Dansworkshop organiseren: een checklist die werkt
Een dansworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en muziek. Je hebt een vrije dansvloer, werkende geluidsapparatuur, duidelijke deelnemersinformatie en materialen zoals vloermarkeringen of danslinten nodig. Begin met de locatie en het programma, verwerk daarna de aanmeldingen en dieetwensen. In de laatste week controleer je de boodschappen, print je programma’s en laad je alle apparatuur op. Op de dag zelf draait alles om een opgeruimde ruimte, goede ventilatie en een geluidscheck voordat de eerste deelnemers binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Workshopprogramma uitwerken
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Muziek uitzoeken
Muziek afspeellijst testen
Deelnemers bevestigen
Boodschappenlijst controleren
Materialen aanschaffen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
2 personen
Naambadges voorbereiden
Programma's printen
Apparatuur opladen
Materialen inpakken
2 personen
Toegang met locatie bevestigen
Event
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Dansvloer vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Welkomstuitleg geven
2 personen
Dansregels toelichten
Dansworkshop begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Tweede workshopronde begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Vrij dansmoment begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Sleutels en locatie opleveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 70
- Kapstokaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
Apparatuur
- Draadloze speakersaantal 2
- Laptop
- Draadloze microfoon
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
- Oplaadkabelsaantal 4
Sportmateriaal
- Vloermarkeringenaantal 20
- Danslintenaantal 20
- Stopwatchaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 6
- Welkomstbanner
- Routebordjesaantal 6
- Naamkaartjesaantal 70
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- IJskoelelementenaantal 12
- Opscheptangenaantal 6
- Schalenaantal 10
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Verlichting
- LED-lampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie zodra je de datum hebt vastgesteld en controleer uiterlijk één week vooraf hoe laat je naar binnen kunt. Vraag ook waar tafels, stoelen en afvalbakken staan.
- Werk het workshopprogramma uiterlijk twee weken vooraf uit en plan naast de dansblokken tijd voor uitleg, water drinken en een korte pauze. Zo loopt de workshop niet uit wanneer een oefening meer tijd vraagt.
- Sluit de draadloze speakers, laptop en microfoon minimaal één dag vooraf aan en test de volledige afspeellijst. Laad ook de apparatuur op en leg verlenghaspels, stekkerdozen en oplaadkabels bij elkaar.
- Maak de dansvloer op de dag zelf volledig vrij en gebruik vloermarkeringen om plekken of looplijnen aan te geven. Zet tafels en stoelen aan de rand, zodat deelnemers veilig kunnen bewegen.
- Leg naamkaartjes, programma’s, waterkannen en herbruikbare bekers klaar vóór de ontvangst. Houd de deelnemerslijst bij de hand en plan minstens 30 minuten voor binnenkomst voor ventileren, klaarzetten en een laatste geluidscheck.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansworkshop organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, docent en datum. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken voor de workshop, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een dansworkshop klaar te zetten?
- Plan minimaal 60 minuten voor het openen van de locatie, ventileren, de dansvloer vrijmaken, tafels en stoelen plaatsen en materialen klaarleggen. Trek daar nog 15 tot 30 minuten bij als je geluidsapparatuur of een microfoon moet aansluiten.
- Wat moet ik meenemen naar een dansworkshop?
- Neem naast de workshopmaterialen ook een laptop, draadloze speakers, microfoon, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadkabels mee. Reken per deelnemer op een beker en zorg daarnaast voor waterkannen, naambadges en een geprinte deelnemerslijst.
- Wanneer moet ik de muziek voor een dansworkshop testen?
- Test de volledige afspeellijst uiterlijk één dag vooraf op de apparatuur die je op locatie gebruikt. Controleer op de dag zelf nog 15 minuten vóór de ontvangst het volume, de microfoon en de overgang tussen de nummers.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.