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Journée de dessin animalier : la checklist d’organisation

Une journée de dessin animalier demande plus qu’une table et quelques crayons. Il faut cadrer les inscriptions, recueillir les informations alimentaires et les autorisations, puis préparer les activités, les modèles d’animaux et les postes de dessin. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des tables, des chaises et du matériel. Elle prévoit aussi les détails souvent oubliés : badges, rangement des dossiers, exposition des dessins, boissons et protection des surfaces.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver la salle

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Sélectionner les activités de dessin

    2 personnes

  • Rassembler des photos d’animaux

    2 personnes

  • Élaborer le programme

  • Créer les formulaires de consentement

  • Concevoir des feuilles de travail

    2 personnes

  • Acheter les fournitures nécessaires

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Imprimer les feuilles de travail

  • Préparer les badges nominatifs

  • Répartir les stations de dessin

    2 personnes

  • Préparer les cartes d’activités

  • Remplir les dossiers des participants

    2 personnes

  • Préparer le quiz animalier

  • Préparer le mur d’exposition

    2 personnes

  • Remplir les glacières

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Vérifier le lieu

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Répartir le matériel de dessin

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    2 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer les badges

    2 personnes

  • Présenter l’ouverture

  • Animer l’atelier de dessin

    4 personnes

  • Réapprovisionner le matériel de dessin

    2 personnes

  • Servir les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Encadrer le quiz sur les animaux

    2 personnes

  • Nettoyer les tables de pause

    2 personnes

  • Encadrer le dessin libre

    3 personnes

  • Exposer les dessins

    3 personnes

  • Accompagner la visite du public

    2 personnes

  • Annoncer la clôture

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

Suivi

  • Emballer les dessins en toute sécurité

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    3 personnes

  • Trier les matériaux

    2 personnes

  • Stocker les restes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 60
  • Porte-manteauxqté 2
  • Nappesqté 8

Matériel de dessin

  • Papier à dessinqté 300
  • Carnets de croquisqté 60
  • Crayons graphiteqté 120
  • Crayons de couleurqté 12
  • Feutresqté 12
  • Crayons de cireqté 10
  • Gommesqté 70
  • Taille-crayonsqté 20
  • Règlesqté 30
  • Tables à dessinqté 8
  • Coloriagesqté 100
  • Tabliersqté 30
  • Housses de tableqté 8

Décoration

  • Affiches d’animauxqté 20
  • Bannière animauxqté 2
  • Ballonsqté 50
  • Badges nominatifsqté 80
  • Pâte adhésiveqté 4
  • Autocollants d’animauxqté 200
  • Photos d’animauxqté 100
  • Panneaux d’expositionqté 10
  • Pinces à lingeqté 100
  • Cartes-étiquettesqté 100

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4

Catering

  • Verres à boireqté 70
  • Assiettesqté 70
  • Couvertsqté 70
  • Carafesqté 6
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 4
  • Bacs de stockageqté 8
  • Courses

Cuisine

  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 3
  • Louchesqté 6
  • Pinces de cuisineqté 4
  • Verres doseursqté 2
  • Papier aluminiumqté 2
  • Boîtes de conservationqté 12

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Sets de serpillièreqté 2
  • Chiffons de nettoyageqté 20
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

  • Commencez les inscriptions au moins 3 semaines avant la journée. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, les coordonnées utiles et les consentements nécessaires afin de ne pas courir après les réponses la veille.
  • Prévoyez un poste de dessin pour 4 à 6 participants. Placez sur chaque table le papier, les carnets, les crayons, les gommes, les taille-crayons et les règles avant l’arrivée du groupe.
  • Préparez les photos d’animaux, les affiches et les cartes d’activités par atelier, dans des pochettes distinctes. Imprimez les feuilles de travail au moins 2 jours avant et gardez quelques exemplaires vierges en réserve.
  • Réservez 30 à 45 minutes avant l’accueil pour vérifier la salle, installer les tables et les chaises, répartir le matériel et tester les rallonges, les machines à café et les bouilloires.
  • Ne repoussez pas le goûter et l’exposition à la fin de l’installation. Remplissez les glacières, préparez les en-cas, le café et le thé, puis installez les panneaux, les pinces et les cartes-étiquettes avant le début des dessins.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de dessin animalier ?
Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 7 à 10 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et les formulaires de consentement.
Combien de matériel de dessin prévoir par participant ?
Prévoyez au minimum une place de travail complète par participant : papier ou carnet, crayon graphite, gomme et taille-crayon. Ajoutez 10 % de fournitures en réserve, surtout pour le papier, les crayons de couleur et les feutres.
Combien de temps faut-il pour installer une journée de dessin animalier ?
Comptez 30 à 45 minutes pour une installation simple, et jusqu’à 1 heure si vous répartissez plusieurs stations de dessin et un mur d’exposition. Faites la vérification de la salle avant de sortir tout le matériel.
Que préparer la veille d’une journée de dessin animalier ?
La veille, regroupez les dossiers des participants, les badges, les feuilles de travail, les cartes d’activités et les consentements. Préparez aussi les modèles d’animaux et vérifiez les quantités de papier, de matériel, d’en-cas et de boissons.

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