Checklist voor een dichtworkshop organiseren
Een dichtworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels, stoelen en schrijfmateriaal klaarzetten. Je moet deelnemers op tijd bevestigen, dieetwensen verzamelen en de docent ruimte geven voor een werkbaar programma. Regel locatie, catering en techniek eerst; bereid daarna werkbladen, naamkaartjes en werkplekken voor. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, goed zicht op de beamer of flip-over en genoeg tijd voor schrijven, delen en pauzeren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Docent bevestigen
Programma opstellen
Deelnemers bevestigen
Werkbladen voorbereiden
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
Ruimte en sleutel bevestigen
Event
Locatie openen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Werkplekken inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
Flip-over klaarzetten
Dranken koelen
Koffie en thee klaarzetten
Hapjes en lunch klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Schrijfoefening begeleiden
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Feedbackronde begeleiden
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
2 personen
Diner serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Avondoefening begeleiden
Open mic begeleiden
2 personen
Laatste dranken bijvullen
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Techniek afkoppelen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Locatie afsluiten
Geleende spullen retourneren
Deelnemersberichten versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 36
- Buffettafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Bordenaantal 40
- Kommenaantal 40
- Mokkenaantal 40
- Glazenaantal 50
- Besteksetsaantal 40
- Serveerbladenaantal 4
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Draagbare speaker
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 4
Workshopmateriaal
- Notitieboekjesaantal 36
- Balpennenaantal 45
- Potlodenaantal 36
- Gummenaantal 36
- Markeerstiftenaantal 12
- Tijdschriftenaantal 20
- Woordenboekenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 40
- Werkbladenaantal 40
- Kleefbriefjesaantal 6
- Papieren tapeaantal 4
- Flip-overblokkenaantal 2
- Flip-overstiftenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Slingersaantal 4
- Theelichthoudersaantal 12
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig de docent en het programma uiterlijk 2 weken vooraf. Plan naast uitleg en schrijfoefeningen ook tijd voor vragen, delen van werk en een korte pauze.
- Controleer 3 dagen vooraf alle workshopmaterialen per deelnemer. Leg notitieboekjes, balpennen, potloden, gummen en markeerstiften klaar en neem enkele extra sets mee.
- Maak de werkplekken vóór ontvangst in orde: reken op één stoel en voldoende tafelruimte per deelnemer. Zet naamkaartjes en werkbladen op de juiste plek, zodat de start niet wordt vertraagd.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, speaker en microfoon minimaal 30 minuten vóór de workshop. Controleer ook verlengsnoeren en stekkerdozen; die worden bij een tijdelijke locatie vaak vergeten.
- Plan eten en drinken op basis van het programma. Zet koffie, thee en water vóór de start klaar en stem hapjes of lunch uiterlijk 5 dagen vooraf af op de verzamelde dieetwensen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dichtworkshop organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 weken vooraf met de locatie, docent en uitnodigingen. Rond catering, deelnemersbevestiging en materialen uiterlijk 5 dagen voor de workshop af.
- Hoeveel materiaal heb ik nodig per deelnemer aan een dichtworkshop?
- Voorzie per deelnemer minimaal 1 notitieboekje, 1 balpen, 1 potlood en 1 gum. Leg daarnaast ongeveer 10 procent extra materiaal klaar voor vergeten of defecte spullen.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een dichtworkshop verzamelen?
- Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen vooraf. Geef het definitieve aantal en de wensen uiterlijk 5 dagen voor de workshop door aan de catering.
- Hoe vroeg moet de ruimte open voor een dichtworkshop?
- Open de locatie minimaal 60 minuten vóór de ontvangst. Gebruik die tijd voor tafels en stoelen, werkplekken, techniek, flip-over, koffie en thee en de ontvangsttafel.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.