboxen vullen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Tekenmaterialen verdelen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Opening toelichten
Tekenworkshop begeleiden
4 personen
Tekenmaterialen aanvullen
2 personen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dierenquiz begeleiden
2 personen
Pauzetafels schoonmaken
2 personen
Vrij tekenen begeleiden
3 personen
Tekeningen tentoonstellen
3 personen
Publieksronde begeleiden
2 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Tekeningen veilig verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Kapstokkenaantal 2
- Tafelkleedjesaantal 8
Tekenmateriaal
- Tekenpapieraantal 300
- Schetsboekenaantal 60
- Grafietpotlodenaantal 120
- Kleurpotlodenaantal 12
- Viltstiftenaantal 12
- Wasco'saantal 10
- Gummenaantal 70
- Puntenslijpersaantal 20
- Linialenaantal 30
- Tekentafelsaantal 8
- Kleurplatenaantal 100
- Schortenaantal 30
- Tafelhoezenaantal 8
Decoratie
- Dierenpostersaantal 20
- Dierenbanneraantal 2
- Ballonnenaantal 50
- Naamkaartjesaantal 80
- Kleefgumaantal 4
- Dierenstickersaantal 200
- Dierenfoto'saantal 100
- Tentoonstellingsbordenaantal 10
- Wasknijpersaantal 100
- Labelkaartjesaantal 100
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Catering
- Drinkglazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Schenkkanenaantal 6
- Serveerbladenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Voorraadbakkenaantal 8
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Keukentangenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
Tips
- Plan per tekenstation ruimte voor papier, potloden, kleurmaterialen en een afvalplek. Houd tussen tafels genoeg doorgang vrij zodat deelnemers en begeleiders elkaar niet hinderen.
- Verzamel dierenfoto's en tekenopdrachten uiterlijk een week vooraf. Zo kun je werkbladen ontwerpen, afdrukken en de activiteitskaarten zonder haast klaarleggen.
- Maak voor elke deelnemer een naamkaartje en een gevulde deelnemersmap. Leg daarnaast een kleine reserve klaar voor ontbrekende of beschadigde formulieren.
- Controleer koffiezetapparaten, waterkokers en verlengsnoeren vóór je de tafels opstelt. Zet snoeren langs de rand van de ruimte vast, zodat niemand er tijdens het tekenen over struikelt.
- Richt de tentoonstellingswand in voordat de eerste tekening wordt gemaakt. Leg wasknijpers en labelkaartjes klaar en bepaal vooraf waar de dierenquiz en andere activiteiten plaatsvinden.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een dierentekendag organiseren?
- Reserveer de ruimte bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken van tevoren en sluit de aanmeldingen uiterlijk 1 week voor de activiteit, zodat je werkbladen en deelnemersmappen kunt voorbereiden.
- Hoeveel tekenstations heb ik nodig voor een dierentekendag?
- Reken op 1 tekenstation per 4 tot 6 deelnemers, afhankelijk van de beschikbare begeleiding. Laat per station minimaal één tafel vrij voor materialen en houd ruimte over voor stoelen, doorgang en schorten.
- Wanneer verzamel ik dieetwensen voor de dierentekendag?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer de antwoorden uiterlijk 7 dagen vooraf. Zo kun je de hapjes aanpassen voordat je boodschappen doet en voorkom je last-minute wijzigingen.
- Wat moet ik op de ochtend van een dierentekendag controleren?
- Plan 60 tot 90 minuten voor de start voor de locatiecontrole, tafels, stoelen, tekenmaterialen, koffie en thee. Controleer ook de stroomvoorziening, naamkaartjes, deelnemersmappen en de tentoonstellingswand voordat deelnemers binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!