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Tanzworkshop organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Tanzworkshop braucht mehr als ein passendes Programm und gute Musik. Du musst den Raum für Bewegung vorbereiten, Anmeldungen und Ernährungswünsche im Blick behalten und Technik sowie Materialien rechtzeitig testen. Plane außerdem Empfang, Getränke und Orientierung vor Ort ein, damit die Gruppe ohne Verzögerung starten kann. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Aufbau am Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Workshopprogramm ausarbeiten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste aktualisieren

  • Musik auswählen

  • Musikwiedergabeliste testen

  • Teilnehmer bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Materialien beschaffen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Workshopmaterialien bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Programme drucken

  • Geräte aufladen

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Zugang mit Standort bestätigen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum lüften

    2 Personen

  • Tanzfläche freiräumen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Willkommensansprache halten

    2 Personen

  • Tanzregeln erklären

  • Tanzworkshop betreuen

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Die zweite Workshop-Runde begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Freien Tanzmoment begleiten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Möbel zurückstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Schlüssel und Location übergeben

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 70
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

  • Kabellose LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • LadekabelAnz. 4

Sportmaterial

  • BodenmarkierungenAnz. 20
  • TanzbänderAnz. 20
  • StoppuhrAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • Willkommensbanner
  • WegweiserAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 70

Küche

  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • KühlakkusAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchüsselnAnz. 10

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Raum früh und prüfe, ob die Tanzfläche wirklich frei genug ist. Kläre außerdem vorab Zugang, Aufbauzeit und die Möglichkeit, Tische und Stühle vor Beginn umzustellen.
  • Teste die Musikwiedergabeliste nicht erst beim Workshop. Lade Laptop, Lautsprecher und Mikrofon vollständig auf und halte ein Verlängerungskabel sowie die passenden Ladekabel bereit.
  • Schließe die Anmeldungen einige Tage vor dem Termin ab und aktualisiere die Teilnehmerliste danach noch einmal. So kannst du Namensschilder, Programme, Getränke und Materialien passend vorbereiten.
  • Plane für den Empfang einen klaren Ablauf ein: Wegweiser anbringen, Namensschilder auslegen und Wasserkannen oder Thermoskannen auffüllen. Gerade Getränke und Beschriftungen werden häufig erst kurz vor dem Start bemerkt.
  • Rechne am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für Lüften, Freiräumen, Möblierung und den Techniktest ein. Lege Bodenmarkierungen, Tanzbänder und die Workshopmaterialien vor dem Eintreffen der Teilnehmenden bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Raum für einen Tanzworkshop reservieren?
Reserviere den Raum idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. So bleibt genug Zeit, Raumgröße, Zugang, Aufbauzeit und die gewünschte Ausstattung zu klären.
Wie viel Aufbauzeit braucht ein Tanzworkshop?
Plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau ein. Darin enthalten sind Lüften, Tanzfläche freiräumen, Tische und Stühle aufstellen, Technik anschließen und Musik sowie Mikrofon testen.
Wann sollte ich die Teilnehmer eines Tanzworkshops bestätigen?
Bestätige die Teilnahme spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin. Aktualisiere dabei die Teilnehmerliste und prüfe auch Ernährungswünsche, damit Einkauf und Vorbereitung nicht zu spät beginnen.
Was muss ich für die Musik bei einem Tanzworkshop vorbereiten?
Erstelle die Playlist spätestens 1 Woche vorher und teste sie vollständig. Lade die Geräte am Vortag auf und prüfe am Veranstaltungsort Lautsprecher, Laptop, Mikrofon und Verlängerungskabel erneut.

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