Checklist para organizar un Día de dibujo de animales
Organizar un Día de dibujo de animales requiere más que preparar lápices y papel. Primero reserva el espacio, abre las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas; después define los ejercicios, reúne fotos y prepara el programa. En los días previos, imprime las hojas, completa las carpetas y deja listas las tarjetas de actividad. Esta checklist también te ayuda a llegar al montaje con las mesas, los materiales, las bebidas y la exposición preparados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Seleccionar los ejercicios de dibujo
2 personas
Recopilar fotos de animales
2 personas
Elaborar el programa
Crear formularios de consentimiento
Diseñar hojas de trabajo
2 personas
Comprar los materiales necesarios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
Distribuir los puestos de dibujo
2 personas
Preparar las tarjetas de actividad
Rellenar carpetas de participantes
2 personas
Preparar el quiz de animales
Preparar la pared de exposición
2 personas
Llenar las neveras portátiles
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
4 personas
Preparar las sillas
3 personas
Distribuir los materiales de dibujo
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Explicar la apertura
Guiar el taller de dibujo
4 personas
Reponer los materiales de dibujo
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Coordinar el concurso de animales
2 personas
Limpiar las mesas del descanso
2 personas
Guiar el dibujo libre
3 personas
Exponer los dibujos
3 personas
Guiar la vuelta del público
2 personas
Anunciar el cierre
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
Empaquetar dibujos de forma segura
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Guardar la comida sobrante
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Manteles individualescant. 8
Material de dibujo
- Papel para dibujarcant. 300
- Cuadernos de bocetoscant. 60
- Lápices de grafitocant. 120
- Lápices de colorescant. 12
- Rotuladorescant. 12
- Rotuladores de ceracant. 10
- Gomas de borrarcant. 70
- Sacapuntascant. 20
- Reglascant. 30
- Mesas de dibujocant. 8
- Libros para colorearcant. 100
- Delantalescant. 30
- Fundas para mesascant. 8
Decoración
- Pósters de animalescant. 20
- Banner de animalescant. 2
- Globoscant. 50
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Masilla adhesivacant. 4
- Pegatinas de animalescant. 200
- Fotos de animalescant. 100
- Paneles de exposicióncant. 10
- Pinzas de la ropacant. 100
- Carteles para etiquetascant. 100
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Catering
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Jarrascant. 6
- Bandejas de serviciocant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 8
- Compras
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharonescant. 6
- Pinzas de cocinacant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Papel de aluminiocant. 2
- Recipientes herméticoscant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Consejos
- Cierra las inscripciones con al menos 7 días de antelación para confirmar el número de participantes, las preferencias dietéticas y la cantidad de carpetas y tarjetas de nombre.
- Prepara entre 3 y 5 ejercicios de dibujo de dificultad variada y selecciona las fotos de animales antes de imprimir las hojas de trabajo; así no tendrás que improvisar durante la actividad.
- Calcula un puesto de dibujo por participante y deja los materiales distribuidos antes de abrir las puertas: papel, cuaderno, lápiz, goma, sacapuntas y colores deben estar al alcance.
- Monta la pared de exposición antes de que empiece el dibujo y reserva pinzas, etiquetas y carteles; colocar las obras al final resulta más lento cuando todavía hay que atender a los participantes.
- Comprueba el espacio el mismo día, al menos 2 horas antes: prueba las máquinas de café, las teteras y los cables alargadores, llena las neveras portátiles y prepara los aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de dibujo de animales?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el espacio, enviar las invitaciones y preparar los formularios de consentimiento. Deja la impresión y el montaje de materiales para los últimos 3 a 7 días.
- ¿Cuánto material de dibujo necesito por persona?
- Prepara al menos una hoja de trabajo, un papel adicional, un lápiz de grafito, una goma y un sacapuntas por participante. Añade un 10 % de reserva para roturas, pérdidas o inscripciones de última hora.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones 7 días antes del evento. Ese plazo permite ajustar las mesas, las sillas, las carpetas de participantes, los materiales y los aperitivos al número real de asistentes.
- ¿Cuándo se prepara la exposición de dibujos?
- Monta los paneles y prepara las etiquetas antes de que lleguen los participantes, idealmente 1 o 2 horas antes. Durante la actividad solo tendrás que colocar las obras terminadas con pinzas de la ropa.
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