Organiser un atelier de danse sans rien laisser au hasard

Un atelier de danse se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et l’intervenant, puis le programme, les inscriptions et le matériel. Le nombre de participants détermine l’espace disponible, les tapis, les chaises et les boissons à prévoir. Les oublis fréquents concernent la musique, les besoins alimentaires et l’accès à la salle le jour J. Ce guide vous aide à répartir les préparatifs et à garder assez de temps pour installer la piste avant l’arrivée du groupe.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Confirmer l’intervenant de danse
3
Définir le programme et le style de danse
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Clôturer la liste des participants
8
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
9
Préparer la musique et les fichiers de cours
10
Faire les courses
2 personnes
11
Refroidir les boissons
2 personnes
12
Rappeler les participants
13
Récupérer les clés du lieu
14
Aérer la salle
15
Dégager la piste de danse
3 personnes
16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Brancher l'installation de musique
2 personnes
18
Préparer le matériel de sport
3 personnes
19
Installer la table d'inscription
2 personnes
20
Installer la table des boissons et des snacks
2 personnes
21
Suspendre la décoration
2 personnes
22
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

23
Accueillir les participants
3 personnes
24
Enregistrer la présence
2 personnes
25
Distribuer les badges
26
Accueillir l’atelier
27
Animer l'échauffement
28
Animer le cours de danse
2 personnes
29
Servir les boissons de pause
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Ravitaillement des amuse-bouches
32
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
33
Servir le buffet du dîner
3 personnes
34
Encadrer le programme du soir
2 personnes
35
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

36
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
39
Nettoyer la salle
3 personnes
40
Éteindre l’équipement
2 personnes
41
Remettre le mobilier en place
4 personnes
42
Fermer le lieu
43
Rendre les articles empruntés
2 personnes
44
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 35
Tablesqté 6
Table d'inscription
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Matériel de sport

Tapis de danseqté 30
Bandes de résistanceqté 30
Serviettesqté 35

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Micro sans fil
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Trépied pour téléphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 40
Couverts réutilisablesqté 40
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Carafes d’eauqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Thermosqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 35
Stylosqté 10
Panneaux directionnelsqté 6

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 10

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et l’intervenant avant d’annoncer la date : vérifiez notamment l’heure d’accès, la surface libre et les prises électriques disponibles. Prévoyez au moins 60 minutes sur place avant l’accueil pour aérer et installer la salle.
Demandez les inscriptions et les besoins alimentaires au moins 10 jours avant l’atelier. Fermez la liste des participants 3 à 5 jours avant afin de préparer les badges nominatifs et d’ajuster les quantités de boissons et de snacks.
Testez la musique, les fichiers de cours, les haut-parleurs, le micro et le vidéoprojecteur la veille. Gardez les rallonges et multiprises accessibles : une installation qui fonctionne chez vous peut manquer de prises dans la salle.
Installez d’abord la piste de danse et le matériel sportif, puis les tables et les chaises sur les côtés. Laissez une circulation dégagée vers l’entrée, les vestiaires et les sorties de secours, avec au moins un passage d’environ 1 mètre.
Préparez la table d’inscription avec les badges, les stylos et les panneaux directionnels avant l’arrivée du premier participant. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et placez les carafes d’eau à portée de main pendant toute la séance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de danse ?: Prévoyez environ 2 à 3 semaines pour réserver le lieu, confirmer l’intervenant, définir le programme et ouvrir les inscriptions. Le jour même, gardez au moins 60 minutes pour l’installation et le contrôle de sécurité.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un atelier de danse ?: Clôturez la liste 3 à 5 jours avant l’atelier. Ce délai permet de finaliser les badges, de transmettre le nombre de participants à l’intervenant et d’acheter les boissons, snacks et fournitures nécessaires.
Combien de boissons prévoir pour un atelier de danse ?: Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis 1 à 2 verres par heure supplémentaire, en privilégiant l’eau. Ajoutez une marge de 10 % pour les imprévus et les accompagnants.
Que faut-il vérifier avant l’arrivée des participants ?: Vérifiez la piste dégagée, les tapis et bandes de résistance, le fonctionnement du son et du vidéoprojecteur, ainsi que l’accès aux sorties. Faites ce contrôle 30 minutes avant l’accueil, puis installez la table d’inscription et les badges.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.