Organiser une marche contre le diabète, étape par étape
Commencez par fixer la date, le parcours et le lieu de départ avant d’ouvrir les inscriptions. Une marche contre le diabète demande ensuite de coordonner les autorisations, l’accessibilité, les points de repos et la présence des secours. Les informations médicales et alimentaires recueillies à l’inscription servent à préparer l’accueil et l’accompagnement. Enfin, prévoyez séparément la signalisation, les kits de départ et le dîner de clôture pour éviter les dernières urgences.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
- 2
Réserver le lieu de départ
- 3
Gérer les autorisations et les déclarations
- 4
Vérifier le parcours de randonnée
2 personnes
- 5
Déterminer les points de repos
2 personnes
- 6
Vérifier l'accessibilité de l'itinéraire
2 personnes
- 7
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Recueillir les points médicaux à signaler
- 13
Envoyer la confirmation aux participants
- 14
Envoyer les indications d'accès
- 15
Recruter des accompagnateurs
2 personnes
- 16
Informer les accompagnateurs
2 personnes
- 17
Répartir les régulateurs de circulation
2 personnes
- 18
Assurer la présence des secours
- 19
Faire une réservation pour le dîner de clôture
- 20
Confirmer la restauration et les options alimentaires
- 21
Établir la liste de courses
2 personnes
- 22
Faire fabriquer les panneaux d'itinéraire
- 23
Imprimer les listes de participants
- 24
Préparer les étiquettes nominatives
2 personnes
- 25
Composer les kits de démarrage
3 personnes
- 26
Faire les courses
2 personnes
- 27
Refroidir les boissons
2 personnes
- 28
Vérifier les prévisions météo
- 29
Envoyer la météo aux participants
- 30
Reparcourir le parcours
2 personnes
- 31
Vérifier la trousse de premiers secours et d’hypo
2 personnes
Événement
- 32
Installer la table de départ
3 personnes
- 33
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 35
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
- 36
Aménager des points de repos
4 personnes
- 37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 38
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 39
Aménager le stand d’information
2 personnes
- 40
Disposer les kits de démarrage
2 personnes
- 41
Mettre en place le poste de premiers secours et d’hypoglycémie
2 personnes
- 42
Inscrire les accompagnateurs
2 personnes
- 43
Accueillir les participants
4 personnes
- 44
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
- 45
Distribuer le kit de démarrage
3 personnes
- 46
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
- 47
Encadrer la promenade
8 personnes
- 48
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
- 49
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
- 50
Tenir les points de repos
4 personnes
- 51
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
- 52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 53
Premiers secours et aide en cas d’hypoglycémie
2 personnes
- 54
Enregistrer les marcheurs à l’arrivée
2 personnes
- 55
Récupérer les panneaux de direction
3 personnes
- 56
Encadrer l’arrivée et l’accueil
4 personnes
- 57
Servir le café et le thé
3 personnes
- 58
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 59
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
- 60
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
- 61
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
- 62
Servir les boissons au dîner
2 personnes
- 63
Prononcer le discours de remerciement
- 64
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
- 65
Débarrasser le buffet et la vaisselle
4 personnes
- 66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 68
Collecter et trier les déchets
3 personnes
- 69
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 70
Vérifier et emballer le matériel
3 personnes
- 71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 72
Enregistrer les objets trouvés
- 73
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 40
- Tables de buffetqté 4
- Nappesqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettes réutilisablesqté 120
- Couverts réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Cuillères à caféqté 80
Cuisine
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Louchesqté 8
- Bacs à buffetqté 12
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
Équipement
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Mégaphone
- Talkies-walkiesqté 8
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Glucomètresqté 2
- Thermomètresqté 2
- Batteries externesqté 4
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 40
- Panneaux de directionqté 12
- Cônesqté 20
- Serviettes rafraîchissantesqté 30
Éclairage
- Lampes à pilesqté 6
- Guirlandes LEDqté 4
Décoration
- Panneau d’accueil
- Panneaux d'informationqté 4
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Bacs à vaisselleqté 3
- Épongesqté 8
- Balais à mainqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez d’abord la date, l’itinéraire et le lieu de départ, puis vérifiez le parcours à pied. Prévoyez des points de repos clairement identifiés et contrôlez l’accessibilité avant de publier le formulaire d’inscription.
- Lancez les démarches administratives dès que le parcours est défini. Les autorisations, déclarations et éventuelles mesures de circulation peuvent prendre plusieurs semaines, surtout si la marche traverse plusieurs rues.
- Dans le formulaire, demandez les besoins alimentaires et les points médicaux à signaler. Envoyez ensuite une confirmation avec les indications d’accès afin que les participants sachent où se présenter et quoi prévoir.
- Répartissez les accompagnateurs par zone plutôt que de les mobiliser uniquement au départ. Donnez-leur un briefing écrit, des talkies-walkies et un horaire précis pour la surveillance du parcours et des points de repos.
- Préparez les panneaux, flèches, listes, badges et kits de départ au moins 48 heures avant la marche. Vérifiez aussi les tentes, tables, gobelets, carafes d’eau, trousses de premiers secours et glucomètres avant le chargement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une marche contre le diabète ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de valider le parcours, d’obtenir les autorisations, de recruter les accompagnateurs et d’ouvrir les inscriptions suffisamment tôt.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une marche contre le diabète ?
- Ouvrez-les environ 4 à 6 semaines avant la marche. Demandez dès le départ les besoins alimentaires et les informations médicales utiles, puis envoyez une confirmation au plus tard 7 jours avant l’événement.
- Combien de points de repos faut-il prévoir sur le parcours ?
- Prévoyez un point de repos tous les 45 à 60 minutes de marche, en l’adaptant à la distance et au niveau des participants. Chaque point doit être accessible, signalé et approvisionné en eau.
- Quand préparer la signalétique et les kits de départ ?
- Faites fabriquer ou imprimer la signalétique au moins 10 jours avant la marche. Assemblez les kits de départ, les badges et les listes 48 heures avant, puis contrôlez le matériel le matin du départ.
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