Zo organiseer je een dansworkshop

Begin met de datum, het programma en de locatie voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna de dansdocent vast en bepaal samen de muziekstijl, het niveau en de duur van de workshop. Verwerk aanmeldingen en verzamel dieetwensen, zodat je deelnemersinformatie en catering op tijd kunt regelen. Op de dag zelf draait alles om een vrije dansvloer, getest geluid en een korte registratie bij binnenkomst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Dansdocent vastleggen
4
Muziekstijl en niveau bepalen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemersinformatie versturen
9
Muziek en choreografie voorbereiden
2 personen
10
Techniek op locatie testen
2 personen
11
Cateringhoeveelheden bepalen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Materialen verzamelen
2 personen
15
Deelnemerslijst afdrukken
16
Muziekbestanden offline opslaan
17
Boodschappen koelen
2 personen
18
Materialen naar locatie brengen
2 personen
19
Dansvloer vrijmaken
3 personen
20
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
21
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
22
Muziek testen
2 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Dranken klaarzetten
2 personen
25
Snacks en fruit klaarzetten
2 personen
26
Toiletten controleren
27
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

28
Deelnemers ontvangen
3 personen
29
Aanwezigheid registreren
2 personen
30
Welkomstuitleg geven
2 personen
31
Warming-up begeleiden
2 personen
32
Eerste dansblok begeleiden
2 personen
33
Pauzedranken serveren
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Tweede dansblok begeleiden
2 personen
36
Avondpauze verzorgen
2 personen
37
Derde dansblok begeleiden
2 personen
38
Groepschoreografie uitvoeren
3 personen
39
Vrij dansmoment begeleiden
2 personen
40
Afsluiting en bedankje geven
2 personen
41
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

42
Restanten veilig opbergen
2 personen
43
Afval verzamelen
3 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
46
Geluidsinstallatie afbreken
2 personen
47
Ruimte schoonmaken
3 personen
48
Locatie opleveren
2 personen
49
Materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 70
Klaptafelsaantal 8
Registratietafel
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Laptop
Laptopstandaard
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Audiokabelsaantal 4
Reservebatterijenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 70
Koffiekopjesaantal 40
Besteksetsaantal 70
Serveerschalenaantal 8
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 3

Catering

Koelboxenaantal 3
Waterkaraffenaantal 6
Serveerplateausaantal 6
Boodschappen

Decoratie

Welkomstbord
Richtingbordjesaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 80

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
EHBO-set

Tips

Plan de workshop rond het programma van de dansdocent en reserveer extra tijd voor ontvangst, uitleg en een korte pauze. Zo loopt de les niet direct uit wanneer deelnemers later binnenkomen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld het aanvangstijdstip, kledingadvies, niveau, bereikbaarheid en of deelnemers iets moeten meenemen.
Test geluidsinstallatie, mengpaneel, laptop en microfoon voordat de eerste deelnemer arriveert. Sla muziekbestanden ook offline op en leg reservebatterijen, stekkerdozen en verlengkabels klaar.
Maak de dansvloer volledig vrij en zet tafels en stoelen aan de rand van de ruimte. Richt de registratietafel zo in dat je de deelnemerslijst en naamstickers direct kunt gebruiken bij binnenkomst.
Zet water, dranken en snacks klaar voordat de workshop begint. Gebruik koelboxen en waterkaraffen voor drinken en houd rekening met verzamelde dieetwensen bij de keuze en hoeveelheid catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?: Leg de locatie en dansdocent bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de workshop en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor het evenement.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een dansworkshop?: Reken minimaal 2 vierkante meter vrije vloer per deelnemer, zodat iedereen veilig kan bewegen. Houd daarnaast ruimte vrij voor speakers, een registratietafel en eventuele tafels met drinken.
Wanneer test je de muziek en geluidsinstallatie?: Bouw de installatie minimaal 60 minuten voor de start op en test alle muziek, kabels en microfoon. Bewaar de muziek offline, zodat een haperende internetverbinding de workshop niet onderbreekt.
Hoeveel drinken heb je nodig voor een dansworkshop?: Voor een workshop van 2 tot 3 uur kun je rekenen op ongeveer 1 tot 1,5 liter drinken per deelnemer, afhankelijk van de inspanning en temperatuur. Zet water bij binnenkomst klaar en vul karaffen of koelboxen tussentijds aan.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.