Checklist voor een dierenartsinformatieavond organiseren

Een dierenartsinformatieavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een dierenarts en een zaal vastleggen. Je moet het programma afstemmen, presentaties en hand-outs op tijd verzamelen en de techniek testen voordat bezoekers binnenkomen. Ook registratie, naamkaartjes, dieetwensen en de koffie- en theepauze lopen soepel als je ze vooraf controleert. Gebruik deze checklist om de avond van programma en uitnodigingen tot ontvangst en afronding stap voor stap te organiseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Thema en programma vaststellen
2 personen
Dierenarts en sprekers bevestigen
2 personen
Locatie en zaalindeling reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen en dieetwensen controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Hand-outs afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte opbouwen
2 personen
Projector en geluid testen
2 personen
Verlichting en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Hand-outs en naamkaartjes klaarleggen

Event

Sprekers ontvangen en instrueren
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Opening en programma toelichten
Dierenartslezing begeleiden
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Tweede lezing begeleiden
2 personen
Vraag-en-antwoordsessie begeleiden
2 personen
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Overgebleven catering inpakken
2 personen
Afval verzamelen en sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal opruimen
4 personen
Zaal en keuken schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Presentaties en administratie archiveren
Bedankbericht aan sprekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Krukken voor sprekersaantal 4
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Informatiebordenaantal 4

Kantoorartikelen

Registratieformulierenaantal 70
Pennensetsaantal 12
Flip-over
Flip-overstiftenaantal 6
Plakbandaantal 2
Hand-outsaantal 70

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de dierenarts en andere sprekers voordat je uitnodigingen verstuurt. Zet per spreker het onderwerp, de spreektijd en de uiterste datum voor het aanleveren van de presentatie vast.
Controleer de zaalindeling uiterlijk een week vooraf: reserveer ruimte voor registratie, presentatie, zitplaatsen en een aparte koffie- en theehoek. Zo voorkom je dat bezoekers zich bij binnenkomst door een volle opstelling moeten bewegen.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en controleer de lijst minstens 3 dagen voor de avond. Stem het aantal broodjes en hapjes af op het definitieve aantal deelnemers, niet op de eerste inschatting.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidsprekers minimaal 1 dag vooraf met de echte presentaties. Leg ook verlengsnoeren, stekkerdozen en een presentatieklikker klaar; juist die kleine onderdelen worden vaak vergeten.
Richt de registratiebalie minstens 45 minuten voor aanvang in met deelnemerslijst, registratieformulieren, pennen, naamkaartjes en hand-outs. Ontvang sprekers eerder dan bezoekers, zodat zij de zaal, microfoon en volgorde van het programma kennen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierenartsinformatieavond organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met thema, programma, dierenarts, sprekers en locatie. Verstuur de uitnodigingen zodra deze onderdelen vaststaan, zodat je uiterlijk 1 week voor de avond een betrouwbare deelnemerslijst hebt.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een dierenartsinformatieavond op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, registratie, presentatie, techniek, bewegwijzering en catering. Laat sprekers minstens 30 minuten voor aanvang komen en houd daarna nog 15 minuten over voor een laatste microfoon- en presentatietest.
Wanneer moet ik presentaties en hand-outs verzamelen?: Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op en controleer ze direct op formaat, volgorde en leesbaarheid. Druk hand-outs pas af nadat de laatste versie is gecontroleerd, bij voorkeur 2 tot 3 dagen voor de informatieavond.
Hoeveel koffie, thee en water heb ik nodig per deelnemer?: Reken voor een avond van ongeveer 2 tot 3 uur op 2 koppen koffie of thee per persoon en minimaal 2 glazen water. Koop daarnaast ongeveer 2 tot 3 hapjes of een klein broodje per deelnemer, aangepast aan de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.