Zo organiseer je een dansworkshop zonder gedoe

Een dansworkshop staat of valt met een vrije, veilige dansvloer en een strak tijdschema. Leg eerst de locatie, dansstijl en docent vast; daarna regel je deelnemers, techniek en materiaal in die volgorde. Sluit de deelnemerslijst op tijd, zodat je naamkaartjes, sportmateriaal, drank en zitplaatsen kunt voorbereiden. Op de dag zelf draait het vooral om ventilatie, een korte veiligheidscontrole en een ontvangst waarbij iedereen snel weet waar registratie, garderobe en danszaal zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Dansdocent bevestigen
3
Programma en dansstijl bepalen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst afsluiten
8
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
9
Muziek en lesbestanden klaarzetten
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koelen
2 personen
12
Deelnemers herinneren
13
Locatiesleutels ophalen
14
Zaal ventileren
15
Dansvloer vrijmaken
3 personen
16
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
17
Muziekinstallatie aansluiten
2 personen
18
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
19
Registratietafel inrichten
2 personen
20
Drank- en snacktafel inrichten
2 personen
21
Versiering ophangen
2 personen
22
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Aanwezigheid registreren
2 personen
25
Naamkaartjes uitdelen
26
Workshop welkom heten
27
Warming-up begeleiden
28
Dansles begeleiden
2 personen
29
Pauzedranken serveren
2 personen
30
Dranken bijvullen
31
Hapjes aanvullen
32
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
33
Dinerbuffet serveren
3 personen
34
Avondprogramma begeleiden
2 personen
35
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

36
Sportmateriaal verzamelen
3 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
39
Zaal schoonmaken
3 personen
40
Apparatuur uitschakelen
2 personen
41
Meubilair terugplaatsen
4 personen
42
Locatie afsluiten
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 35
Tafelsaantal 6
Registratietafel
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Sportmateriaal

Dansmattenaantal 30
Weerstandsbandenaantal 30
Handdoekenaantal 35

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoon
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Telefoonstatief

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 40
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40
Serveerschalenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Waterkannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamkaartjesaantal 35
Pennenaantal 10
Richtingsbordenaantal 6

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmeraantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de opbouw ruim vóór de start: haal de sleutels op, ventileer de zaal en maak de dansvloer volledig vrij voordat je tafels en stoelen neerzet. Houd looproutes naar de ingang en toiletten vrij.
Test muziek, laptop, Bluetoothspeakers, microfoon, beamer en verlengkabels minstens 60 minuten vooraf. Zet lesbestanden ook offline klaar; een slechte wifi-verbinding mag je warming-up niet vertragen.
Sluit aanmeldingen uiterlijk 3 dagen voor de workshop. Dan kun je naamkaartjes maken, dieetwensen verwerken en de hoeveelheid drank, snacks en servies afstemmen op het definitieve aantal.
Leg dansmatten, weerstandsbanden en handdoeken per oefenonderdeel klaar, niet in losse stapels naast de vloer. Zo hoeft de docent tijdens de les niet te zoeken en blijft de vloer veilig.
Zet registratie, drank en snacks op aparte tafels. Geef deelnemers bij binnenkomst een naamkaartje en wijs meteen de kapstokken, waterkannen en dansruimte aan; dat voorkomt opstoppingen in de eerste 10 minuten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?: Leg de locatie en dansdocent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de workshop en sluit de deelnemerslijst ongeveer 3 dagen van tevoren.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?: Reken minimaal 3 m² vrije dansvloer per deelnemer bij een actieve workshop. Voor 20 deelnemers heb je dus ongeveer 60 m² nodig, naast ruimte voor registratie, techniek, tafels en jassen.
Wanneer moet je de techniek van een dansworkshop testen?: Test de muziekinstallatie, microfoon en eventuele beamer minstens 60 minuten voor aanvang. Controleer ook een reserve-aansluiting en zet muziek- en lesbestanden offline op de laptop.
Hoeveel drank heb je nodig voor een dansworkshop?: Reken tijdens een actieve workshop op ongeveer 0,5 liter water per deelnemer per 2 uur, plus extra voor de docent en begeleiding. Koel de dranken uiterlijk 2 uur vooraf en zet water direct bij de danszaal.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.