Zo organiseer je een diabeteswandeling

Een diabeteswandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Leg eerst datum, startlocatie en route vast en regel daarna vergunningen, toegankelijkheid, rustpunten en medische ondersteuning. Zodra de inschrijving opent, verzamel je ook dieetwensen en medische aandachtspunten, zodat begeleiding en catering daarop aansluiten. Met duidelijke route-informatie, goed ingedeelde begeleiders en een voorbereid startpunt weten deelnemers op de dag zelf precies waar ze aan toe zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Startlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen regelen
4
Wandelroute controleren
2 personen
5
Rustpunten bepalen
2 personen
6
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Promotie op sociale media plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Medische aandachtspunten verzamelen
13
Deelnemersbevestiging versturen
14
Routebeschrijving versturen
15
Begeleiders werven
2 personen
16
Begeleiders instrueren
2 personen
17
Verkeersbegeleiders indelen
2 personen
18
EHBO-bezetting vastleggen
19
Reservering voor afsluitend diner maken
20
Catering en dieetopties bevestigen
21
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
22
Routeborden laten maken
23
Deelnemerslijsten printen
24
Naamstickers voorbereiden
2 personen
25
Startpakketten samenstellen
3 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Weersverwachting controleren
29
Weerbericht aan deelnemers sturen
30
Route opnieuw nalopen
2 personen
31
EHBO- en hypo-set controleren
2 personen

Event

32
Starttafel klaarzetten
3 personen
33
Partytenten opbouwen
4 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Routeborden plaatsen
4 personen
36
Rustpunten inrichten
4 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
39
Informatietafel inrichten
2 personen
40
Startpakketten uitstallen
2 personen
41
EHBO- en hypo-post inrichten
2 personen
42
Begeleiders aanmelden
2 personen
43
Deelnemers ontvangen
4 personen
44
Naamstickers uitdelen
2 personen
45
Startpakket uitdelen
3 personen
46
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
47
Wandeling begeleiden
8 personen
48
Voorste groep begeleiden
2 personen
49
Achterste groep begeleiden
2 personen
50
Rustpunten bemannen
4 personen
51
Water en fruit uitdelen
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
EHBO en hypo-hulp bieden
2 personen
54
Binnenkomende wandelaars registreren
2 personen
55
Routeborden terughalen
3 personen
56
Finish en ontvangst begeleiden
4 personen
57
Koffie en thee serveren
3 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Dinerbuffet klaarzetten
4 personen
60
Dinerbuffet aanvullen
2 personen
61
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
62
Dranken bij het diner serveren
2 personen
63
Dankwoord uitspreken
64
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

65
Buffet en servies afruimen
4 personen
66
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
69
Locatie schoonmaken
4 personen
70
Materialen controleren en inpakken
3 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Gevonden voorwerpen registreren
73
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Theelepelsaantal 80

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Buffetbakkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Megafon
Portofoonsaantal 8
EHBO-koffersaantal 2
Bloedglucosemetersaantal 2
Thermometersaantal 2
Powerbanksaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 40
Routebordenaantal 12
Pionnenaantal 20
Koelhanddoekenaantal 30

Verlichting

Batterijlantaarnsaantal 6
Ledlichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Informatiebordenaantal 4
Naamkaartstandaardsaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasteilenaantal 3
Sponzenaantal 8
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minimaal twee keer: één keer op bewegwijzering en verkeerspunten, en één keer op toegankelijkheid, rustmogelijkheden en bereikbaarheid van de startlocatie. Plan per wandelgedeelte een rustpunt en leg vooraf vast wie daar toezicht houdt.
Open de aanmelding pas nadat route en startlocatie definitief zijn. Vraag naast contactgegevens ook dieetwensen en relevante medische aandachtspunten uit, en verstuur de deelnemersbevestiging en routebeschrijving uiterlijk enkele dagen voor de wandeling.
Maak voor begeleiders een indeling per routegedeelte en geef iedereen dezelfde instructie. Leg ook vast wie verkeersbegeleiding doet, wie de EHBO bezet en hoe portofoons of een megafon worden gebruikt bij wijzigingen onderweg.
Bereid het startpunt voor op een groep die tegelijk aankomt: zet naamstickers, deelnemerslijsten en startpakketten klaar en richt aparte plekken in voor registratie, drinken en medische ondersteuning. Test verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en waterkokers vooraf op de locatie.
Bevestig de reservering voor het afsluitende diner en de dieetopties niet alleen mondeling, maar ook op basis van het definitieve aantal deelnemers. Controleer vlak voor de wandeling of catering, rustpunten, routeborden en EHBO-bezetting nog overeenkomen met de laatste aanmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een diabeteswandeling organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en startlocatie. Vergunningen, meldingen en reserveringen kunnen extra verwerkingstijd vragen, dus regel die voordat je de uitnodigingen verstuurt.
Wat moet ik verzamelen bij de inschrijving voor een diabeteswandeling?: Vraag minimaal naam, contactgegevens, dieetwensen en medische aandachtspunten uit. Sluit de inschrijving enkele dagen voor het evenement, zodat je deelnemerslijsten, begeleiding en catering op het definitieve aantal kunt afstemmen.
Hoeveel begeleiders heb ik nodig bij een diabeteswandeling?: De benodigde bezetting hangt af van het aantal deelnemers, de route en verkeerspunten. Deel de groep vooraf per routegedeelte in en plan daarnaast aparte bezetting voor verkeersbegeleiding en EHBO; maak de definitieve indeling uiterlijk één week vooraf.
Wanneer stuur ik de routebeschrijving naar deelnemers?: Stuur de routebeschrijving samen met de deelnemersbevestiging uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wandeling. Vermeld daarin de startlocatie, verzameltijd, rustpunten, bereikbaarheid en wat deelnemers moeten doen bij vragen of medische problemen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.